BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

bewaartermijnen aanbestedingsdocumenten

Beste vakgenoten.

Zojuist kreeg ik dit document onder ogen. Ik kan het niet zo goed op waarde schatten. Wellicht dat jullie hier een licht op kunnen werpen.

Het zegt, kort door de bocht, dat de bewaartermijn in deze richtlijn prevaleert boven de bewaartermijn uit de selectielijst.

Ik ben benieuwd hoe jullie dit bezien.

bewaartermijn aanbestedingsdocumenten

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Bram van de Ven op 22 November 2019 op 11.13

Reactie van Marjan Dik gisteren

Beste vakgenoten, het bijzondere vind ik dat er gesproken wordt over een minimale bewaartermijn terwijl het in de selectielijsten het om dé bewaartermijn sec gaat. De bewaartermijnen hoeven derhalve niet tegengesteld zijn aan elkaar.

----------------------------

Ik denk dat de termijnen idd niet hoeven te bijten omdat er gesproken wordt over een minimale termijn van 3 jaar.

Maar wat als dat wel een probleem oplevert met de termijn uit de selectielijst. Wat prevaleert er in waarom. Schuif je zomaar de selectielijst terzijde?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 25 November 2019 op 15.21

Europese wetgeving gaat altijd boven landelijke wetgeving. Dus als er een discrepantie is, dan is de Europese regelgeving leidend.

Ik ben het met Marjan eens dat er in dit geval geen strijdigheid is, dus je kunt prima de selectielijst volgen.

Daarnaast is het van belang dat bij het opstellen van een selectielijst ook naar Europese regelgeving wordt gekeken. Dat is in het verleden bijvoorbeeld gebeurd bij de bewaartermijn voor Europese subsidies, die hierdoor in de gemeentelijke selectielijst een andere (langere) bewaartermijn hebben gekregen dan 'gewone' subsidiedossiers.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 November 2019 op 20.52

Het is doorgegeven aan de VNG, hopelijk kan de mutatie nog mee met de aanpassing vanaf 1 januari 2020.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 5 December 2019 op 14.58

Ik heb er even naar gekeken, maar volgens mij voldoet de huidige selectielijst. Die hanteert een bewaartermijn van 3 jaar voor afgewezen offertes van een europese aanbesteding (16.2.2). Het artikel zegt 'minimaal', maar dat betekent dat langer bewaren niet hoeft. Vernietigen na 3 jaar zorgt ervoor datje ook geen risico loopt met betrekking tot persoonsgegevens. De stukken die horen bij de verleende opdracht vallen onder 7 jaar na einde opdracht (16.1 of 16.1.1) , dus langer als de aanbestedingswet zegt.

Let wel: de europese richtlijn is opgenomen in de aanbestedingswet. Het lijkt mij dat er dus inderdaad geen strijdigheid is.

Dat je voorzichtig moet zijn met eventuele persoonsgegevens die voorkomen in de aanbestedingsstukken lijkt me logisch. Het betreft dat waarschijnlijk alleen CV's van medewerkers van de bedrijven die mee hebben gedaan. Daar houdt de selectielijst geen rekening mee.

Het artikel verwijst ook naar de archiefwet, maar de archiefwet schrijft geen bewaartermijnen voor. Dat doet de selectielijst.

Kortom: ik kan niks vinden in dit artikel dat zou moeten leiden tot andere bewaartermijnen in de selectielijst.