BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Procedure digitale vernietiging

Ik ben bezig met het opstellen van een procedure voor het vernietigen van digitale informatie, hierbij gaat het niet alleen om informatie die in het digitale DMS/RMA is opgeslagen, maar ook in de zogenaamde Taak Specifieke Applicaties waar wij als Informatiebeheer weinig tot geen grip op hebben. De informatie blijft in deze TSA's staan tot er een nieuwe applicatie is aangeschaft, en wordt dan vaak ook nog geconverteerd naar de nieuwe applicatie.

Hier moeten we dus een procedure voor opstellen, heeft iemand hier al eens iets voor opgesteld en wie wil dit delen?

r.wernars@amersfoort.nl

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Juli 2020 op 11.56

Misschien is het handig om je mailadres achter te laten?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 3 Juli 2020 op 15.09

Hoi Richard,

hier zullen ongetwijfeld TSA's bij zitten waarbij gegevens automatisch worden vernietigd. Deze zou je op een doorlopende machtiging van vernietiging kunnen zetten, net zoals een aantal zaaktypen uit je zaaksysteem.

Wanneer je de informatie laat staan in je TSA zul je een strategie moeten hebben over hoe om te gaan met deze data. Op KIA hebben ze 10 bewaarpatronen ontwikkelt die als strategie gebruikt kan worden hiervoor. ZIe hier de link:

https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/kennisplatform-informatie...

Wellicht heb je hier iets aan.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 6 Juli 2020 op 8.26

Wij maken per applicatie een vernietigingsprotocol, omdat het in elke applicatie net weer anders werkt en je net weer met andere partijen te maken hebt. Bij ons is dit een taak van de informatiebeheeradviseurs, die dit bij aanschaf en inrichting van nieuwe applicaties meenemen (archiving by design). Als het af is, dan wordt het in beheer genomen door de document- en recordbeheerders (DIV'ers) die de uitvoering voor hun rekening nemen.

We hebben er een sjabloon voor, misschien heb je er iets aan. Het sjabloon bevat alle mogelijke stappen, soms halen we er een aantal uit. Bijvoorbeeld als we geautomatiseerd vernietigen, dan maken we uiteraard niet eerst een vernietigingslijst. Zie onderstaande link:

Format protocol vernietiging