BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Videotulen /archivering raadsinformatie

Ik zie in het verleden verschillende discussies over videotulen. Daarbij krijg ik de indruk dat er nog veel vragen leven op dit punt.

NotuBiz heeft de afgelopen maanden geinvesteerd in tooling om raadsinformatie te kunnen archiveren en overdraagbaar te maken naar een bewaarplaats. We hebben hier veel contact over met griffiers en verschillende pilots worden momenteel opgestart. Daarbij hebben we het idee dat we binnenkort een sluitende oplossing kunnen leveren t.a.v. het recordmanagement van raadsinformatie en zouden we ook graag pilotten mbt de duurzame toegankelijk van raadsinformatie na overdracht met archiefinstellingen.

In de praktijk lopen we tegen de uitdaging aan dat veel disciplines meedenken met het archiveren van raadsinformatie: griffie, DIV, gemeente archivaris, provinciale toezichthouder i.h.k.v. IBT en het e-depot. Snel verzand hierdoor de focus, terwijl vrijwel iedereen het een belangrijk onderwerpt vindt.

Daarom mijn vraag binnen het BREED netwerk, of er belangstelling is om op een interdisciplinaire manier pilots op te starten t.a.v. het archiveren van raadsinformatie. NotuBiz is actief bij ongeveer de helft van alle Nederlandse gemeenten als leverancier van het Raadsinformatiesysteem, dus de kans is redelijk aanwezig dat bij uw gemeente NotuBiz software gebruikt wordt.

Of is er iemand die tegen vergelijkbare uitdagingen aanloopt en hierover van gedachten wilt wisselen?

Ik hoor het graag!

Piet van Meijeren

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Hans Dekker op 15 Juli 2019 op 15.12

Vanuit NotuBiz, GemeenteOplossingen, e.a. de agenda's, agendapunten en de daaraan gekoppelde voorstellen, bijlagen, videotulen en/of audiotulen aanbieden aan een e-Depot is naar mijn mening het paard achter de wagen spannen.

Voor de hand ligt dat je documenten synchroniseert vanuit zaaksystemen als Excellence, Corsa, Circle, e.d. naar NotuBiz, GO, e.a. Dat is dus eenrichtingsverkeer, Notubiz, GO e.a. zijn in feite een kopie van wat in het zaaksysteem zit.

Reden is dat deze zaaksystemen al een export naar een e-Depot kant en klaar hebben liggen of daar ongetwijfeld mee bezig zijn. Naast "videotulen/archivering raadsinformatie" zal er veel meer naar een e-Depot moeten dat in een zaaksysteem aanwezig is, die mogelijk ook verbanden hebben met onze raadsinformatie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Rens op 16 Juli 2019 op 8.52

Je gaat er dan wel vanuit dat er naast NotuBiz een zaaksysteem wordt gebruikt. Dat is vaak niet zo (bij ons in elk geval niet).

In onze organisatie beschouwen we NotuBiz als de authentieke bron, dus dan moet je daar ook het beheer regelen.

Hans Dekker zei:

Vanuit NotuBiz, GemeenteOplossingen, e.a. de agenda's, agendapunten en de daaraan gekoppelde voorstellen, bijlagen, videotulen en/of audiotulen aanbieden aan een e-Depot is naar mijn mening het paard achter de wagen spannen.

Voor de hand ligt dat je documenten synchroniseert vanuit zaaksystemen als Excellence, Corsa, Circle, e.d. naar NotuBiz, GO, e.a. Dat is dus eenrichtingsverkeer, Notubiz, GO e.a. zijn in feite een kopie van wat in het zaaksysteem zit.

Reden is dat deze zaaksystemen al een export naar een e-Depot kant en klaar hebben liggen of daar ongetwijfeld mee bezig zijn. Naast "videotulen/archivering raadsinformatie" zal er veel meer naar een e-Depot moeten dat in een zaaksysteem aanwezig is, die mogelijk ook verbanden hebben met onze raadsinformatie.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Juli 2019 op 8.56

In het contract met Notubiz is vaak de bepaling opgenomen dat gemeenten zelf verantwoordelijk zijn voor archivering, tenzij je ook politiek portaal van ze afneemt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Hans Mannaert op 19 Juli 2019 op 16.25

Yvonne, even voor de volledigheid: Oldambt betreft geen pilot maar een daadwerkelijke overbrenging naar het E-depot. Deze is operationeel.

Yvonne Welings zei:

De pilots e-depot die ik ken zijn die van Schiedam en Oldambt.

https://archief.schiedam.nl/nieuws/schiedamse-digitale-documenten-v...

https://archief.schiedam.nl/nieuws/schiedamse-digitale-documenten-v...

Breda start.

We kennen sinds 2012 horizontaal toezicht, gemeentearchivaris is toezichthouder, de provincie staat op afstand.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 20 Juli 2019 op 16.28

Hans, dank voor je aanvulling. Goed beschouwd zijn pilots e-depots eigenlijk niet meer van deze tijd. Is het ook niet zo dat Oldambt bestemmingsplannen in het e-depot heeft opgenomen, via Squit?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Hans Mannaert op 21 Juli 2019 op 7.45

Yvonne, het klopt dat wij ook bezig zijn met opnemen van de bestemmingsplannen in het E-depot voor meerdere gemeenten en daarvoor hebben wij zowel met Visma/Roxit als NedGraphics rond de tafel gezeten. Traject loopt nog.