BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Registratie interne en uitgaande documenten

Binnen onze gemeente is de discussie ontstaan waar de verantwoordelijkheid voor de registratie van interne en uitgaande documenten zou moeten liggen. Het probleem is dat de ambtenaar helemaal niet of in zeer beperkte mate metadata meegeeft aan een document dat in ons DMS wordt opgeslagen. In de praktijk komt het er op neer dat DIV de stukken niet alleen archiveert, maar vrijwel ook nog volledig moet registreren. Gezien de omvang van de uitgaande en interne post, afgezet tegen de bezettingsgraad bij DIV, is dit onmogelijk bij te houden. De achterstanden stapelen zich dan ook wekelijks op.

De vraag die naar boven komt is of de registratie wel bij DIV zou moeten liggen of bij (het secretariaat van) de vakafdeling? Hoe is dit bij andere organisaties afgesproken? Wie is er verantwoordelijk voor de registratie van de uitgaande en interne post?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Marco Klerks op 14 Oktober 2010 op 19.30

In Den Bosch:
- Analoog:
-- ingekomen door DIV
-- uitgaand door meestal secretariaat en soms DIV
- Digitaal:
-- Alles door de behandelaar

Goed, en met die informatie kun je volgens mij helemaal niks. :-)

Mijn persoonlijke mening: proces-afhankelijke metadata kan beter door de behandelaar ingevuld worden, terwijl niet-proces-specifieke informatie beter centraal (DIV) geregistreerd kan worden.

Stof tot nadenken: Wat is de meerwaarde van het registreren voor de medewerker? En voordat je antwoord gaat geven, is dat écht waar die medewerker 's nachts van wakker ligt?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Leon Maas op 18 Oktober 2010 op 14.23

Hoi,

Bij de meeste gemeenten is inkomend DIV en de uitgaande de vakambtenaar. Indien je een slim sjablonensysteem hebt zoals Smart Document of MIT-Office ,dan kun je dit systeem koppelen aan het DMS en per sjabloon automatisch metadata meegeven. Hierdoor krijg je niet alleen uniformiteit maar bespaart ook ontzettend veel werk voor DIV en de vakambtenaar.

Grt. Leon Maas

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan Drenthen op 20 Oktober 2010 op 20.00

@Marco: Meerwaarde voor de medewerker ligt uiteraard in de vindbaarheid en toegankelijkheid van de documenten (of zou dat moeten zijn). In de praktijk maken ze zich er niet druk om en wordt er van uit gegaan dat DIV alles wel registreert. Én dat alles in de papieren dossiers teruggevonden kan worden (wat dus niet zo is).

@Ria: Bedankt voor je reactie; ik was graag langsgekomen maar de 26e komt helaas slecht voor me uit.

@Leon: We maken inderdaad gebruik van Smart Documents, maar de velden die eventueel door het DMS overgenomen kunnen worden (zoals afzender, onderwerp) zijn niet verplicht, hetgeen in de praktijk betekent dat de medewerkers zo snel mogelijk doorklikken en niks invullen. Bovendien is het onderwerp van een brief vaak anders en uitgebreider dan het onderwerp wat wenselijk is om in Corsa mee te geven.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van sandra Sip op 1 December 2010 op 20.31

Hoi Arjan,

Wij zijn als Corsa gebruiker vanaf 1 maart digitaal en zaaksgewijs gaan werken. Voorheen werkte we met Post4U en hadden we jaarlijk 18.000 registraties. Door de vernieuwd werkwijze telt Corsa nu al dik 32.000 registraties. Dit heeft zeker impact op de DIV bezetting. Maar eerst onze werkwijze:

Alle ingekomen post wordt door DIV (via het DSP) geregistreerd en een zaak wordt aangemaakt, of het document wordt gekoppeld aan een al lopende zaak. Uitgaande brieven worden via Corsa Case automatisch aan de zaak gekoppeld. Indien men op een andere manier correspondeerd (bijv email) dan moet men deze zelf nog toevoegen. De origineel uitgaande brieven gaan nu nog via het tekenboek naar DIV, die scant de getekende exemplaren, en omdat er op deze brieven een zaaknummer staat is het eenvoudig deze toe te voegen.

Daarnaast gaan we volgend jaar de digitale handtekening invoeren, wat dus inhoud dat de uitgaande brieven niet meer via DIV hoeven, door het plaatsen van de handtekening is die achteraf scan dus niet meer nodig. De uitgaande brieven worden dan ook zelf door de medewerkers uitgeprint en in een enveloppe gedaan. Wanneer een uitgaande brief wordt gemaakt via Smart Documents en gekoppeld aan de case in Corsa moet men het registratie scherm invullen. Wat door Corsa al gevuld is is de geadresseerde, de datum van opmaak brief. Men hoeft enkel nog de inhoudsomschrijving in te geven (=verplicht veld). Dus dat valt reuze mee.

Daarnaast is gebleken in de 9 maanden dat we nu digitaal en zaaksgewijs werken dat er veel initiatieven liggen op de afdelingen die starter zijn voor een zaak. Dus hebben we afgelopen week veel beleidsmedewerkers training gegeven dat zij zelf zaken kunnen gaan aanmaken. De verantwoordelijkheid wordt dus bij de medewerkers gelegd. Uiteraard is DIV standby dat mocht het niet lukken oid dat DIV het aanmaken van een zaak voor hen doet (net als voorheen)

Dit alles geld ook voro de interne post, wanneer vanuit een lopende zaak een B&W besluit gemaakt moet worden hangt deze automatisch aan de zaak. Na besluit, wordt de ondertekende versie bij DIV gescand en extra toegevoegd aan de zaak. Wanneer het om een initiatief nota gaat, kan de medewerker nu zelf een zaak opstarten, of DIV registreerd deze als het niet lukt.

Maar ook wij zijn tegen die achterstanden aangelopen hoor. We hebben dan ook al vanaf maart 1 extra fulltimer er bij, en sinds de zomer vakantie nog 2 bijna fulltimers. Door de inzet van de vakantiekrachten (zij blijven tot begin 2011) kunnen we nu wel zeggen dat we helemaal geen achterstand meer hebben met het registreren in Corsa (maar we komen van een achterstand van dik 1300 uitgaande brieven, wel gescand maar niet afgeregistreerd).
Waar we nu nog achterstand in hebben is het digitaal archiveren.
Daarom gaan we ook starten met het automatisch aanmaken van een dossier op het moment dat er een nwe zaak wordt gestart (afgekeken van een andere gemeente ;-)).

Ik hoop dat je hier wat mee kunt. Heel veel succes .
Sandra Sip
Informatiemanager DIV