2.De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in artikel 17, kunnen worden herleid.

En dan is artikel 20 zeer van belang omdat daar staat dat de zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens; of door middel van een andere ontsluitingsmethode; en leesbaar of waarneembaar te maken is.

Digitale informatieobjecten (archiefbescheiden) moeten altijd zijn voorzien van een minimale set van verplichte metagegevens (compliance metadata) en zijn vastgelegd in een duurzaam formaat.

Eisen aan informatieobjecten ten behoeve van compliance aan de Archiefwet zijn:

• Welke compliance metadata moet worden vastgelegd bij het informatieobject;
• Wanneer worden compliance metadata vastgelegd (creatie, mutatie, gebruik, conversie, migratie, ..)
• Waar worden die compliance metadata vastgelegd (bij welk soort GEMMA bedrijfsobjecten)
• Welke (informatie- en archiefbeheer) functionaliteit is hiervoor nodig?

Deze minimale set aan benodigde (compliance) metadata moet voorzien in datgene wat de Archiefregeling in artikel 17 aangeeft:

• de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces;
• wanneer, door wie en uit hoofde van welke taak of werkproces het door het overheidsorgaan werd ontvangen of opgemaakt;
• de samenhang met andere door het overheidsorgaan ontvangen en opgemaakte
• archiefbescheiden;
• de met betrekking tot de archiefbescheiden uitgevoerde beheeractiviteiten;
• de besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur waarmee de
• archiefbescheiden worden bewaard of beheerd.

Met het TMLO uit 2014 dachten we een standaard te hebben. Hier hebben B5 gemeenten al in 2012 om gevraagd. In de praktijk bleek het TMLO te weinig te worden toegepast. De opvolger MDTO wordt in december 2020 verwacht. Wat ik persoonlijk als zorgelijk ervaar, dat de standaard zo veel jaren op zich heeft laten wachten en dat dat een van de oorzaken is dat de metadatering achterwege is gebleven.