BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vernietiging VOS stukken
Ik ben benieuwd hoe organisaties omgaan met, zo genoemde VOS stukken, dit is een Voorselectie Onbelangrijke Stukken.
Hier zijn wij in 2009 mee begonnen en tot 2015 hebben we hiermee gewerkt tot dat we substitutie voor vernietigbare stukken kregen.
Nu mogen de eerste dozen met deze VOS stukken worden vernietigd en staan deze op de vernietigingslijst voor 2020.
Mijn vraag, nav opmerkingen van onze Streekarchivaris hoe ga je dit op de vernietigingslijst vermelden?, want dit zijn natuurlijk verzamelingen van, in de meeste gevallen meer dan 100 brieven, die voor vernietiging in aanmerking komen, dit wordt heel lastig om op een vernietigingslijst te vermelden.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Erik van Hengel op
-
Wij hebben vanaf onze start met VOS in 2007 de stukken gekoppeld aan zogeheten nepdossiers (DUMMY-dossier). per jaar vernietigen we die Dummydossiers met daarin de gekoppelde stukken. Deze dummydossiers zetten we op een lijst met voorop een verklaring dat dit stukken waren die volgens de gelende vernietigingslijsten/selectielijsten vernietigd mochten worden.
Ik maak mijzelf er verder niet zo druk om, wie kijkt er ooit nog op zo'n vernietigingslijst? Mochten er wel vragen over komen verwijs je naar de verantwoording dat je voldeed aan correcte vernietiging volgens de lijsten.
Wij hebben wel geregeld dat aan de voorzijde met het aanmaken van de dossierbeschrijvingen dit zo doen dat het op de uiteindelijke vernietigingslijst duidelijk genoeg behoort te zijn wat er exact in het dossier zat. Dus geen dossiers met algemeen of diversen etc.
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Hoi Erik,
Bedankt voor je reactie, ja wij hebben deze stukken ook aan een, in dit geval Corsa dossier gekoppeld, maar we kregen de vraag van onze Streekarchivaris die toch wel graag wil weten wat hier zoal in zit, ik denk dat ik anders een uitdraai van alle documenten ga maken en deze ga toevoegen aan de vernietigingslijst, dan weten we later in ieder geval wat er aan VOS documenten vernietigd is
-
-
ik neem aan dat jullie naast een serie dossiers deze VOS serie hebben? Dan heb je het antwoord toch al? Alle proces- of zaakstukken (maar net wat voor temen gebruikt worden) welke niet op de selectielijst als dossier genoemd staan zitten dus in deze VOS serie. Dit dus gekoppeld aan de verantwoording over de vernietiging- en selectielijsten.
Nogmaals, ik denk er vrij simpel over, maar wel doordacht naar de toekomst dat je moet kunnen verantwoorden hoe gehandeld is. Ik geloof dan ook veel meer in een goede vastlegging van werkprocessen, gebruiksersafspraken etc waaruit blijkt dat altijd zo gehandeld is.
als je dus handelt zoals afgesproken is het resultaat dat je de verplichtingen uit de selectielijsten hebt opgevolgd. Het uiteindelijke resultaat is dan een verantwoording over het dagelijkse handelen. De vernietiglijst is naar mijn mening alleen een verantwoording over de jaarlijkse eenmalige handeling dat je hebt vernietigd.
-
-
Hoi Erik, bedankt voor je aanvullingen, hier kan ik, denk ik wel mee verder
-
-
Graag gedaan, wij proberen dus de focus te leggen op een goede waardering bij afstelling van de stukken of dossier in de archiefruimte en hier in de instructies etc uiting aan te geven zodat de verantwoording makkelijk is.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
