BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Oproep update Handreiking vervanging archiefbescheiden
Voor veel DIV-ers is de huidige Handreiking vervanging archiefbescheiden van het nationaal archief een moeilijk te integreren verhaal als het aankomt op de Metamorfoze normen die in de handreiking worden aanbevolen.
Dit werd vanuit een praktijkonderzoek in 2017 bevestigd door een van de opstellers van de Metamorfoze richtlijnen waarover gepubliceerd is in de OD van juni 2017, hieronder citeer ik de conclusies uit dat onderzoek:
Conclusie
De uitkomst van mijn onderzoek is dat scannen voor vervanging door overheden nu nog een brug te ver is.
Deze conclusie baseer ik op de volgende punten:
- Er wordt gebruik gemaakt van een onjuist werkproces.
- Er wordt gebruik gemaakt van apparatuur die ongeschikt is voor digitalisering conform richtlijnen voor informatiebehoud.
- Er is onvoldoende kennis aanwezig om te scannen voor vervanging
einde citaat.
Dat kan zo zijn, maar we hebben nou eenmaal te maken met de werkelijkheid en die werkelijkheid is dat we niet allemaal het geld hebben van het nationaal archief om hoogwaardige professionele scan-apparatuur in te zetten en ook om moeten gaan met scans die door de organisatie op multifunctionals worden gemaakt.
Nu wordt er vanuit het Nationaal Archief een oproep gedaan om mee te werken aan een enquete over een update op de handreiking. volg deze link voor de bewuste enquete
Bij deze ook vanuit Breed een nadrukkelijke oproep aan de Breed-community om deel te nemen aan betreffende enquete. De DIV wereld is gebaat bij toepasbare en begrijpelijke normen die uitgaan van de realiteit van vandaag, dus bijvoorbeeld ook hoe om te gaan met input van multifunctionals of standaard scanners zoals ze bij de meeste DIV afdelingen in gebruik zijn.
Laat deze kans op inbreng niet lopen, maar reageer op de enquete. deze loopt tot 6 december.
Ik ben heel benieuwd :-)
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Er moet gewoon onderscheid gemaakt worden tussen Backlog en Going concern. De wetgeving loopt jaren achter. Daarnaast zouden wat mij betreft de principes van archivering by design uitgewerkt moeten worden.
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Als we nog even de benckmark DIV van KBenP erbij pakken: https://systemeninbeeld.nl/wp-content/uploads/2019/05/OD_4_Goettsch...
Opmerkelijk is dat substitutie nog steeds bij weinig gemeenten geregeld is.
We hebben het hier over een artikel uit mei 2019. Dat betekent dat de meeste gemeenten nog steeds dagelijks papier archiveren. De komst van de handreiking heeft er niet voor gezorgd dat dat veel minder is geworden. Kunnen we 'voorzichtig' concluderen dat de handreiking geen succes is geworden?
-
Permalink Antwoord van Roland Bisscheroux op
-
@ Yvonne: is Going concern dan minder belangrijk dan Backlog?
Volgens mij is de wetgeving niet het probleem maar de stap naar volledig digitaal werken.
Ik zou zeggen: rond het papieren tijdperk af en vervang de hybride periode met terugwerkende kracht volgens Metamorfoze. Dit betekent opnieuw scannen van de te bewaren numerieke reeks (en besteedt dit uit). Vanaf dat moment zijn er nog de inkomende stukken die gecontroleerd gescand kunnen worden en de zeldzame stukken die daadwerkelijk ondertekend moeten worden.
Yvonne Welings zei:Er moet gewoon onderscheid gemaakt worden tussen Backlog en Going concern. De wetgeving loopt jaren achter. Daarnaast zouden wat mij betreft de principes van archivering by design uitgewerkt moeten worden.
-
-
Het opnieuw scannen van numerieke series is net zo'n slecht idee als er papieren dossiers van vormen. De meeste gemeenten zijn al aan hun tweede zaaksysteem/dms bezig, dus je zal scans moeten toevoegen aan legacydata. Waar begin je dan aan? We hebben toch wel serieuzere uitdagingen.
Yvonne heeft een heel goed punt: de eisen voor het toevoegen van scans aan de dagelijkse administratie is heel wat anders dan bijvoorbeeld een oude serie bouwvergunningen scannen. Als ik zie wat er bij mijn gemeente nog dagelijks wordt gescand, dan is dat heel minimaal. En 95% dat niet voor blijvende bewaring in aanmerking komt. Als je hier eens een goede kosten-baten-analyse van maakt, dan ga je daar echt geen scanners van 80.000 euro voor kopen.
Het zou helpen als het volledig uit de archiefwet zou verdwijnen. Als je oude series wilt scannen, leg dan vast hoe je dit doet. Maar voor postintake bij een gemeente vind ik het totaal niet zinvol.
-
-
@ Jean-Luc: ik mag toch niet hopen dat BHIC hybride archieven accepteert? want waar begin je dan aan?
Dus inderdaad: complete digitale dossiers maken met de vervangen numerieke reeks. Dat is een win-win situatie: voor de eigenaar en voor de bezoeker. De gemeente Purmerend pakt op dit moment op deze manier het blok 2010- aan. Kan dus wel...
En archief is archief, met twee maten meten bestaat niet. Daarvoor zijn overigens geen scanners van 80.000 euro nodig, maar een scanner die een bestand kan opleveren dat gecontroleerd kan worden volgens de Metamorfoze norm.
-
-
Roland, ja dat is anders, ouder dan twintig jaar direct opname in het eDepot.
-
-
Nog een nuancering ten opzichte van de opmerking van geheel digitaal. Steeds meer gemeenten zien af van vervanging van sommige brondocumenten in verband met identiteitsfraude. Het valt me op dat we nu pas ontdekken wat de gevolgen van vervanging kunnen zijn.
-
-
Roland, hoe dat bij het BHIC gaat weet ik niet. Je zou het daar kunnen navragen.
Je legt met jouw verhaal wel heel duidelijk bloot waar het m.i.om gaat: het gat tussen erfgoedsector en business. Archiveren lijkt een doel op zich. Het is natuurlijk heel fijn dat een bezoeker van een erfgoedcentrum straks keurige dossiers kan raadplegen, op het hoogst denkbare kwaliteitsniveau. Maar, voor een gemeente is de postintake niet meer dan ondersteuning van de werkzaamheden van de organisatie. Vrijwel alles komt voor vernietiging in aanmerking. Het is toch onzinnig om daar de hoogst denkbare kwaliteitsnorm voor te gebruiken?
En gaan ze in Purmerend voor de zekerheid het papier nog bewaren, voor als er over 10 jaar nóg betere scanners zijn?
Roland Bisscheroux zei:@ Jean-Luc: ik mag toch niet hopen dat BHIC hybride archieven accepteert? want waar begin je dan aan?
Dus inderdaad: complete digitale dossiers maken met de vervangen numerieke reeks. Dat is een win-win situatie: voor de eigenaar en voor de bezoeker. De gemeente Purmerend pakt op dit moment op deze manier het blok 2010- aan. Kan dus wel...
En archief is archief, met twee maten meten bestaat niet. Daarvoor zijn overigens geen scanners van 80.000 euro nodig, maar een scanner die een bestand kan opleveren dat gecontroleerd kan worden volgens de Metamorfoze norm.
-
Permalink Antwoord van Denny Schouten op
-
Het afzien van vervanging is volgens mij niet vreemd: als je nog maar weinig fysieke stukken ontvangt, kan je er voor kiezen deze te digitaliseren en volledig digitaal af te handelen. De fysieke versie zet je in het archief op vernietigingsjaar of in een doos te bewaren stukken. Bij overbrenging breng je volledig digitale dossiers over naar het e-depot en je levert de dozen numeriek gearchiveerde bewaarstukken mee. Dat zullen er zeker voor gemeenten niet zo veel zijn. Daar moet de archiefbewaarplaats het dan wel mee eens zijn, maar je voldoet er volgens mij wel mee aan de wet.
-
-
Denny, dat klopt, ik zie ook dat verschillende gemeenten zo redeneren. Een opmerking van de erfgoedinspectie heeft me aan het denken gezet: digitaal werken is iets anders dan digitaal archiveren. Wat dat betreft staat het denken over digitaal archiveren nog echt in de kinderschoenen. Welke risico's kunnen en mogen genomen worden? Moeten alle documenten gemetadateerd worden met het TMLO, of mag het een onsje minder? Het TMLO staat niet in de wet. Wat dat betreft is me ook opgevallen dat we weinig landelijke ondersteuning krijgen. Je ziet dat nu met algoritmes, vanaf 1 januari 2020 te bewaren door gemeenten. Maar wat gaan we dan archiveren? Gemeenten moeten veel, maar zeg maar hoe. Kennisdelen is een, maar volgens mij is het nu tijd om kennis te ontwikkelen hoe het echt moet.
-
-
Yvonne, daar ben ik het mee eens. Er wordt een hoop gezegd over hoe het allemaal zou moeten, maar het is vaak niet werkbaar in de dagelijkse praktijk. Ons vak is voor een belangrijk deel gericht op het werken met informatie in het nu en niet alleen op het kleine percentage gemeentelijke stukken dat voor permanente bewaring in aanmerking komt.
TMLO an sich is een mooi instrument, maar veel vakapplicaties hebben toch echt andere, aanvullende metadata-eisen. Ik denk dat het vooral belangrijk is een goede vertaalslag te maken tussen metadata in vakapplicaties en de TMLO. Dan kan er een goede overbrenging naar het een e-depot worden gerealiseerd. En ook hier geldt weer: veel informatie is te vernietigen materiaal. Dan is een koppeling naar een e-depot ook lang niet altijd nodig.
Uiteraard geldt dat voor sommige organisatie (het Rijk, ZBO's) er andere percentages gelden voor de hoeveelheid te bewaren materiaal. Je moet volgens mij dan ook per organisatie kijken wat een goede oplossing is.
Yvonne Welings zei:Denny, dat klopt, ik zie ook dat verschillende gemeenten zo redeneren. Een opmerking van de erfgoedinspectie heeft me aan het denken gezet: digitaal werken is iets anders dan digitaal archiveren. Wat dat betreft staat het denken over digitaal archiveren nog echt in de kinderschoenen. Welke risico's kunnen en mogen genomen worden? Moeten alle documenten gemetadateerd worden met het TMLO, of mag het een onsje minder? Het TMLO staat niet in de wet. Wat dat betreft is me ook opgevallen dat we weinig landelijke ondersteuning krijgen. Je ziet dat nu met algoritmes, vanaf 1 januari 2020 te bewaren door gemeenten. Maar wat gaan we dan archiveren? Gemeenten moeten veel, maar zeg maar hoe. Kennisdelen is een, maar volgens mij is het nu tijd om kennis te ontwikkelen hoe het echt moet.
-
Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op
-
Het blijft toch wonderlijk dat we het zelfs niet eens kunnen worden over wat voor normen je moet hanteren voor het scannen van documenten.
Feit: Metamorfoze richtlijnen zijn geschreven voor de erfgoedsector.
Feit: 99% van de gemeenten passen scanners toe die niet KUNNEN voldoen aan hetgeen Metamorfoze vraagt.
Feit: Metamorfoze is ook niet persé nodig om een kwalitatief voldoende scan te kunnen maken met standaard middelen, zonder dat de integriteit van het gescande document gecompromitteerd wordt.
Feit: Met een adequate kwaliteitsborging bereik je ook voldoende zekerheid.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
