Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Arjan Drenthen op 20 Oktober 2010 op 20.40

Hoi Danielle,

volgens mij verwijzen die documenttypen alleen naar het OLO. Nadat de documenten gedownload zijn doen wij (gemeente Lansingerland) er in ieder geval niets meer mee. De documenttypen genoemd op pagina 50 van de Leidraad versie 1.1 gebruiken we wel bij de registratie van de documenten in ons DMS.

Bij ons is digitaal leidend, dus alles wordt gescand en geregistreerd in Corsa. Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen archiefwaardig en niet-archiefwaardig. Alles wat bij de zaak hoort en geregistreerd wordt in Corsa beschouwen we als archiefwaardig. De keuze is bij ons gevallen op de integrale werkwijze, wat dus betekent dat we documenten te lang zullen bewaren dan strikt noodzakelijk is.

Bij DIV printen we helemaal niets; dit gebeurt hooguit op de vakafdeling voor persoonlijk gebruik. We hebben geen machtiging tot substitutie, daarom is er voor gekozen om alles digitaal te bewaren en op papier alleen die documenten waarvan het origineel op papier is binnengekomen of de brieven waar een handtekening op komt te bewaren. We hebben dus complete digitale en incomplete papieren dossiers.

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 21 Oktober 2010 op 9.01

Bedankt Arjan voor je antwoord. Ik ben blij dat jullie ook de documenttypen hanteren op pag 50
Wij hebben ook geen substitutie machtiging, maar ook nog geen digitaal archief. Daarom gaan we nog wel printen.

Wij hebben ook gekozen voor de integrale aanpak. Reden waarom wij daarvoor gekozen hebben, is omdat we de aanvraag van de omgevingsvergunning zien als 1 zaak. 1 zaak met 1 resultaat. Bij 1 zaak hoort ons inziens 1 bewaartermijn. Dat is onze motivatie.

Omdat de meeste activiteiten binnen de Wabo een bewaartermijn van permanent hebben, hanteren wij voorlopig deze bewaartermijn voor alle omgevingsvergunning dossiers. Het kan zijn dat we dit aanpassen indien er bijv. alleen de activiteit 'kappen' in de omgevingsvergunning zit.

Permalink Antwoord van Frieke H op 26 Oktober 2010 op 9.53

In Hillegom doen we een poging de modulaire methode in te voeren, maar ik ben er nog niet helemaal uit hoe ik dat in het DMS Decos kan toepassen. Op dit moment mis ik daarin de hiërarchie die je wel terugvind in de Leidraad; de zgn. Hoofd- en Deelzaken. Het wachten is op 4 november als een nieuwe versie van Decos gereleased wordt waarin dit item opgelost schijnt te zijn.

Het idee is een hoofdzaak aan te maken met daarin de documenten betreffende de overkoepelende informatie bij de activiteiten en daaraan deelzaken te koppelen met activiteit-specifieke informatie. Dit geldt voor meervoudige aanvragen.
Bij enkelvoudige aanvragen worden op dit moment zaken aangemaakt gekoppeld aan het werkproces van de betreffende activiteit.
Hier raak ik dus ook in de knel met het toepassen van de theorie in de praktijk, want in theorie zou alles onder het werkproces omgevingsvergunning moeten vallen (daar kan je echter de huidige selectiecriteria niet voldoende toepassen in een digitale omgeving).

Voor wat betreft archivering: Aangezien Hillegom geen machtiging voor vervanging heeft en er nog wat uitdagingen op het gebied van digitaal archiveren op te lossen zijn, is hier het papieren archief leidend. Alle digitale aanvragen worden geprint en -plot en dat hebben we grotendeels uitbesteed aan een lokale reproservice. De eerste ervaringen daarmee zijn goed.

In de analoge situatie ziet het dossier er hetzelfde uit als in de digitale vorm, waarbij we dus 'dossierseries' enkelvoudige aanvragen - meervoudige aanvragen - vooroverleggen - bezwaar-/beroepschriften krijgen. En dit dan zaakgericht, dus bij elke initiatie een nieuw dossier.

Permalink Antwoord van Frieke H op 26 Oktober 2010 op 9.59

en je laatste vraag:
we analogiseren (printen/plotten) alles - aanvraag + bijlagen - , want anders is het dossier uiteraard onvolledig.
En verder op dit moment ook de binnenkomende OLO-attendering (e-mail) t.b.v. vastlegging van het moment van digitale ontvangst.
In de behandelfase ligt het aanvoeren van materiaal deels in handen van de behandelend ambtenaar, maar dat werkt hetzelfde als voorheen.
enkel over het document 'publiceerbare aanvraag' twijfel ik nog: wat is de archiefwaarde daarvan? (moet ik nog nazoeken in de selectielijst en met de juristen kortsluiten)

Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op 26 Oktober 2010 op 10.47

Ik verbaas me een beetje over het gemak waarmee digitale originelen door analoge exemplaren (prints/plots) worden worden vervangen zonder toestemming voor substitutie. Ik mag hopen dat alle digitale stukken uit de OLO na de download (via FTP) en inclusief het digitale overzicht van de stukken en de digitale audittrail van het OLO-gebruik "gewoon" digitaal duurzaam bewaard worden. Of zie ik iets verkeerd ?

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 26 Oktober 2010 op 16.19

Wij kiezen dus ook ervoor om te printen, maar ik zie dit als kopie. Want wij gaan niet het digitale bestand vervangen en daarmee is het dus geen substitutie.

De spagaat waarin samen met ons iedereen in zit is:
1. we hebben geen digitaal archief en
2. we hebben geen substitutiemachtiging.

Een substitutiemachtiging heeft alleen zin als je een digitaal archief hebt.

Dus je moet mijns inziens nu een keuze maken: of je gokt erop dat je momenteel alles digitaal goed kunt opslaan en daarmee digitaal archiveren, of je print het voor de zekerheid. Wij kiezen voor het laatste. Een papieren kopie voor de zekerheid omdat bij ons het papieren archief nog leidend is.

Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op 26 Oktober 2010 op 23.09

Daniëlle,
Het moet m.i. geen óf-óf zijn maar én-én: ook als je de copie bewaard , moet je het digitale origineel niet weggooien, anders is het per definitie (illegale) substitutie. Ook als je nog geen digitaal archiefsysteem (RMA, e-depot) hebt, moet je dus iets verzinnen om de digitale originelen te bewaren. Je zult dus hoe dan ook een digitale strategie moeten uitwerken, (werk)tijd spenderen aan de uitvoering en desnoods daarvoor investeringen doen.


Danielle zei:

Wij kiezen dus ook ervoor om te printen, maar ik zie dit als kopie. Want wij gaan niet het digitale bestand vervangen en daarmee is het dus geen substitutie.

De spagaat waarin samen met ons iedereen in zit is:
1. we hebben geen digitaal archief en
2. we hebben geen substitutiemachtiging.

Een substitutiemachtiging heeft alleen zin als je een digitaal archief hebt.

Dus je moet mijns inziens nu een keuze maken: of je gokt erop dat je momenteel alles digitaal goed kunt opslaan en daarmee digitaal archiveren, of je print het voor de zekerheid. Wij kiezen voor het laatste. Een papieren kopie voor de zekerheid omdat bij ons het papieren archief nog leidend is.

Permalink Antwoord van Danielle Hag op 27 Oktober 2010 op 9.45

Hoi Jules,

mee eens, je moet het digitale origineel inderdaad niet weggooien. Dat doen wij ook niet. Wij bewaren deze op een zo'n goed mogelijke manier. We hopen dat we deze tzt kunnen overzetten naar het digitale archief.