BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Archiveren van data uit databases en procesapplicaties
Collega's
Ik ben, vanuit mijn adviesrol, nieuwsgierig hoe om te gaan met data in databases en procesapplicaties. In hoeverre is die data archiefwaardig en te waarderen op basis van onze nieuwe selectielijst die uitgaat van procesinformatie. Het gaat mij niet om de documenten die in het DMS/RMA zitten want dat is wel duidelijk. Is het wachten op het zaaksysteem of kunnen /moeten wij hier iets mee?
Ik ben benieuwd!
Met vriendelijke groet,
Arjan Drupsteen
Gemeente Groningen
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Jochem van Abel op
-
Dit rapport is vooral toegespitst op de AVG, volgens mij.
Yvonne Welings zei:Kennen jullie dit rapport ook al?
https://rog.pleio.nl/file/download/57899668/Regie%20op%20gegevens%2...
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ha Jochem, dat klopt, maar bij de inrichting van werkprocessen is volgens mij de tijd voorbij dat je die inricht met gescheiden disciplines , informatiebeveiliging, privacy, ICT, archivering, vernietiging en dergelijke maar juist in samenhang. Dit laatste is overigens wel een andere discussie, maar zal in vele organisaties gevierd gaan worden.
-
-
Hoi Yvonne, dat klopt, die disciplines moet je niet scheiden. Maar ik merk wel dat er heel veel aandacht is momenteel voor het voldoen aan de AVG, maar weinig voor compliance ten aanzien van andere wetgeving.
-
-
Ook mijn ervaring, toch kan je soms wel meeliften in de flow van de AVG.
-
-
Dat is waar. De AVG heeft weer extra aandacht gegenereerd voor document management.
-
-
Arjan, heb je dit nieuwsbericht gelezen?
Datagedreven werken bij een steeds grotere speler Roxit (Roxit, PSMS, Green Valley en Brein)
https://www.greenvalley.nl/Actueel/Datagedreven_denken_helpt_zaakge...
-
Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op
-
Ik heb deze discussie net met interesse gelezen en ik vroeg me af wat de huidige ontwikkelingen zijn. Even wat context.
Bij mijn gemeente zijn we nog niet aangesloten bij een e-depot. Maar er komt regelmatig voor dat er een applicatie wordt uitgefaseerd. Wanneer een (volledige) migratie naar een nieuw systeem geen optie is kiezen we er vaak voor om documenten (indien aanwezig) op te nemen in het DMS. De vraag die overblijft is dan waar we de procesinformatie laten die we niet bij de documenten in het DMS kunnen opnemen? De betreffende database van de applicatie in de lucht houden tot dat de bewaartermijn verlopen is, is vaak geen optie en gebruikers hebben deze informatie soms nog wel nodig in hun dagelijkse werkzaamheden.
Ik ben hele benieuwd hoe andere gemeenten dit vraagstuk oplossen? Zijn er standaard oplossingen hiervoor beschikbaar in de markt? Of is deze data helemaal niet belangrijk? Of lost het aansluiten bij een e-depot dit vraagstuk in de toekomst wel op?
Ik ben zeer benieuwd naar de reacties!
Gr. Wouter
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Ik heb er twee gezien: My-Lex Legacy en Next2know. Het verschil met een e-depot is dat die legacy oplossingen m.i. beter in staat zijn om (in bulk) wijzigingen door te voeren, bijvoorbeeld bij vernietigen of correcties in de bewaartermijn. Maar er is natuurlijk overlap in functionaliteit.
Vroeger werden er gewoon CSV bestanden bewaard en dan was alleen de toegang hooguit een probleem.
Ik denk trouwens dat een oplossing voor legacy systemen een 'gat in de markt' is.
-
-
Dank Jean-Luc. Next2Know kende ik nog niet!
-
Permalink Antwoord van Johannes Lijnse op
-
Gisteren was er toevallig een VNG sessie tijdens de 'week van grip op informatie' genaamd "Vernietigen over de applicaties heen". Het is inmiddels gemeengoed dat (vak)applicaties vaak geen vernietig-functie hebben, laat staan dat je kan spreken over een heuse archief-functionaliteit.
Nu is dit topic in het leven geroepen om het over archiveren van database materiaal te hebben, anders dan documenten, maar ik denk dat de werkgroep (twee leveranciers, een gemeenten en archiefdienst) die het verhaal presenteerde eenzelfde exercitie hebben doorlopen welke je ook zult moeten doen om procesinformatie uit applicaties en gekoppelde databases veilig te stellen voor archivering. Er werden meerdere inzichten geboden maar ook een oproep gedaan: sluit je aan bij de werkgroep, in welke mate of kennistoevoeging dan ook. Want het is nog lastig traject waarbij veel kennis en vooral de WIL nodig is om het samen voor elkaar te krijgen. Zal proberen de hand-out hier te uploaden voor de geïnteresseerden die geen KIA account hebben.
Overigens ben ik zelf niet een ervaringsdeskundige of heb ik lopende projecten waarbij ofwel archivering ofwel vernietiging bij applicaties een rol speelt. Ik zie het een beetje als de stijging van de waterspiegel. We weten allemaal dat er iets aan de hand is en bij niets doen de gevolgen enkel groter worden.
-
-
Gisteren ook de bijeenkomsten digitale uitplaatsing evenals digitaal vernietigen bijgewoond. In de praktijk zie ik dat bij migratie naar MyLex het moeilijk zo niet onmogelijk is om te vernietigen. Wat Hans Mannaert altijd zegt, migratie naar MyLex is feitelijk een uitstel van het probleem. Digitale uitplaatsing lijkt een beter alternatief, al zijn niet alle leveranciers van e-Depots in staat dit alternatief te bieden. Hoewel de API van common ground breed wordt omarmd, zie je dat leveranciers dat nog niet doen (uitzonderingen nagelaten zoals Ilionx). Vond het ook bijzonder Centric aan te horen, dat terwijl je weet dat centric applicaties zo achter blijven met archiveringsfunctionaliteiten.
Wat te weinig aan bod kwam in het webinar digitale uitplaatsing, was de optie van gehele migratie naar een nieuw systeem. Daar werd wel naar gevraagd, maar werd niet verder op ingegaan. Het webinar digitale uitplaatsing was echt de moeite waard om te volgen, stak er wat niveau met kop en schouders uit.
-
-
Mooie aanvulling Yvonne! En een goede tip om het seminar van "Digitale uithuisplaatsing" terug te kijken in het licht van Archiveren van data uit databases en procesapplicaties. De eerste paar minuten leren mij dat het voorbeeld zelfs gaat om data veilig te stellen uit een DMS (Verseon). Als dat al de nodige uitdagingen geeft.
Mijn aanname dat je een KIA account nodig hebt om de PowerPoint presentaties (en QnA vragen/antwoorden) terug te vinden was onjuist, dus hierbij de bestanden "Grip op Informatie 6 #wvgrip".
En om het helemaal mooi te maken hierbij de 'live' sessies via YouTube Webinar Vernietigen over applicaties heen 8-11-2022 en Webinar Digitale uitplaatsing 8-11-2022. Hopelijk zit er iets bij om een beter beeld te krijgen van de hobbels die genomen moeten worden.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
