BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Verschillen in de oude en de op 26 juni 2012 vastgestelde gemeentelijke selectielijst

De huidige gemeentelijke selectielijst geldend voor bescheiden vanaf 1996 is het laatst aangepast in 2005 en nu anno 2010 kunnen we wederom wijzigingen verwachten. Het heeft enige jaren geduurd maar op 26 juni 2012 is de lijst eindelijk vastgesteld.

Klik op deze link voor de actuele versie.

Soms wordt B een V en andersom en dat vaak met terugwerkende kracht. Een bekend voorbeeld uit het verleden zijn de bouwvergunningen, die volgens de selectielijst 1983 mochten worden vernietigd. Geen een gemeente deed dat en de praktijk is aangepast aan de theorie. De bouwvergunningen zijn al jaren weer een B-serie. De brondocumenten, zoals die zijn benoemd bij de BAG is een meer recent voorbeeld. Verschillende documenten die op grond van de geldende selectielijst mochten worden vernietigd, moeten nu in het kader van de BAG worden bewaard.

In het bijgaand actuele document van Marius Jansen van 1 oktober 2012 Selectielijst2012geactualiseerdmetrelatie2005.pdf zijn de verschillen met de geldende lijst op een rijtje gezet met die van de aanpassing, die wordt beoogd. De proeve van de WABO is ook meegenomen in het overzicht.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 29 Juli 2010 op 11.42

Mooi overzicht! Zelf gemaakt?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 Juli 2010 op 11.44

Marius Jansen heeft het gemaakt en een workshop over gegeven voor 'onze' aangesloten gemeenten.
Dat is in 2005 ook gedaan, er kon worden voortgeborduurd.

Marco Klerks zei:

Mooi overzicht! Zelf gemaakt?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Peter Diebels op 2 Augustus 2010 op 17.03

@Yvonne

Mooi werk van Marius!
Je waarschuwt daarbij terecht dat de lijst nog niet definitief is vastgesteld en op basis van de meer dan 400 reacties van o.a. Tilburg, BHIC en nog 48 anderen is het concept van december 2009 flink gewijzigd. Zo is de lijkbezorging niet uit de lijst verwijderd maar per abuis niet opgenomen.
Ook het concept van de WABO-selectielijst is niet meer overeenkomstig de versie van december 2009.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 13 Augustus 2010 op 14.20

Dank je wel Peter,

Klopt dat er nog wijzigingen zullen plaatsvinden. Maar het raamwerk staat er nu en kan na definitieve "vaststelling" worden gemuteerd. Het resultaat is dan een heldere concordans tussen oude en nieuwe situatie.
Bovendien heb ik elke subcategorie doorgespecificeerd zodat de wettelijke grondslag, zoals bedoeld in artikel 8 AB, direct kan worden gekoppeld aan de specifieke subcategorie. Bovendien zal in een digitale omgeving deze koppeling automatisch gaan plaatsvinden en zal werkproces en specifieke grondslag exclusiever met elkaar gekoppeld moeten worden. De software heeft dan niet veel aan 3.6.2, maar aan bijvoorbeeld 3.6.2.15. Nu kunnen er wel meer dan 20 werkprocessen onder één categoriecode vallen. Denk ook aan de functionaliteit binnen een ZTC. Afhankelijk van het besluitresultaat kan de B of V grondslag 3.6.2.5 of 3.6.2.8 van toepassing zijn. Overigens biedt deze specificering ook in een analoge situatie veel voordelen en kan het vernietigingsproces en -verantwoording naar een hoger niveau worden getild.

Peter Diebels zei:

@Yvonne

Mooi werk van Marius!
Je waarschuwt daarbij terecht dat de lijst nog niet definitief is vastgesteld en op basis van de meer dan 400 reacties van o.a. Tilburg, BHIC en nog 48 anderen is het concept van december 2009 flink gewijzigd. Zo is de lijkbezorging niet uit de lijst verwijderd maar per abuis niet opgenomen.
Ook het concept van de WABO-selectielijst is niet meer overeenkomstig de versie van december 2009.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Frieke H op 14 December 2010 op 9.26

Marius schrijft 'zal in een digitale omgeving deze koppeling automatisch gaan plaatsvinden en zal werkproces en specifieke grondslag exclusiever met elkaar gekoppeld moeten worden' en maakt ook de link naar het ZTC.

Dat roept bij mij wel de vraag op hoe lang we in NL nog door kunnen gaan met de praktijk van het met terugwerkende kracht van toepassing verklaren van selectielijsten. Nu kan je er (ook zal ik vanuit het perspectief van een jurist of archief-purist) op inspelen door je geselecteerde archiefbescheiden opnieuw onder de loep te nemen. Als ik bv. nu in een voorbereidingstraject voor digitalisering van bouwvergunning ingetrokken en geweigerde papieren vergunningen aantref, kan ik ze nog opzij zetten, maar in een digitale situatie lijkt me dit niet mogelijk.

Dat valt toch niet te programmeren als functionaliteit? We willen graag op werkproces / zaaktype selecteren, dit zo ver mogelijk automatiseren, maar als de grondslag veranderd zullen we deze functie moeten kunnen uitzetten / ontwijken / aanpassen OF de nieuwe situatie over de historische aanwezige data moeten toepassen: gewaardeerde software-ontwikkelaars, doe uw best? :-)

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Frieke H op 15 December 2010 op 16.51

En heb je die toevallig ook al eens voorgelegd aan jouw leverancier? Ben heel benieuwd hoe ze daarop reageren.

Ton de Looijer zei:

@Frieke Mij lijkt dat dit een functionele (basis)eis is ikv recordmanagement die zondermeer in het PvE thuishoort in verband met de aanschaf van een DMS/RMA.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 16 December 2010 op 9.12

Een waarschuwing in deze discussie. Ondanks al het werk dat in de herziening is gestoken zal deze voorlopig nog niet vastgesteld kunnen worden.

Wat een laatste externe en onafhankelijke toets zou moeten zijn, advisering door de Raad voor Cultuur (zie AW art. 5, lid 2) zal even op zich laten wachten als gevolg van het ontslag van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC. Voor de achtergrond van dit ontslag: zie de post over dit onderwerp en voor het vervolg http://forum.archieven.org/index.php?topic=29251.0. Bedenk daarbij goed dat de leden van de BCA het ontslag niet wilden, maar daartoe werden gedwongen door de omstandigheid dat er kennelijk afspraken werden gemaakt tussen de Algemeen Secretaris van de Raad en de Algemene Rijksarchivaris. Dit gaat verder dan een interne aangelegenheid bij de Raad!

Overigens is de lijst nog niet ter visie gelegd, dus advisering door de RvC is ook nog niet mogelijk.

Tot zo lang blijft de bestaande selectielijst 1996, vastgesteld in 2006 de enige geldige.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 December 2010 op 9.47

@Bernard, goed dat je dat meldt, er werd wel gewaarschuwd:

Doe er je voordeel mee, maar besef wel een en ander is nog niet definitief vastgesteld.

Overigens wel vervelend dat er zo'n groot oponthoud is, we hebben in januari 2010 al feedback gegeven aan de VNG.
Bernard Mantel zei:

Een waarschuwing in deze discussie. Ondanks al het werk dat in de herziening is gestoken zal deze voorlopig nog niet vastgesteld kunnen worden.

Wat een laatste externe en onafhankelijke toets zou moeten zijn, advisering door de Raad voor Cultuur (zie AW art. 5, lid 2) zal even op zich laten wachten als gevolg van het ontslag van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC. Voor de achtergrond van dit ontslag: zie de post over dit onderwerp en voor het vervolg http://forum.archieven.org/index.php?topic=29251.0. Bedenk daarbij goed dat de leden van de BCA het ontslag niet wilden, maar daartoe werden gedwongen door de omstandigheid dat er kennelijk afspraken werden gemaakt tussen de Algemeen Secretaris van de Raad en de Algemene Rijksarchivaris. Dit gaat verder dan een interne aangelegenheid bij de Raad!

Overigens is de lijst nog niet ter visie gelegd, dus advisering door de RvC is ook nog niet mogelijk.

Tot zo lang blijft de bestaande selectielijst 1996, vastgesteld in 2006 de enige geldige.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bernard Mantel op 16 December 2010 op 9.51

Inderdaad, heel erg jammer. We hebben het afgelopen jaar als BCA een redelijke 'luwte' gehad in het beoordelen van selectielijsten, tot de adviesaanvraag selectiebeleid. Tot oktober/november had de herziening van de gemeentelijke lijst er nog best wel bij gekund, maar dan had de VNG hem wel moeten indienen!

Yvonne Welings zei:

@Bernard, goed dat je dat meldt, er werd wel gewaarschuwd:

Doe er je voordeel mee, maar besef wel een en ander is nog niet definitief vastgesteld.

Overigens wel vervelend dat er zo'n groot oponthoud is, we hebben in januari 2010 al feedback gegeven aan de VNG.
Bernard Mantel zei:

Een waarschuwing in deze discussie. Ondanks al het werk dat in de herziening is gestoken zal deze voorlopig nog niet vastgesteld kunnen worden.

Wat een laatste externe en onafhankelijke toets zou moeten zijn, advisering door de Raad voor Cultuur (zie AW art. 5, lid 2) zal even op zich laten wachten als gevolg van het ontslag van de Bijzondere Commissie Archieven van de RvC. Voor de achtergrond van dit ontslag: zie de post over dit onderwerp en voor het vervolg http://forum.archieven.org/index.php?topic=29251.0. Bedenk daarbij goed dat de leden van de BCA het ontslag niet wilden, maar daartoe werden gedwongen door de omstandigheid dat er kennelijk afspraken werden gemaakt tussen de Algemeen Secretaris van de Raad en de Algemene Rijksarchivaris. Dit gaat verder dan een interne aangelegenheid bij de Raad!

Overigens is de lijst nog niet ter visie gelegd, dus advisering door de RvC is ook nog niet mogelijk.

Tot zo lang blijft de bestaande selectielijst 1996, vastgesteld in 2006 de enige geldige.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 16 December 2010 op 21.56

Dag Frieke,

Begrijp je punt, maar dat hoeft het niet te zijn. Wanneer je deze functionaliteit slim in je dms/rms inbouwt wordt elke wijziging die later in de gekoppelde selectielijst plaatsvindt automatisch in betreffende zaken doorgevoerd. Het wordt dus juist makkelijker in een digitale omgeving. Wanneer de betreffende zaken nog fysiek leidend zijn kan er zelfs worden voorzien in een concordans oud v-termijn -> nieuw v-termijn. Zo kan je direct de juiste zaken lichten ongeacht het fysiek plaatsingskenmerk.

De huidige selectielijst is ook pas in 2005 vastgesteld terwijl deze ook met terugwerkende kracht vanaf 1996 van toepassing is. Tot die tijd is er ook veel vernietigd op basis van de vernietigingslijst 1983. Vanaf het moment van vaststelling in 2005 is wat nog niet vernietigd was, maar misschien al had mogen zijn, vernietigd volgens de nieuwe regels. Dat is een gebruikelijke manier om met terugwerkende kracht om te gaan.

F. Hazendonk zei:

Marius schrijft 'zal in een digitale omgeving deze koppeling automatisch gaan plaatsvinden en zal werkproces en specifieke grondslag exclusiever met elkaar gekoppeld moeten worden' en maakt ook de link naar het ZTC.

Dat roept bij mij wel de vraag op hoe lang we in NL nog door kunnen gaan met de praktijk van het met terugwerkende kracht van toepassing verklaren van selectielijsten. Nu kan je er (ook zal ik vanuit het perspectief van een jurist of archief-purist) op inspelen door je geselecteerde archiefbescheiden opnieuw onder de loep te nemen. Als ik bv. nu in een voorbereidingstraject voor digitalisering van bouwvergunning ingetrokken en geweigerde papieren vergunningen aantref, kan ik ze nog opzij zetten, maar in een digitale situatie lijkt me dit niet mogelijk.

Dat valt toch niet te programmeren als functionaliteit? We willen graag op werkproces / zaaktype selecteren, dit zo ver mogelijk automatiseren, maar als de grondslag veranderd zullen we deze functie moeten kunnen uitzetten / ontwijken / aanpassen OF de nieuwe situatie over de historische aanwezige data moeten toepassen: gewaardeerde software-ontwikkelaars, doe uw best? :-)