Duurzaam Toegankelijk Op Orde: Wat gaan we doen?

Onlangs (Augustus 2019) is gestart met het project Digitaal Toegankelijk Op Orde (DTOO) als vervanging van Digitale Archieven Op Orde (DAOO). Het programma is praktisch van aard en legt de nadruk op de ‘Hoe’ vraag voor het duurzaam toegankelijk houden van digitale informatie

Urgentie neemt toe

Veel gemeenten ervaren dat digitaliseren iets anders is dan gestructureerd archiveren en daardoor het kunnen eenvoudig kunnen zoeken, vinden en presenteren van informatie. De behoefte aan structuur voor het kunnen zoeken en vinden van informatie in en over systemen en organisaties neemt sterk toe. Ook door nieuwe wetgeving. Denk alleen maar aan de Wet Open Overheid, de AVG en de Omgevingswet. 

Duurzaam Toegankelijk Op Orde en Proeftuinen WOO.

Vanuit het programma Duurzaam Toegankelijk wordt nadrukkelijk samengewerkt met projecten voor de Wet Open Overheid. Hierdoor wordt overlap voorkomen en worden gezamenlijke oplossingsrichtingen verkend en oplossingen vormgegeven.

Van Wat naar Hoe

Er is al veel geschreven voor gemeenten wat je moet doen. Maar gemeenten hebben steeds meer behoefte aan invulling van de vraag: Hoe dan? De praktische invulling heeft nog (vervolg)stappen nodig. Het project Duurzaam Toegankelijk Op Orde (DTOO) gaat samen met koplopergemeenten de missing-link vanuit de praktijk invullen, waardoor gemeenten drempelvrij een vervolgstap kunnen zetten naar het ‘Hoe’ van digitaal duurzaam toegankelijk werken. Het project DTOO doet dit door praktijkbeproevingen met kopgroep-gemeenten centraal te stellen en op basis daarvan tot een aanbeveling te komen voor overige gemeenten.

Er worden vijf projecten onderscheiden die elk met enkele kopgroepgemeenten vormgegeven gaan worden:

1. Archiving by design: Hoe zetten we praktisch gezien ‘Archiving by design’ op? Het is nu een containerbegrip waar veel definities over zijn. Hier hanteren we de volgende ‘definitie’: Informatie uit het werkproces duurzaam toegankelijk maken en houden, zonder dure maatregelen achteraf. Kortom, Hoe kun je het archiefproces gestroomlijnd vormgeven van het ontstaan van het document (documentcreatie) tot en met vernietigen of permanent te bewaren. Archiving by design is niet alleen een technisch proces, maar nadrukkelijk (ook) een organisatie-veranderingstraject.

2. Preservatie: Bij punt 1 hebben we Archiving by design gedefinieerd, waarbij ook een keuze is gemaakt voor bestandsformaat. Bij preservering gaan we naar de toekomst toe ervoor zorgen dat informatie wat betreft vorm, inhoud, structuur, samenhang en gedrag toegankelijk blijft. Er ontstaan drie hoofdvraagstukken:

De eerste is: Moeten we permanent te bewaren stukken in een extern e-Depot plaatsen, wat is daarbij dan nodig? (Moet er eigenlijk nog veel geregeld worden wanneer Archiving by design van punt 1 goed is doorgevoerd in de organisatie?) of kunnen we dat net als een archiefbewaarplaats als zorgdrager zelf vormgeven?

De tweede vraag is: Heb ik een e-Depot nodig of kan ik preservatie binnen een zaaksysteem of taakspecifieke applicatie vormgeven en wat is daarvoor nodig?. Een marktverkenning kan hierbij inzage geven: Wat is er in aanbod voorhanden? Hierbij ook kijkend naar binnen de overheid ontwikkelde oplossingen. Daarnaast zal een verkenning plaatsvinden bij gemeenten naar reeds in gebruik zijnde arrangementen voor eDepotvoorzieningen en de opgedane ervaringen / aanbevelingen.

De derde vraag is: Hoe geven we tijdreizen vorm. Doen we dat in de metadata? Taalgebruik wijzigt, organisaties wijzigen en zo zijn er meer onderdelen in metadata die in de toekomst wijzigen. Hoe geven we dit proces vorm?

3. Zoeken en vinden van informatie : In Zaaksystemen, DMS-en, RMA’s en Taakspecifieke applicaties en (in de toekomst) e-Depots worden grote hoeveelhedeninformatie opgeslagen. Vraag is hoe kunnen we gestandaardiseerd zoeken en ontsluiten? Niet alleen binnen een systeem maar ook over systemen heen. Niet alleen gestructureerde data maar ook ongestructureerde data als eMail of data afkomstig uit Sharepoint of (externe) omgevingen waarin bijvoorbeeld videotulen staan.

4. Tonen van informatie, rekening houdend met AVG eisen: Dat klinkt als een open deur, maar publiceren is complex: Niet alle gegevens mogen in het kader van de AVG getoond worden. Hoe sla je dan gegevens op en hoe ga je anonimiseren? Ook de wijze waarop je gegevens toont en presenteert is van belang. Immers de burger en ondernemer kent onze wijze van metadateren niet. Kan hij dan gebruik maken van synoniemen? Hoe kan de samenhang geborgd worden? Uit welke bronsystemen moeten gegevens getoond kunnen worden en in welke vorm?

5. Vernietigen van informatie: Vernietigen van informatie. Vragen zijn o.a.: Vernietigen we alleen stukken van de selectielijst die niet openbaar zijn gemaakt? En als we vernietigen moet dat dan niet context bepaald zijn? Een dossier kan vernietigd worden, waarbij documenten die in andere dossiers ook gebruikt worden bewaard moet blijven. Er kan dan een splitsing ontstaan tussen vernietigen van een document en het laten staan van metadata (of het aanpassen van metadata) om de context te borgen. Hoe geef je dat vorm? Last but not least: Vernietigen van informatie die ketenbreed gebruikt wordt. 

Aanmelden als Kopgroepgemeente:

Als gemeente je kennis en ervaring willen delen? In kleine groepen (maximaal 3 koploper gemeenten per project) met elkaar uitwerken hoe gemeenten eenvoudig stappen kunnen zetten met duurzame toegankelijkheid?

We zoeken mensen met inhoudelijke kennis en ervaring met een (of meerdere) van de geschetste projecten. Door te werken met kleine groepen kunnen we digitaal overleggen (mail en skype) en informatie snel uitwisselen en komen tot een invulling van de HOE vraag per project. Het aantal keren dat we overleggen zal rond de 5 keer liggen.

Interesse? Neem contact op met de projectleider Kees Groeneveld: 06-46593567 of kees.groeneveld@vng.nl