BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Aanpassingen in selectielijst 2017 na actualisatie 2020 en Selecttool

L.S.

Binnenkort komt er een nieuwe versie van de VNG selectielijst 2017, actualisatie 2020. Ik heb in april jl. tijdens de consultatieronde aan de VNG een aantal wensen t.a.v. de selectielijst in Excel en Selecttool doorgeven waarmee het gebruik van deze hulpmiddelen kunnen worden vergroot. Zie hieronder mijn wensen.

Weet iemand of de VNG deze wensen ook daadwerkelijk zal gaan doorvoeren in het nieuwe Excelbestand en in de Selecttool? Of kan anders dit binnenkort aan de orde worden gesteld in de VNG Archiefcommissie?

Groet,

Jeroen Arkesteijn

Wat betreft de selectielijst in Excel

In dit hulpmiddel zou een heldere toelichting en een opsomming van concrete producten en diensten het gebruik stimuleren.
Tevens zou het veel schelen als het Xls-bestand op een of andere manier kan worden vormgegeven dat de belangrijkste kolommen (kolom A t/m N) leesbaar op A3 kan worden uitgeprint.
Tot slot, is het mogelijk om hetzelfde Xls-bestand als CSV-bestand en/of als Xml-bestand beschikbaar te stellen? Dan kan een ieder de inhoud van de selectielijst eenvoudig importeren in het eigen DMS en of Zaaksysteem. Niet iedereen maakt immers gebruik van de I-Navigator van de SDU.

Wat betreft de Selecttool

Voor het bepalen van de werkprocessen wordt veelvuldig gebruik gemaakt van dit hulpmiddel. We missen echter bij diverse processen concrete voorbeelden van producten en diensten die bij de processen thuishoren. Als er namelijk voorbeelden staan, word je als gebruiker in een richting van denken geleid en krijg je meer duidelijkheid over je eigen documenten.
Daarnaast zou het mooi zijn als je in de Selecttool in een oogopslag kan zien onder welk taakveld c.q. taakvelden een bepaald werkproces valt.

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Henry van der Zwan op 21 Augustus 2019 op 16.08

Hoi Jeroen, ik neem aan dat de wijzigingen pas beschikbaar komen na definitieve vaststelling/ publicatie. Dit zal naar verwachting begin 2020 zijn (zie ook de ledenbrief van gisteren van de VNG) https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid... In de brief wordt overigens aangegeven dat de SelectTool inderdaad wordt geüpdatet.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 21 Augustus 2019 op 17.04

Als aanvulling, de VNG moet formeel toestemming vragen aan het Nationaal Archief kan niet zelf de wijziging vaststellen. Hierop wordt gewacht, vandaar dat in de ledenbrief wordt gesproken over ontwerp.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 22 Augustus 2019 op 9.41

Ik zou deze vraag stellen aan de archiefcommissie zelf: archief@vng.nl.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jeroen Arkesteijn op 22 Augustus 2019 op 10.18

geode tip. Ik heb net de mail verstuurd en ben benieuwd naar de reactie.

Marieke Klomp zei:

Ik zou deze vraag stellen aan de archiefcommissie zelf: archief@vng.nl.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Kees-Jan Vermeulen op 26 Augustus 2019 op 8.43

Hallo Jeroen,

ik kan niks beloven over concrete producten. Ik ga er naar kijken. Overigens staan er natuurlijk al wel een aantal producten genoemd in de toelichting van de selectielijst.

In de Selecttool zit achter het knopje 'download' een excelversie die je zelf kan aanpassen en dus ook op A3 kan uitprinten.

Tot slot: de commissie is aan het kijken of de selectielijst ook als api of wiki uitgebracht kan worden. Ik weet niet hoever het daarmee staat, maar de bedoeling is dat andere systemen die bestanden kan makkelijk kunnen gebruiken.

Voor de selecttool zelf:

het is bijna niet mogelijk om deze simpele tool alle producten te vermelden. Dat kost veel onderhoud en kan je nooit up tot date houden. Tip: voeg zelf producten toe aan de selectielijst (excelversie) die achter de tool zit.

De taakvelden hebben we bewust weggelaten uit de Tool: de meeste processen zijn generiek en dus taakveldonafhankelijk. Er moesten bovendien keuzes worden gemaakt in het aantal velden dat getoond wordt in de tool, meer velden levert namelijk ruimtegebrek op.

Ik zal nog gaan kijken of we nog wat kunnen aanpassen. Dat ga ik pas doen als de selectielijst definitief wordt en de nieuwe versie van de Tool moet worden opgeleverd.