BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Extra beheerskosten door extra aanmaak bestandsformaten

Wetgeving: niet eenvoudig

De Nationale Ombudsman houdt gemeenten voor om het vooral simpel te houden:

Een vindbare, toegankelijke en begrijpelijke overheid voor iedereen is een basisvoorwaarde. Gemeenten zijn daarom continu bezig hun dienstverlening af te stemmen op de behoefte van burgers en ondernemers. Dat schrijft de VNG in een reactie op het rapport 'Houd het simpel' van de Nationale Ombudsman.

Zo'n advies zal een ieder willen omarmen. Echter in plaats van een Algemene Informatiewet komt er steeds meer (informatie)wetgeving, waardoor zelfs ambtenaren door het bomen het bos niet meer zien. Wat hebben we allemaal in de aanbieding: Archiefwet, Wob, nieuwe Wet open overheid, Bekendmakingswet, Wet hergebruik overheidsinformatie en het Tijdelijk Besluit digitale toegankelijkheid Overheid. Oh ja, en daar zouden we de AVG nog vergeten. En ga zo maar door.

Die wetgeving heeft gevolgen voor de manier waarop we documenten en data opslaan en de beschikbaarstelling. Concreet wil ik het hier hebben over de bestandsformaten in relatie tot twee wetten.

Bekendmakingswet en open data

Deze wet wordt gewijzigd zoals ik al eerder schreef op 4 november 2019. Het wordt een inspanningsverplichting om de bestanden ook als open data beschikbaar te stellen. Dat kan niet met pdf, maar pdf is een gangbaar en aanvaard archiveringsformaat.

Informatiesoort Voorkeursformaat Acceptabel formaat (bron: handreiking NA)

Document:

PDF/A-1, PDF/A-2, ODT PDF 1.7, DOC, DOCX

Tijdelijk Besluit digitale toegankelijkheid Overheid

Dezelfde discussie speelt bij het nieuwe Tijdelijk Besluit Digitale Toegankelijkheid. Pdf is niet echt handig zegt Binnenlands Bestuur. Tamelijk ongenuanceerde bewering van wat we toch een autoriteit mogen noemen. Wil Binnenlands Bestuur nog verdere digitale dementie?

Gevolgen

- De gevolgen zullen dubbele opslag/archivering zijn en dubbele kosten.

- De gevolgen voor de vernietiging zijn niet duidelijk. Want alle informatie die je als overheid publiceert. moet je permanent bewaren. Welke versie is dat dan, de authentieke en de publicatieversie?

- Geldt een en ander ook met terugwerkende kracht?

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Jules Lauwerier op 2 December 2019 op 20.11

Informatieverwerking is wat de overheid nu eenmaal doet. Geen wonder dat er in allerlei wetten is opgenomen hoe dit optimaal moet geschieden. Elke wet heeft zijn doel.

De Archiefwet moet borgen dat informatie behouden blijft voor hergebruik in de context van bedrijfsvoering, verantwoording, rechtszekerheid, onderzoek en cultureel erfgoed behouden (vrij naar https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/waarom-archiv...) en dat zo authentiek mogelijk.

De wetten Wob, Woo, Who hebben een andere insteek: informatie ontsluiting en hergebruik buiten de oorspronkelijke context.

Dit verschil leidt ertoe dat de vorm waarin de informatie wordt opgeslagen en aangeboden verschillend is. PDF is een prima formaat voor archivering van informatie omdat het nu eenmaal platform onafhankelijk ondersteund wordt. Dat maakt de kans op ondersteuning in de toekomst groter. Daardoor is kans op onbruikbaar gereduceerd. De kans op manipulatie is ook kleiner o.a. omdat er nu eenmaal geen wijdverspreid gebruik van PDF-editors is.

Voor hergebruik in een digitale context is XML of CSV of platte TXT veel praktischer. Iedereen die wel eens tekst samenstelt weet hoe lastig het kan zijn om te citeren uit een niet optimaal opgeslagen PDF-document. De roep om het oorspronkelijke Word-formaat is dan vaak gehoord.

Als de overheid de maatschappij optimaal wil bedienen zal voor beide doelen het meest geschikte formaat beschikbaar gesteld moeten worden. En ja: dan zegt de Archiefwet dat er 2 versies gearchiveerd moeten worden. Door de AVG ontstaan zelfs nog meer versies omdat er ook een geanonimiseerde publieksversie moet worden gemaakt.

Al deze versies archiveren en beheren kost geld. Ja, dat is dubbel omdat de relevante te behouden informatie niet wezenlijk verschilt tussen de versies. Zolang de Archiefwet uit blijft gaan van het begrip "archiefbescheiden" of de nieuwe versie "document" en het niet over "behouden van (relevante) informatie" heeft, zal dit m.i. zo blijven.

Het is nu aan ons als informatiedeskundigen om bestuurders duidelijk te maken dat archiveren de komende jaren steeds meer geld kost: wat we hebben en blijvend moeten bewaren neemt toe, wat erbij komt is een veelvoud van wat we gewend waren en daar zitten ook nog dit soort bijna-duplicaten tussen en dan ook nog eens naast de analoge ook digitale informatie.

Op naar een nieuw budgetvoorstel voor 2020 en verder dus...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 2 December 2019 op 20.32

Goed advies! Wat de Wet open overheid en AVG had ik dat ook al bedacht. Maar de overheid mag best vooraf inzichtelijk maken wat een en ander tot gevolg heeft, daar zijn toch de uitvoeringstoetsen voor.