BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Zaakgericht werken en fysieke archivering zaken
Heel veel organisaties werken nu zaakgericht maar hebben ook nog te maken met fysieke dossiers die van deze zaken worden gemaakt.
Wij zijn bezig om volledige substitutie te gaan krijgen maar tot die tijd moeten we voor de te bewaren zaken nog fysieke zaakdossiers maken.
Mijn vraag is hoe ga je deze te bewaren zaken in het archief wegzetten?, dit gebeurde in het verleden met een plaatsingsnummer, maar nu kun je het op zaaknummer wegzetten, alleen dan zal je ruimte moeten vrijhouden voor zaken die nog niet zijn afgehandeld en die er dan later weer tussen moeten komen, dit gaat je waarschijnlijk heel veel ruimte kosten!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Stefan van den Deijssel op
-
Wij hebben Corsa als DMS en gaan binnenkort Liber uitrollen als zaaksysteem. Beide applicaties zijn van BCT, dus dat geeft weinig problemen. Het sociaal domein werkt met de Suite (GWS) van Centric. De koppelingen zijn nog niet live, maar in de testomgeving werkte alles beter dan verwacht.
Jolanda Hof zei:
Stefan van den Deijssel zei:In mijn ogen zijn een zaaksysteem en een DMS twee verschillende systemen. Een zaaksysteem is gericht op het begeleiden van een proces middels een workflow. Een DMS is bedoeld als archief. Het is mogelijk dat deze twee systemen gecombineerd zijn in één applicatie, maar het blijven twee verschillende functies met daarbij verschillende eisen. Dat betekent dat je eisenpakket voor die applicatie best zwaar wordt en de kans dat je dus de perfecte kandidaat vindt wordt dan navenant kleiner. Het nadeel van twee applicaties is dat er een (goede) koppeling tussen beide applicaties moet zijn. Het is dus een afweging die je moet maken. Dat kan per organisatie verschillend zijn.
Ik heb ervaring met zowel een DMS en zaaksysteem in één applicatie als beide in een aparte applicatie. In het eerste geval liepen we tegen de grenzen van de mogelijkheden van de applicatie aan. De applicatie was ook niet echt bedoeld als zaaksysteem, maar had beperkte workflow-mogelijkheden die we daar voor gebruikten. Bij de twee applicaties hadden we problemen met de koppeling, waardoor we maar een beperkt aantal metadata in het DMS kregen en dus dubbele registratie nodig was. We zijn nu bezig met het vervangen van het zaaksysteem, zodat we een goed werkende koppeling krijgen.
In mijn huidige organisatie is het een bewuste keuze om het zaaksysteem en het DMS gescheiden te houden. Het zaaksysteem is bij ons alleen bedoeld voor processen die geen eigen vakapplicatie hebben. De vakapplicatie is leidend, de behandelaars zouden dus alleen in hun eigen vakapplicaties hoeven te werken. We gaan het nieuwe zaaksysteem gebruiken als koppelvlak tussen de vakapplicaties en het DMS. In de testomgeving hebben wij een goede koppeling tussen de vakapplicatie van het sociaal domein en het zaaksysteem (en dus ook het DMS) kunnen testen met goed gevolg.
Mocht je nog meer willen weten, neem dan gerust contact met mij op.
Graag zou ik van je willen weten welk nieuw zaaksysteem jullie nu hebben. Wij hebben momenteel ook Corsa als DMS en zijn bezig met een keuze voor een nieuw zaaksysteem. Gaan we voor 2 in 1 of houden we 2 aparte applicaties? Ook ben ik benieuwd welke vakapplicatie jullie gebruiken voor sociaal domein.
Alvast bedankt voor de info.
-
Permalink Antwoord van Johannes Lijnse op
-
Hoi Stefan,
dank nog voor het uitgebreid delen van je ervaringen!! Was zelf een tijdje druk in de hectiek gericht als externe om projecten succesvol uit te voeren ipv kennis delen/halen.
Ik deel met jou de mening dat het twee aparte werelden zijn: procesondersteuning (intern en vooral ook naar de afnemer toe) en digitale archivering. Ook mooi om te lezen dat er bij jullie wordt gefaciliteerd op vakapplicaties en vanuit daar een slimme afvang van informatiemanagement. Ik zeg bewust geen documentmanagement omdat die vakapplicaties tegenwoordig hoofdzakelijk uit databases bestaan. Dat brengt vaak ook wel nieuwe uitdagingen met zich mee. Archiveer je alleen de eindversie als geheel document (output) en/of ook de losse digitale informatie inclusief metadata. Mooi taakje voor de recordmanager ;-)
@Jolanda: ook dank voor je vervolgvragen.
Stefan van den Deijssel zei:Wij hebben Corsa als DMS en gaan binnenkort Liber uitrollen als zaaksysteem. Beide applicaties zijn van BCT, dus dat geeft weinig problemen. Het sociaal domein werkt met de Suite (GWS) van Centric. De koppelingen zijn nog niet live, maar in de testomgeving werkte alles beter dan verwacht.
Jolanda Hof zei:
Stefan van den Deijssel zei:In mijn ogen zijn een zaaksysteem en een DMS twee verschillende systemen. Een zaaksysteem is gericht op het begeleiden van een proces middels een workflow. Een DMS is bedoeld als archief. Het is mogelijk dat deze twee systemen gecombineerd zijn in één applicatie, maar het blijven twee verschillende functies met daarbij verschillende eisen. Dat betekent dat je eisenpakket voor die applicatie best zwaar wordt en de kans dat je dus de perfecte kandidaat vindt wordt dan navenant kleiner. Het nadeel van twee applicaties is dat er een (goede) koppeling tussen beide applicaties moet zijn. Het is dus een afweging die je moet maken. Dat kan per organisatie verschillend zijn.
Ik heb ervaring met zowel een DMS en zaaksysteem in één applicatie als beide in een aparte applicatie. In het eerste geval liepen we tegen de grenzen van de mogelijkheden van de applicatie aan. De applicatie was ook niet echt bedoeld als zaaksysteem, maar had beperkte workflow-mogelijkheden die we daar voor gebruikten. Bij de twee applicaties hadden we problemen met de koppeling, waardoor we maar een beperkt aantal metadata in het DMS kregen en dus dubbele registratie nodig was. We zijn nu bezig met het vervangen van het zaaksysteem, zodat we een goed werkende koppeling krijgen.
In mijn huidige organisatie is het een bewuste keuze om het zaaksysteem en het DMS gescheiden te houden. Het zaaksysteem is bij ons alleen bedoeld voor processen die geen eigen vakapplicatie hebben. De vakapplicatie is leidend, de behandelaars zouden dus alleen in hun eigen vakapplicaties hoeven te werken. We gaan het nieuwe zaaksysteem gebruiken als koppelvlak tussen de vakapplicaties en het DMS. In de testomgeving hebben wij een goede koppeling tussen de vakapplicatie van het sociaal domein en het zaaksysteem (en dus ook het DMS) kunnen testen met goed gevolg.
Mocht je nog meer willen weten, neem dan gerust contact met mij op.
Graag zou ik van je willen weten welk nieuw zaaksysteem jullie nu hebben. Wij hebben momenteel ook Corsa als DMS en zijn bezig met een keuze voor een nieuw zaaksysteem. Gaan we voor 2 in 1 of houden we 2 aparte applicaties? Ook ben ik benieuwd welke vakapplicatie jullie gebruiken voor sociaal domein.
Alvast bedankt voor de info.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Blijven jullie ook na het vervangingsbesluit zaken van Juridische aard analoog archiveren? Ik vraag dat om rechtbanken vaak geen genoegen nemen met een digitaal exemplaar en KEI is mislukt.
-
-
Ik werk oa bij een omgevingsdienst en de huisjurist werkt nog volledig 'op papier', dus daar ontstaan inderdaad nog veel fysieke dossiers anno 2019. Tevens neemt die organisatie langzamerhand afscheid van een hybride situatie.
Verder ben ik niet goed op de hoogte van de informatiestromen van en naar het OM. Uit ervaringen bij de Politie weet ik dat digitaal werken (en administreren) bij het OM inderdaad nog steeds in de kinderschoenen staat. Om nog maar niet over de rechtspraak te beginnen... ;-)
-
-
Ik vraag het ook omdat we deze week documenten
uit 2007 in origineel aan de Raad van State moesten sturen. Met een fax !!! Is gevraagd of kon worden volstaan met de digitale scans. Daar ging men niet mee akkoord.
-
-
Ah dat is altijd een lastig punt. Hetzelfde geldt voor communiceren cq gegevens uitwisselen met de Belastingdienst, al kun je met hen tegenwoordig vaak prima nieuwe afspraken maken om het werkbaar te houden. Volgens mij is de rechtspraak een van de weinigen partijen in NL in de positie om af te dwingen hoe informatie aan te leveren, maar vraag me niet waarop ik dat baseer. Als het een harde voorwaarde is om het in behandeling te nemen dan heb je niet zo veel andere keuzes denk ik. Zelfde geldt voor de variëteit en wildgroei aan formulieren op gemeente sites. Take it or leave it.
Je ziet het ook nog wel eens terugkomen in zorgketens. Die branche kan volgens mij nog niet zonder de fax.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
