BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Vervanging via diverse wegen
Het is 2019 en voorzover nog niet bekend: ook op andere plaatsen dan centraal via DIV vindt vervanging plaats. Medewerkers scannen documenten die ze niet bewaren of maken foto's van documenten die ze in het systeem opnemen. De papieren documenten gaan de papierbak in.
De vervangingsprocedures in het gemiddelde Handboek zijn daardoor niet volledig.
Wie heeft daarop het Handboek vervanging aangepast / neemt dit mee in het vervangingsbesluit?
Of is het hele vervangingsverhaal inmiddels wel achterhaald? We richten ons op beheer van digitale documenten, ongeacht de manier waarop ze tot stand zijn gekomen.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jochem van Abel op
-
Hartstikke bekend. We gaan proberen hier grip op te krijgen door de recent geïmplementeerde nieuwe werkplek vergezeld te laten gaan met een nieuwe manier van werken. De verantwoordelijkheid voor de kwaliteit van de stukken komt steeds meer bij de afdelingen zelf te liggen. De DIV-afdeling helpt de afdelingen met advies en applicaties om dit mogelijk te maken.
-
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
precies.
Maar wat vind je van de rompslomp/formaliteiten rondom vervanging? Als het uitgangspunt is dat documenten worden gedigitaliseerd, dan is het digitale exemplaar leidend <punt> en ga je je digitale documenten beheren.Ik kan me moeilijk voorstellen dat jullie de medewerkers gaan vragen iedere vervanging te documenteren e.d. Dat enkele papieren stuk, waarom daarvoor al dat gedoe?
-
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ik kan me vinden in je gedachtegang van de rompslomp. Liever dan al dat gedoe rondom vervanging zou ik verplichte audit met kwaliteitseisen (gewoon een heldere norm) als veel efficiënter ervaren.
Besluitvorming t.b.v. vervanging vind ik wel relevant voor backlogging, bijvoorbeeld als je bouwvergunningen uit 1940 wil vervangen.
De ene vervanging is de andere niet.
-
-
-
voor scannen van oude bestanden vind ik het weer wat anders. Als je dat gaat doen moet je het documenteren.
Ik ben ons handboek aan het actualiseren; hier ga ik in opnemen wat verwacht wordt als elders gescand wordt.
Yvonne Welings zei:Ik kan me vinden in je gedachtegang van de rompslomp. Liever dan al dat gedoe rondom vervanging zou ik verplichte audit met kwaliteitseisen (gewoon een heldere norm) als veel efficiënter ervaren.
Besluitvorming t.b.v. vervanging vind ik wel relevant voor backlogging, bijvoorbeeld als je bouwvergunningen uit 1940 wil vervangen.
De ene vervanging is de andere niet.
-
-
-
Metadatering en beheersomgeving zijn relevant. Wat ik bij veel handboeken zie, is dat wat wordt beschreven niet overeenkomt met de daadwerkelijke inrichting en uitvoering van het proces. Zo ken ik nog geen een gemeente die het TMLO heeft ingevoerd in het DMS. Toch staat dat in handboeken vermeld als zijnde de werkwijze.
-
-
-
@Bert, ik denk dat ik het zo op ga nemen: dat is wat gebeurt. En daarbij wat ik weet van de instellingen van de multifunctionals. Bij ons zijn ze standaard ingesteld op scannen naar PDF met 300dpi. Dat is het dan.
Zo heb ik in elk geval een idee wat er in het archiefsysteem wordt opgenomen en kan het verdere beheer daarop afgestemd worden.
TMLO? Nee, op die basis is geen van de gebruikte systemen ingericht en dat kan ik dus ook niet opnemen. Het vier-ogen-principe kan ik ook niet garanderen.
Zo bezien is het een aardige bende en hebben we onze informatiehuishouding niet op orde.... Dat weten we en daar kunnen we dus aan werken. Met een eerlijk Handboek en stappen en stapjes naar verbetering, al dan niet gedocumenteerd. Geen vanachter het bureau opgesteld ideaal nep-Handboek.
-
-
-
Precies een eerlijk handboek en gewoon een beperkte metadataset.
-
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Eerlijk gezegd denk ik dat de eisen voor vervanging ooit zijn bedoeld voor backlog scanning. Deze eisen zijn ten onrechte een op een overgenomen voor de dynamische omgeving. En daar zitten we nu mee. Ook bij mijn gemeente zie ik diverse scanprofielen, voor het zaaksysteem, financieel pakket, wmo en ook multifunctionals. De scanprofielen verschillen weer in de gebruikte modules, bijvoorbeeld KTM bij factuurherkenning. En nou moet je daar een generiek handboek voor maken? O ja, de aktes van de burgerlijke stand zijn buiten de deur gescand.
Wat ik ergerlijk vind is dat elke archivaris weer z'n eigen eisen kan stellen. De ene stelt wél eisen aan de beheeromgeving en de andere niet. En het gevolg? Ik heb nog even de benchmark DIV van KBenP erbij gepakt:
Opmerkelijk is dat substitutie nog steeds bij weinig gemeenten geregeld is.
Dit gaat dus over 2018. Het jaar waarin nog steeds tijd genoeg is om een hybride archief te blijven maken :D
Overigens staat er nog een leuke conclusie in:
Bij zeer weinig van onze klanten zien we dat digitale gegevens vernietigd worden, terwijl de bewaartermijnen al verstreken zijn.
-
-
-
Heb jij een link naar die benchmark Jean-Luc?
Jean-Luc, je zou zo maar gelijk kunnen hebben. Vanaf het begin af aan heb ik die Archief2020 richtlijnen zo typisch gevonden. Metaformoze eisen voor scanning en dan niet nadenken over een digitale duurzame beheersomgeving. Inderdaad opereert iedere archivaris weer anders, wij checken het handboek hoe het in de praktijk is ingericht en dat werkt vaak positief, omdat daar kwaliteitsverbeteringen uit voort vloeien.
ik kan me nog de tijd herinneren dat de provincie Noord-Brabant 200 dpi meer dan voldoende vond en dat wij liever 300 dpi hadden. We hebben behoefte aan richtlijnen waar je wat aan hebt.
-
-
-
-
-
Yvonne, dat ben ik niet met je eens. De beheeromgeving is natuurlijk belangrijk, maar dat is het veel breder ook voor digital born. Juist de beheeromgeving betrekken bij de eisen voor scanning heeft zoveel extra beheerslast opgeleverd. En de ene archivaris doet dat wel en de andere weer niet, ondanks een duidelijke landelijke richtlijn (de handreiking). En in de archiefregeling staan ook geen eisen mbt de beheeromgeving irt vervanging.
Yvonne Welings zei:Metaformoze eisen voor scanning en dan niet nadenken over een digitale duurzame beheersomgeving.
-
-
-
ik denk dat dat debet is dat de Archiefregeling niet duidelijk is. De Archiefregeling stelt alleen eisen aan papieren archieven. Mijn verwachting is dat hoofdstuk 6 van de Wet open overheid dit gaat veranderen.
Net zo als het TMLO niet of nauwelijks volledig wordt toegepast, voldoet geen een multifunctional aan Metamorfoze eisen. Ik had bij de beheersomgeving moeten nuanceren voor backlogging processen, maar dan nog denk ik dat het RMA steeds meer gaat functioneren als een eDepot.
-
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
