BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Documenten vertrouwenscommissie burgemeestersbenoemingen

Handreiking BZK 2016

Voor het benoemen, herbenoemen, klankbordgesprekken en afscheid van burgemeesters is een speciale handreiking van BZK beschikbaar, zie deze link. Hierin worden ook instructies gegeven wat er met de documenten moet gebeuren:

De afhechting van de werkzaamheden heeft ook betrekking op een goede manier van omgaan met stukken. De voorzitter en secretaris van de vertrouwenscommissie dragen er zorg voor dat alle stukken die de vertrouwenscommissie onder zich heeft onverwijld worden gearchiveerd. Dit conform de eisen die de Archiefwet hieraan stelt, zoals gebruik van een verzegelde enveloppe met ‘geheim’ erop en een verklaring van overbrenging naar een goedgekeurde archiefbewaarplaats. De overgebrachte documenten blijven 75 jaar niet-openbaar. De leden, plaatsvervangend secretaris en eventuele adviseur van de vertrouwenscommissie zorgen dat alle stukken waarover zij zelf beschikken in het kader van de benoemingsprocedure worden vernietigd.

Proces bij gemeenten

- Vaststelling verordening op de Vertrouwenscommissie (her)benoeming burgemeester. Voorbeeld gemeente Tilburg uit 2016. Hierin wordt in artikel 10 de archivering bepaald;

- Kennisgeving minister BZK dat in vacature is voorzien of dat de voordracht door een KB is gevolgd;

- Vertrouwelijke documenten voegen in enveloppe en deze verzegelen en rubriceren;

- Opmaken akte van overbrenging in tweevoud en laten ondertekenen door secretaris en voorzitter Vertrouwenscommissie;

- Bekendmaking overbrenging op grond van de Awb, zie VNG-handreiking;

- Overdracht enveloppe en ondertekening akte van overbrenging door archivaris.

- Daadwerkelijk berging in de archiefbewaarplaats en registratie beheerssysteem.

Graag feedback

Klopt mijn indruk dat het aspect archivering in deze een beetje in de vergetelheid is geraakt?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Joost van Koutrik op 24 Maart 2020 op 9.26

Je indruk klopt zeker, in die zin dat het aspect archivering (of specifieker aangeven wanneer een handreiking verouderd is) rond deze handreiking toch wel beter kan. Deze handreiking komt uit mei 2016, terwijl BZK in september 2017 een circulaire heeft uitgebracht over hetzelfde onderwerp. Zie in de bijlage daarvan (de Voorbeeldbepalingen) artikel A.7 en de toelichting daarop (pp. 3, 5). De VNG Adviescommissie Archieven heeft op de versie van 2017 een advies uitgebracht aan BZK. Deze versie zal ook moeten worden geactualiseerd bij de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet; dan kunnen ze gelijk ook de BIG vervangen door de BIO.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 24 Maart 2020 op 9.48

Dank Joost, ik miste ook de follow-up vanuit BZK, maar ben er ook van uitgegaan dat de huidige handreiking van BZK nog vigerend is. Ik verwachtte nog een wijziging nadat ik de enquête van BZK had ingevuld, niet dus. Toch zie ik de verzegelde enveloppen - op een enkele uitzondering na - nog niet mijn kant op komen. Mijn indruk is dat deze kennis wel bij de oudere generatie DIV-ers bekend was, maar bij de nieuwe niet meer.