Richtlijnen Autoriteit Persoonsgegevens (AP)

Op personeelsdossiers is met name de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Deze wet geeft aan wat de rechten zijn van iemand van wie gegevens worden gebruikt en wat de plichten zijn van de instanties of bedrijven die gegevens gebruiken.

De AVG stelt voorwaarden aan de verwerking van persoonsgegevens in en PD.

Werkgevers:

• zijn verantwoordelijk voor de juistheid en nauwkeurigheid van de gegevens in het personeelsdossier;
• mogen niet meer gegevens in het personeelsdossier vastleggen dan nodig is, en de gegevens moeten ter zake doen;
• moeten de werknemers informeren, onder andere over welke gegevens zij verzamelen, voor welke doeleinden en op basis van welke rechtsgrond;
• moeten de persoonsgegevens passend beveiligen, zodat ze niet verloren raken of in verkeerde handen terechtkomen;
• mogen de persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is;
• moeten werknemers de mogelijkheid bieden hun gegevens in te zien - dit geldt in principe voor het gehele personeelsdossier - en eventueel te rectificeren te beperken of te verwijderen;
• moeten werknemers afzonderlijk wijzen op het recht van bezwaar bij de verwerking van gegevens op grond van het gerechtvaardigd belang;
• moeten werknemers in voorkomende gevallen de mogelijkheid bieden hun recht op dataportabiliteit uit te oefenen.
• Voor overheidsinstellingen zijn er aanvullende regels vastgelegd in de Archiefwet 1995. Deze wet schrijft voor hoe de overheid moet omgaan met gegevens die door haar zijn opgemaakt en ontvangen, en verplicht overheidsorganen De selectielijst geeft ook de termijnen aan waarop bepaalde archiefbestanddelen moeten worden vernietigd.

Mogelijkheden beschikbaarstelling nieuwe organisatie

Dossiers mogen niet worden overgedragen aan de nieuwe organisatie, zeker niet zonder de personeelsleden zelf hierin te kennen. De dossiers moeten worden afgesloten en de nieuwe organisatie moet nieuwe PD's aan gaan leggen.

De nieuwe organisatie heeft duidelijk wel behoefte om te weten wat de lopende afspraken zijn:

• Samenvatting maken van het oude PD.
• Documenten kopieën/scannen (met toestemming) voor de nieuwe organisatie vooral betrekking hebbend op benoeming, bevordering, ontslag en alle documenten waarin de nog geldende rechten en plichten zijn vastgelegd zoals b.v. studiefaciliteiten, het laatste functioneringsgesprek, vakantieafspraken, beoordeling.

Beheer oude en afgesloten PD's

• De PD's moeten worden afgesloten en op vernietiging worden gesteld, zowel analoog als digitaal.
• De nieuwe organisatie zal in samenspraak een nieuwe beheer omgeving moeten bepalen, hetzij de archiefruimte hetzij een digitale omgeving.
• In dien van toepassing, stelt de oude organisatie een lijst op personen, wiens dossiers permanent wordt bewaard.