BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Ervaringen gevraagd: tijdige vernietiging mail

Bij onze omgevingsdienst worstelen we al een tijd met een vraag, waarvan we denken dat het een issue is voor alle overheden. Het betreft de omgang met e-mail en dan met name het tijdig vernietigen ervan, in relatie tot de AVG en Archiefwet. De kernvraag is: hoe zorgen we ervoor dat alle mail tijdig wordt vernietigd en er geen persoonlijke mail archieven van jaren ontstaan?

Via de formele èn de persoonlijke postbussen worden heel veel mailberichten ontvangen. Nu hebben we de medewerkers van de ODMH redelijk goed opgevoed in het registreren van mailberichten bij de digitale zaakdossiers waartoe ze behoren, maar het is een illusie om te denken dat we daarin een 100 % score halen. Naast deze zaak gebonden email zijn er natuurlijk nog vele meer algemene of persoonlijke mailberichten. Gevolg: digitale postbussen puilen uit, er zit niet of nauwelijks beheer en berichten met daarin mogelijk (bijzondere) persoonsgegevens, worden veel te lang worden bewaard.

We hebben nagedacht over oplossingsrichtingen als het limiteren van postbussen in omvang, het automatisch vernietigen van mail ouder dan vijf jaar en het aanspreken van medewerkers op hun eigen verantwoordelijkheid in deze. Ook het inzetten van een systeem dat mailberichten automatisch opslaat en na bv. tien jaar vernietigd (in gebruik bij de Rijksoverheid), is de revue gepasseerd. Maar geen van die ideeën biedt een volledige oplossing.

En dus hoor ik graag van andere organisaties hoe met het bewaren van mailberichten en het beheer op postbussen wordt omgegaan. Hoe wordt in jullie organisaties tijdige vernietiging geborgd? Ik ben benieuwd naar jullie ervaringen en ideeën!

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Lourens op 3 Juni 2020 op 14.50

Een mogelijke oplossing is, indien het DMS/Zaaksysteem/etc. dit toestaat,is er voor te zorgen dat documenten automatisch in het systeem instromen. Dan hoeven gebruikers ook niet meer door hun mail te gaan, maar komt deze direct in de werkvoorraad. Persoonlijke mails worden dan door de gebruiker 'automatisch' verwijderd.

Overigens worden centrale mailboxen vaak beheerd door een DIV/IM afdeling. Die zetten de mail direct door in het systeem naar de gewenste afdeling/ persoon.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 3 Juni 2020 op 16.13

Mailboxen zijn ook te Wobben, doch worden vaak onrechtmatig vernietigd: https://overheidenopenbaarheid.nl/jurisprudentie/update-raad-van-st...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 4 Juni 2020 op 8.21

Volgens mij bestaat er geen ultieme oplossing voor dit probleem op dit moment.

Bij Tilburg gaan we een combinatie opzetten van de oplossing van het Rijk (persoonlijke mailboxen 10 jaar bewaren), het zoveel mogelijk koppelen van functionele mailboxen aan processen m.b.t. de bewaartermijnen en aan de voorkant zoveel mogelijk inzetten dat gebruikers hun mail opslaan in het betreffende dossier/zaak.

Het is geen ideale oplossing, maar iets beters is er volgens mij nog niet. Het idee van Lourens zou natuurlijk ideaal zijn, maar deze oplossing ben ik in de praktijk nog niet tegengekomen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van André Plat VNG-Realisatie op 4 Juni 2020 op 14.18

Dag Annemarie, Vernietiging van e-mail en volledige dossiervorming van e-mail is dilemma. Meer hierover kan je lezen op pilotstarter . Veel collega's zijn in de veronderstelling dat het overwegend wel goed zit. Sommigen spreken zelfs van een non-issue. Bij RDDI is het een programma onderdeel en ook bij het NA wordt gewerkt aan een handreiking.

Enkele high-lights. 5% vd. mails bevat te archiveren informatieobjecten. Daarvan vangen we 2%. Daar is nog wat aan te doen. Vernietigen is 'onbeheerst' en mailbakken worden gewoon verwijderd na vertrek medewerkers. 20% van de gemeenten heeft een tool om mails 'veilig' te stellen, daarvan worden mogelijkheiden tot enterprise search nauwelijks benut (bij verzoeken zeggen we dat we het niet hebben, ondertussen staat de mail bomvol met relevant materiaal).

Tot slot bij het rijk en gemeenten blijkt weinig belangstelling om de zgn capstone-methode toe te passen.

Bel me gerust als je er meer over wilt weten. Ondertussen ben ik het met je ambitie wel eens. Het moet en kan beter: laten we ons inspannen en experimenteren en kennisdelen over onze ervaringen. Mogelijk ontwikkelen enkele happy-few informatieprofessionals iets dat breder bruikbaar is en ook navolging krijgt (die het verdient).

Mijn bereikbaarheid vind je in mijn profiel.