BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ervaringen gevraagd printers Burgerlijke Stand
Circulaire%2028-02-2020%20printen%20akten%20van%20de%20burgerlijke%...
In februari 2020 hebben gemeenten een circulaire ontvangen over de eisen van het printen van de akten van de Burgerlijke Stand, zie bovenstaande circulaire.
Deze eisen houden in dat de akten tenminste 100 jaar houdbaar en goed leesbaar moeten zijn (art.1 van de Regeling). De eisen gelden zowel voor de akten zelf als voor de dubbelen van de akten van de burgerlijke stand. Zij zijn opgenomen in de circulaire over automatisering van de burgerlijke stand van het ministerie van Justitie, van 11 december 1997 kenmerk nr. 668307/97/6.Om te voorkomen dat printers voor de vervaardiging van akten van de burgerlijke stand worden gebruikt, die niet voldoen aan de kwaliteitseisen, worden deze eisen opnieuw bekend gemaakt door middel van de bovenstaande circulaire.
Deze circulaire was geen overbodige luxe, eerder hebben vele gemeenten te maken gehad met inktschade/inktvraat van de registers van de Burgerlijke Stand. Dat werd toen veroorzaakt door typelinten. We moeten met elkaar echt zien te voorkomen dat dit nog een keer gebeurt.
De eisen zijn helder, maar de vraag is of die ook worden gegarandeerd door de leverancier van de printers en hoe? Want er moet tevens worden voldaan aan de volgende randvoorwaarden:
a.er mag uitsluitend het bij de printer behorende afdrukmateriaal worden gebruikt;
b.de met de printer vervaardigde akten dienen in chemisch neutrale mappen -derhalve geen mappen die van plastic zijn gemaakt- te worden bewaard en
c.de printer dient overeenkomstig de geldende voorschriften te worden onderhouden.
Nu is het zo dat leveranciers zich veelal houden aan de door hun gebruikte ISO norm 11798. Die wordt ook gehanteerd als standaard binnen de huidige gemeentelijke Europese aanbestedingen.
Maar dat is geen COT en is minder streng. Hier vind je de lijst van de leveranciers.</p>, die al een COT certificaat hebben.
Heb je ervaringen op dit gebied, deel ze.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op
-
De lijst met gecertificeerde printers is op de site van COT te vinden met datum tot wanneer het certificaat loopt. De link is via de circulaire te vinden.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het ei van Columbus, dank! Ik heb er gewoon overheen gelezen.
Jules Lauwerier zei:De lijst met gecertificeerde printers is op de site van COT te vinden met datum tot wanneer het certificaat loopt. De link is via de circulaire te vinden.
-
-
Navraag leerde me dat er een discrepantie is tussen de Norm en de eisen van Justid.
Wirdt vervolgd, ik hoop nog een antwoord te krijgen.
-
Permalink Antwoord van Jan-Jaap Fleurke op
-
Avond,
Mijn gemeente doet mee met de GT Print aanbesteding van VNG. Ik lees in het document: Specificatie van de Prestatie
GT Print bij eis 27 er wordt verwezen naar de COT-keuring.Dat zit wel goed dan lijkt mij, toch?
Groet Jan-Jaap
-
-
Als eis 27 inderdaad over de specifieke toepassing bij de akten gaat, dan "lijkt het wel goed te zitten". Laten we wel oppassen dat niet elke printer in een overheidsgebouw aan deze eisen moet voldoen, want dan zijn we onnodig duur uit.
-
-
inderdaad lijkt:
- Strategiedocument Aanbesteding GT Print hoofdstuk 3.3 kernassortiment, hier wordt alleen gesproken over de ISO norm/standaard 11798
- Specificatie van de Prestatie GT Print v1.0 Archief Eis 27: voldoen aan ISO 11798 of vergelijkbaar Als vergelijkbaar wordt hier de COT keuring wel als eis gesteld (..in ieder geval een geslaagde COT keuring) zonder achterliggende redenering
- Inventarisatieformulier GT Print versie 1.0 De scope van de overeenkomst is om A4/A3 kopieer-, print- en scanvoorzieningen voor de kantooromgeving, waaronder voor de balie, zie 3.4.2 kantoorlocaties
Conclusie, ook de VNG heeft in dit landelijke GT Project geen duidelijk standpunt ingenomen omtrent het verwerken van het printen van de akten van de burgerlijke stand, of althans heeft dit niet duidelijk verwoord binnen het strategiedocument.
-
Permalink Antwoord van Johan Kosters op
-
Servicecentrum Gemeenten (VNG), contractbeheer van GT Print, heeft de circulaire ook gelezen. We proberen te achterhalen welke afdeling bij de rijksoverheid deze circulaire heeft geschreven en welke argumenten er zijn geweest om aanvullende eisen, ten opzichte van de archiefregeling 2010, te stellen voor akten.
Volgens de archiefregeling 2010 dienen de toners en inkten te voldoen aan de ISO 11798. Alle printers en multifunctionals die bij leveranciers worden afgenomen onder het GT Print contract voldoen aan de ISO 11798 specificatie. Het te gebruiken papier dient te voldoen aan de NEN 2728. Papier wordt niet via GT Print afgenomen.
Weet u de afdeling bij de rijksoverheid die deze circulaire heeft geschreven? Laat het mij dan weten!
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Het kan ook voorkomen dat een leverancier zich beroept op een buitenlands keuringsrapport.
In het kader van vraag 3.4 van de archief-KPI's ontving ik begin 2018 voor Kyocera TASKalfa 3252ci multifunctionals een keuringsrapport van de Papiertechnische Stiftung (PTS). Volgens dit rapport voldoen de multifunctionals aan de Duitse eisen voor aktes in § 29 DONot. Ze zouden daarmee voldoen aan de eisen van ISO 11798:1999.
N.B. Dit type multifunctional stond (toen) niet in de COT-lijst.
-
-
Update vanuit GT Print.
De Archiefregeling schrijft de ISO11798 voor. Deze is voor enkelzijdige afdrukken op 80 grs NEN 2728 of ISO 11108 papier. Let op: Voor ISO11798 waardige afdrukken dient de printer via de printer driver op de eigenschap zwaar papier te worden ingesteld. Zie hiervoor het ISO11797 certificaat van de betreffende printer.
Voor het afdrukken van akten wordt de COT voorgeschreven. Akten worden afgedrukt op 115 grs Normaal-1 papier en dient de printer via de printer driver te worden ingesteld op (extra) zwaar papier om COT waardige afdrukken te maken (de ISO11798 voldoet niet voor 115 grs). Let op: Bij veel printers kan alleen de handmatige invoer op (extra) zwaar papier worden ingesteld. De COT (en daarmee het certificaat) toetst dit niet bij de printers. Dus ook al voldoet de printer aan de COT, bij verkeerde papiergewicht instellingen en/of keuze voor verkeerde invoerlade kan de afdruk toch niet COT-waardig blijken te zijn.
In GT Print wordt COT voor het afdrukken van akten meegenomen in de minicompetitie uitvraag. Er zijn meerdere printers binnen GT Print beschikbaar die COT gecertificeerd zijn en waarmee COT-waardige afdrukken kunnen worden gemaakt uit de handinvoer en ministens 1 invoerlade. U kunt uw GT Print leverancier vragen u te ondersteunen bij het juiste gebruik van de printers om akten af te drukken.
Diensteigenaar GT Print, VNG Servicecentrum Gemeenten
-
-
Dank, Johan voor de update.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
