BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Bewaartermijn ESF subsidies

Vakgenoten,

We steggelen bij de gemeente Groningen al geruime tijd over de bewaartermijnen van ESF subsidies. Vooral over de vraag van de 7 jaar na beëindiging van de subsidieperiode. Betekent dit dan gewoon 7 jaar of komt er dan nog 7 jaar bovenop? Wie kan met dit vraagstuk helpen? Alvast bedankt!

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 13 Februari 2020 op 8.47

Zie dit nieuwsbericht en deze eerdere bijdrage ook over de gemeente Groningen.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 13 Februari 2020 op 8.54

Hallo Arjan,

elke ESF-subsidie behoort bij een subsidieprogramma. Momenteel zitten we in het programma 2014-2020. Die 7 jaar betekent dat je 7 jaar bovenop 2020 moet tellen. Het maakt dan niet uit of de subsidie in 2014 of in 2019 is verstrekt. Het is altijd 2020+7 jaar.

Let wel op: er zijn verschillende ESF-subsidies. Bij sommige worden afwijkende eisen gesteld aan de bewaartermijn.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 13 Februari 2020 op 9.13

Kleine toevoeging: in de Selectielijst houden we 10 jaar aan, omdat zo'n subsidieprogramma soms 3 jaar wordt verlengd.

Zie ook de toelichting bij resultaat 23.1.1

Kees-Jan Vermeulen zei:

Hallo Arjan,

elke ESF-subsidie behoort bij een subsidieprogramma. Momenteel zitten we in het programma 2014-2020. Die 7 jaar betekent dat je 7 jaar bovenop 2020 moet tellen. Het maakt dan niet uit of de subsidie in 2014 of in 2019 is verstrekt. Het is altijd 2020+7 jaar.

Let wel op: er zijn verschillende ESF-subsidies. Bij sommige worden afwijkende eisen gesteld aan de bewaartermijn.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Gerrit Bril op 13 Februari 2020 op 9.37

Bij de meeste Brusselse structuurfondsprogramma's (ESF en EFRO waaronder ook Interreg) geldt een 10 jaar bewaartermijn vanaf het moment dat het programma (dus niet de individuele subsidie) is afgesloten (definitieve eindafrekening door Brussel aan de lidstaat meegedeeld). Als je uitgaat van het programma 2014-2020 is + 7 jaar meestal niet genoeg omdat het wel 3-5 jaar kan duren voordat de definitieve afwikkeling door Brussel heeft plaatsgevonden. Dit zou betekenen dat je moet bewaren tot 2035. Europese regelgeving gaat boven nationale regelgeving en daardoor kan het dus gebeuren dat aanpassingen moet worden doorgevoerd op deze termijnen als blijkt dat ze te kort zijn genomen. Mjin advies is op safe te gaan bij Brusselse programma's omdat de kans op controles groot is en bij het niet kunnen aantonen van gemaakte kosten wordt het hele programma naar rato gekort, wat een serieus financieringsprobleem kan opleveren. Als SZW bereid is deze risico's te nemen kan je in 2027 vernietigen, zoniet dan zou ik de facturen toch maar langer bewaren.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 13 Februari 2020 op 16.20

Volgens professor Ketelaar via Twitter is vervanging van de facturen (Archiefwet art. 7) ook mogelijk.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Erik Müller op 9 Maart 2020 op 8.59

Het programma van de ESF-subsidies loopt van 2014-2020. Dat betekent dat de EC in 2021 het programma gaat reviewen en de toegekende subsidies gaat controleren op rechtmatigheid. Volgens mij vervallen dan ook alle subsidies en gaat dan pas de V-termijn van 7 jaar lopen.