BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Documenten definitief maken in JOIN
Een vraag voor JOIN-gebruikers.
Het blijkt dat in Join (bij ons) bij het afsluiten van een zak (word-)documenten omgezet worden naar PDF. Het originele Word-document is dan niet meer in Join beschikbaar, maar staat nog wel ergens op de server. Decos geeft aan dat dit gebeurt vanwege de Archiefwet (wat gedeeltelijk onzin is). Door het omzetten naar PDF wordt voorkomen dat het document nog gewijzigd kan worden.
Ik vind dit raar. Ook in een lopende een zaak wil ik documenten op definitief kunnen zetten als ze definitief zijn en onveranderbaar op kunnen slaan. In oorspronkelijk formaat. Als iemand iets wijzigt moet het document onder een nieuwe nummer worden opgeslagen, er moet versiebeheer mogelijk zijn.
Daarnaast wil ik documenten om kunnen zetten naar een duurzaam formaat zodra dit nodig en gewenst is. Dit is niet: office-documenten omzetten naar PDF bij het afsluiten van de zaak.
We hebben hiervan melding gemaakt, maar komen niet echt verder. Ik hoor graag van andere Join-gebruikers
- of jullie dit herkennen
- hoe jullie hiermee omgaan.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Nou ik moet zeggen dat ik inderdaad nu wel voldoende antwoorden heb gegeven
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
tsja, het zou leuk zijn als er er anderen bij willen dragen. Of wij zijn de enige Join-gebruikers, dat kan natuurlijk ook :-)
Dank je!
-
Permalink Antwoord van Andre de Kievit op
-
Wij, gemeente Hoeksche Waard, werken ook met JOIN, op dit moment met versie 6.0.025. Voor zover ik weet is het automatisch omzetten van bestanden naar PDF bij het afhandelen van een zaak, een instelling in de applicatie, die de functioneel beheerder zelf aan/uit kan zetten.
Indien gewenst kan de behandelaar zelf een bestand omzetten naar PDF, maar dit is dan een handmatige actie die de behandelaar zelf moet uitvoeren. Ik denk dat een doorsnee behandelaar hier niet echt bij stil staat.
Wij maken wel gebruik van automatisch omzetten naar PDF bij digitale ondertekening van uitgaande brieven en bij de bestuurlijke besluitvorming.
-
-
Weet je of omzetten naar PDF de enig beschikbare optie is?
En bedankt!
-
Permalink Antwoord van Kitty Altena op
-
Volgens mij is het inderdaad een functie die je wel of niet in kunt richten, bij ons is dit ook apart geregeld via applicatiebeheer. Ik zou liever zien dat een zaak die wordt afgehandeld inhoudelijk (tekstueel in de documenten) überhaupt niet meer te wijzigen is, of het nou pdf is of niet.
De behandelaar kan het bij ons inderdaad ook zelf doen, omzetten naar PDF, maar ik geloof niet dat iemand dat gebruikt. Alleen DIV maakt er gebruik van.
-
-
jack karelse zei:Weet je of omzetten naar PDF de enig beschikbare optie is?
En bedankt
Om een bestand om te zetten naar een duurzaam formaat, PDF in dit geval, zijn er binnen JOIN volgens mij twee opties.
1. Handmatig omzetten door behandelaar
2. Automatisch d.m.v. van het afhandelen van een stap in een worklow
Een bestand "Alleen lezen" maken kan door de documentregistratie af te handelen. Dan zijn het WORD bestand en de documentregistratie niet meer muteerbaar
-
Permalink Antwoord van Johannes Lijnse op
-
Hoi Jack,
Interessante vraag die je stelt: automatisch converteren bij het afsluiten van een zaak zonder bewuste inrichting.
Naast het wijzigen (dan wel bevriezen) van de opmaak ben ik ook wel benieuwd welke technische metadata hierbij sneuvelt.
Bij een van mijn projecten (ODBN te Den Bosch) wordt ook met Join gewerkt, versie 2019.4.627.29624 om precies te zijn. Ik heb de applicatiebeheer gevraagd of hier ook deze eigenaardigheid speelt. Aan versiebeheer via JOIN doet men niet. Je hoort nog van mij.
jack karelse zei:Bert, dat betekent dat bij jullie word-documenten niet naar pdf worden omgezet bij afsluiten van een zaak? En dat jullie documenten binnen een nog lopende zaak op definitief kunnen zetten, zonder dit om te zetten naar PDF. En zonder te moeten wachten totdat de zaak is afgesloten.
Ik denk bijv. aan een memo of opgesteld verslag.
Wij gebruiken 2019.4.627
-
Permalink Antwoord van Merel Vehmeijer-Balkenende op
-
Hoi Jack en anderen,
Wij gebruiken in Waddinxveen versie 6.28 en het automatisch omzetten naar PDF is inderdaad een instelling die je kunt beheren.
Je hebt bij het definitief maken van documenten via de workflow twee opties; de PDF versies komen als extra bestanden bij je registratie of de pdf overschrijft het bestand. Wij hebben voor dit laatste gekozen omdat uitgaande brieven anders in tweevoud in de PIP terecht zouden komen.
Bij het afhandelen van zaken blijven documenten bij ons in originele vorm en is de gehele zaak niet meer te bewerken.
@Johannes, in JOIN is wel versiebeheer of bedoel je met je opmerking dat men dit niet gebruikt?
Hopelijk helpt dit, groet Merel
Dit komt uit correspondentie met een van de consultants van Decos met verwijzing naar de instellingen:
Er is in 2016 binnen JOIN een functionaliteit toegevoegd die het volgende doet:
Actie 8971: Sta het toe om een bestand om te zetten naar PDF en het originele bestand te overschrijven (in plaats van een nieuw bestand te creëren)
Dit zou een onderdeel van de uitgaande documentworkflow kunnen zijn waarbinnen de PDF conversie plaatsvindt. Nu is het zo dat (standaard) het geconverteerde bestand ernaast wordt gezet.
Door in de PDF-conversie van de uitgaande documentworfklow de tekst in de computeractie aan te passen naar: ConvertToPDFInPlace (ipv ConvertToPDF) wordt het oorspronkelijke bestand verborgen en alleen de laatste (PDF) versie getoond.
Door het document uit te checken (N.B. dan moet deze optie wel worden aangezet voor de gebruikers, ik weet niet of je dat wilt) wordt het oorspronkelijke bestand weer zichtbaar.
-
-
Heb antwoord van de applicatiebeheerder, hier kan de genoemde functie ook benut worden alleen gebeurt dat zelden omdat men graag de teksten hergebruikt. Op zich een goede zaak wat betreft hergebruik overheidsinformatie :) Er kon me verder niet veel meer verteld worden over het wijzigen van opmaak en (technische) metadata.
@Merel: dat laatste bedoelde ik. Nu is het zo dat documenten die eerst worden aangemaakt via (Centric) S40 en Smartdocuments geen versiebeheer krijgen in JOIN. Via andere routes wel. Wederom is het onduidelijk hier in hoeverre deze functie goed wordt uitgenut.
Merel Vehmeijer-Balkenende zei:Hoi Jack en anderen,
Wij gebruiken in Waddinxveen versie 6.28 en het automatisch omzetten naar PDF is inderdaad een instelling die je kunt beheren.
Je hebt bij het definitief maken van documenten via de workflow twee opties; de PDF versies komen als extra bestanden bij je registratie of de pdf overschrijft het bestand. Wij hebben voor dit laatste gekozen omdat uitgaande brieven anders in tweevoud in de PIP terecht zouden komen.
Bij het afhandelen van zaken blijven documenten bij ons in originele vorm en is de gehele zaak niet meer te bewerken.
@Johannes, in JOIN is wel versiebeheer of bedoel je met je opmerking dat men dit niet gebruikt?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
