BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Waarom maken wij ons druk?
Soms vraag ik me af: waarom maken wij ons druk over het informatiebeheer als het verder niemand echt lijkt te boeien? Er gaat ook niet heel vaak iets echt mis. Hoogstens is het soms ongemakkelijk als informatie is verdwenen of juist nog wel aanwezig is.
Waarom beperken wij ons handelen niet gewoon tot dat wat tot ons komt? Misschien ontstaan er dan inconsistente archieven. Misschien is dat juist wel waardevol en leuk. Archiefvorming deels op basis van toeval en op basis van vraag. Degenen die het nut zien weten ons te vinden. Laat de rest lekker doen tot ze tegen een probleem oplopen.
Ik heb het idee dat we heel veel energie stoppen in trekken en duwen met relatief beperkte resultaten. Dat we heel veel bezig zijn met alles wat niet goed gaat, met het beperken van risico's en problemen die er in de praktijk zeer beperkt zijn.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Zoals wellicht bekend zijn we bezig met de actualisering van de Archief KPI's, er komt (hoop ik) dit jaar een nieuwe handreiking. We hebben informatie ontvangen van de werkwijze van de Onderwijsinspectie. Dat is was zeer informatief. Ik blogde daar eerder over. De vraag is hoe je risico's in beeld brengt. KPI's zijn vooral gericht op compliance, maar met themaonderzoeken kan je wel risico's in beeld brengen. Een voorbeeld zijn die gerichte steekproeven.
Wat ik ook interessant vond aan de werkwijze van de Onderwijsinspectie, is het begrip fairness wat ze hanteren. De onderwijsinspectie onderzoekt ook in hoeverre het oordeel fair tot stand komt en dat er geen verschillen zitten tussen de oordelen. Dan hebben wij nog een lange weg te gaan. De enige standaardisatie dier we hebben is de VNG handreiking, IBT's handelen niet gelijk. Ook hebben we een weg te gaan met gericht dataonderzoek, sommige indicatoren hoeven niet moeilijk te zijn, denk bijvoorbeeld aan de hoeveelheid zaken in relatie tot de hoeveelheid niet afgehandelde zaken.
Daarbij zie ik ook nog kansen door de Archief KPI's te combineren met ENSIA, al is het lastige dat je ENSIA verticaal verantwoordt aan BZK en Archief KPI's aan provincies. Mijn voorkeur zou zijn om dat gewoon bij BZK te beleggen en verder te standaardiseren.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Yvonne, zou het iets uitmaken als je geen KPI verslagen meer maakt? Of dat je gescand papier weggooit zonder dat er een jarenlange procedure aan vooraf is gegaan? Of dat je archief overdraagt met metadata die maar voor 15% voldoet aan de norm?
-
-
Jean-Luc, dat lijkt mij wel een erg beperkte invalshoek om KPI verslagen op te stellen. Je stelt ze toch niet op voor overbrenging, je stelt ze op als verantwoordingsinstrument van het college aan de raad. Die willen risico's in beeld zien. Ik weet dat de werkwijzen verschillend zijn en dat behoeft veel meer standaardisatie en professionalisering.
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
ik zie het nut van toetsing en ik gruwel van standaardisatie. Wat betreft de KPI's en mogelijk ook ENSIA: het verwordt tot afvinklijstjes. Bedoeling en de manier waarop het wordt uitgevoerd gaat zo uit de pas lopen.
-
-
Ik gruwel niet van standaardisatie, ben al vanaf 2012 een warm voorstander van een metadataset voor de overheid. Geheel mee eens dat iets niet gericht moet zijn op alleen compliance, maar op risicogerichte benadering. Daarom nogmaals mijn oproep, hoe komen we daar toe?
-
Permalink Antwoord van Gerard Ketelaar op
-
Bij ons boeit het informatiebeheer de organisatie wel degelijk alleen sluit de bereidwilligheid voor het vastleggen van informatie daar niet altijd bij aan :-) Om die reden hebben we een DIV afdeling die centraal en consistent een groot deel van onze informatie registreert. Daarnaast liggen er koppelingen met de grote vakapplicaties waardoor informatie automatisch in het DMS beland. Ook bij ons gaan er dingen mis maar onderschatten wij hier de problemen die daardoor worden veroorzaakt niet. Als voorbeeld contracten die niet worden geregistreerd en daardoor niet op tijd worden opgezegd. Misschien dat de organisatie er wat dwingender in kan zitten. Wanneer ik lees dat mensen niet willen bevreemd het mij dat er niet meer wordt afgedwongen. Zakelijk gezien niet raar want binnen andere disciplines doen we het ook. Waar een rekening ook binnenkomt hij wordt altijd doorgestuurd naar team Financiën en zelf een bureaustoel bestellen en laten bezorgen wordt ook niet geaccepteerd dus het kan blijkbaar wel.
-
-
Inderdaad een belangrijk risico.
-
-
precies. Mijn gezondheid is erg belangrijk, maar gedraag ik me daar naar? Ik doe m'n best; soms wel, soms niet. Grofweg werkt het met informatiebeheer in organisaties ook zo, denk ik. Boetes, strafmaatregelen en accijnzen helpen gedeeltelijk.
Gerard Ketelaar zei:Bij ons boeit het informatiebeheer de organisatie wel degelijk alleen sluit de bereidwilligheid voor het vastleggen van informatie daar niet altijd bij aan :-)
-
-
Een risico dat ik zie en hoor bij gemeenten, is wat we ook wel duiden onder zoeken en vinden. Veel DIV-medewerkers zijn afgelopen jaren andere werkzaamheden gaan verrichten, vaak meer gericht op advisering en kwaliteitsverbetering. Ondertussen zijn er zo veel applicaties aangeschaft waarbij de DIV medewerker niet meer betrokken is. De archiveringseisen in GIBIT zijn soms een wassen neus. Wat ook niet helpt, is dat de afhankelijkheid van de leverancier steeds groter wordt. Traditionele DMS zoals Corsa maken plaats voor nieuwe zaaksystemen met DMS. Maar dan horen gemeenten dat het zaaksysteem dat ze nog aan het vullen is, niet meer wordt doorontwikkeld. Voorbeelden zijn IZIS en Green Valley van Roxit, die afgelopen week Circle weer kocht. MyLex is niet altijd een oplossing in deze.
Het gevolg is dat die informatie overal en nergens staat, netwerkschijven, e-mails, terwijl zgw bedoeld is om meer grip te krijgen op processen. Ambtenaren kunnen de info niet meer vinden en bevragen DIV-medewerkers, die vaak een andere functie hebben gekregen. We hebben door de ICT ontwikkelingen en keuzes voor decentraal beheer het er niet eenvoudiger gemaakt.
En er staat weer een nieuwe uitdaging voor de deur, het beheer van data en algoritmes.
-
-
Leuk Jack, dat we nog een evaluatie ontvangen. mijn indruk is ook dat Breed veel wordt gelezen, maar het actieve deelnemers beperkt is:
https://www.vhic.nl/bestaansrecht/
Gisteren woonde ik de Brabantse Dag van de Omgevingswet bij, ik ben gewoon geschrokken over het geringe (soms geen) besef van het belang van goede informatievoorziening bij beleidsmakers. En zo het er nu naar uit ziet, wordt de informatie nog meer versnipperd over bestuurslagen.
-
-
tsja, ik kom net uit een bespreking over het (strategisch) Informatie overleg. Ik hoopte toch een beetje op een reactie als 'Nou, inderdaad, het is belangrijk dat we het gaan hebben over de manier waarop we met informatie omgaan'. Bijna...
-
-
over en sluiten :-)
https://magazine.arma.org/2019/04/how-to-break-the-mold-of-negativi...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
