Opmerking

Reactie van Yvonne Welings op 21 Juli 2020 op 9.02

Blog van Eric Burger: Office 365 governance: centraal vs decentraal

moesten staan in zorg en andere dienstverlening. Tenzij naasten of jijzelf waren getroffen.

Vragen over veiligheid, governance en recordsmanagement, waarvoor we liever meer tijd hadden genomen – dienden zich ineens aan: waar blijven die bestanden en hoe blijven ze behouden, hoe blijven video´s van vergaderingen bewaard, wie mag Teams maken, wie mag gebruikers toevoegen aan het Team, hoe zit het met privacy, informatieveiligheid, classificatie… nou dat heb ik geweten, want ik werd overspoeld met (aan-)vragen. En juist door het werken op afstand was dat goed mogelijk en een stuk efficiënter dan het land rondreizen. Hoewel ik graag eenieder juist ook in levenden lijve zou ontmoeten, op een plek met een echt whiteboard.

Een terugkerend thema in veel gesprekken was de organisatie van de governance rond Office 365. Omdat iedere organisatie anders is kan governance verschillende vormen aannemen. Maar bepaalde thema’s en tegenstellingen blijven terugkomen.

https://www.ericburger.nl/site/office365/office-365-governance-cent...

Reactie van Yvonne Welings op 3 Juli 2020 op 15.16

Dit debat werd onlangs gehouden, blijft een en ander te weinig concreet?

waar we in ons vakgebied ook best last van hebben, is dat we op centraal niveau niet echt ondersteund worden. VNG Realisatie richt zich vooral op ICT.  
https://m.youtube.com/watch?v=mmxdS-WUXY0&feature=youtu.be

Reactie van Jan van Bon op 3 Juli 2020 op 14.10

Wouter - dat klopt helemaal. Zaakgericht werken is op zich niet zo'n rare gedachte vanuit het streven naar standaardisatie, maar het probleem is dat er geen eenvoudige architectuur onder ligt. Dat maakt het in de praktijk erg complex en soms gewoon onwerkbaar. Het is in ieder geval niet duurzaam. Hoe meer je jezelf vastprogrammeert met de voorgedefinieerde tooling die leveranciers maar wat graag op de markt brengen, hoe meer je in de vendor-lock-in valkuil zit.

Een veel eenvoudiger en flexibeler aanpak zou zijn om eerst een generiek managementsysteem te ontwerpen en daarna daarbinnen te standaardiseren wat er aan toepassingen ('zaken') te standaardiseren valt. Maar ja - dat levert lang niet zoveel omzet op, dus daar heb je de wind flink tegen. En er is moed voor nodig :-). De oplossing is wel beschikbaar, maar die moed is wel een dingetje.

Reactie van Wouter Verdaas op 3 Juli 2020 op 13.55

Ik ben het helemaal met jullie eens. De selectielijst zoals deze nu bestaat is hier niet geschikt voor. Ook merk ik dit in de dagelijkse praktijk. Bij het adviseren over de inrichting van nieuwe applicaties moet ik creatief zijn met het toepassen van de selectielijst en hier 'geweld' aan doen om het (enigszins) werkbaar te houden voor de gebruiker. En ook om mezelf niet in een onmogelijke positie te manoeuvreren waardoor ik niet meer serieus genomen word. Dit pleit m.i. voor een veel generiekere selectielijst waarbij je op een hoger niveau bewaartermijnen moet toekennen. Natuurlijk rekening houdend met enkelvoudige opslag en meervoudig gebruik.

Ook het principe van zaakgericht werken is in de praktijk veel weerbarstiger dan men heeft doen voor komen en is in veel gevallen (bv op de netwerkenschijven) niet haalbaar.

Reactie van Jean-Luc Rouvroye op 2 Juli 2020 op 8.46

Dit is wel herkenbaar. Bij mijn gemeente wordt sinds een tijdje opgave gericht gewerkt, waarbij meerdere teams en disciplines aan één opgave werken (bijvoorbeeld armoedevrij). Het model DSP heeft daar niet echt een antwoord op, of je moet je echt in onmogelijke bochten wringen. Ook functioneel beheer van het zaaksysteem zit met rollen en gebruikersgroepen die niet matchen. Wat je ziet is dat de informatievoorziening verschuift (of eigenlijk blijft) op de netwerkschijven en daar is recent Teams/Sharepoint bijgekomen. Grip kan je wel krijgen, maar ik denk dat dat niet meer lukt met het bestaande instrumentarium. Met wat creativiteit en o.a. vereenvoudiging van processen lukt het vast wel. Met creativiteit bedoel ik eigenlijk dat je erkent dat de netwerkschijven ook archief zijn en dat je daar beheer op gaat toepassen. 

En wat Yvonne zegt klopt ook wel: je zal keuzes moeten maken. 

Reactie van Jan van Bon op 1 Juli 2020 op 21.12

je bent niet de enige die het gevoel heeft dat ie de grip op de informatievoorziening aan het verliezen is...

Maar dat is best te verhelpen.
In de eerste plaats moet je daarvoor een eind maken aan de overmatige complexiteit van de hele informatieverwerking. Dat begint met het onderkennen van het gegeven dat je het niet over processen hebt maar over werkwijzen. Dat zijn 'practices', dus zaken van het type 'werkinstructie'. Je mist een architectuur van je werkelijke procesmodel als je het alleen over 'werkprocessen' hebt en daarmee dus gewoon die practices bedoelt.

Daarna kun je je werkwijzen sterk vereenvoudigen door een universele procesarchitectuur te adopteren. Daarmee krijg je dan een beperkte set workflows die je 'onder al die praktische werkwijzen kunt schuiven': een soort van nieuw fundament onder je gemeentelijke informatiegebouw. Je gaat dan leren dat je met niet meer dan 8 workflows al die werkzaamheden kunt standaardiseren en uniformeren: al je 'zaken' en alles wat er in GEMMA staat.

Heb je eenmaal die vereenvoudigingsslag gewonnen, dan kun je heel eenvoudig je eigen vraag beantwoorden :-). je hebt dan bovendien heel veel tijd (en kosten) teruggewonnen, waardoor je al je energie in nuttige vernieuwing kunt steken en veel meer lol aan je werk hebt :-)

Als je daarin geïnteresseerd bent: ik leg met genoegen een keer uit hoe dat werkt.

Reactie van Yvonne Welings op 1 Juli 2020 op 17.42

Mooie blog Wouter en ook goed dat je dat aan de orde stelt. De nieuwe manier van werken gaat vooral spelen bij de nieuwe Omgevingswet en dan vooral het BIM model. Informeel heb ik begrepen dat ook onze gemeente dit model wil gaan gebruiken in verband met burgerparticipatie. Het stelt ons voor nieuwe vraagstukken dat terwijl oude zoals hoe archiveer ik bestemmingsplannen nog niet zijn opgelost.

We hebben te maken met een overvloed aan informatie, daarom denk ik hoe reeel is het om te veronderstellen dat je echt grip kunt krijgen op informatie? Moet je niet gewoon stellen, dit wel dit niet. Het is vloeken in de kerk van archivarissen, maar misschien moeten we het ook gewoon benoemen.