BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Inrichtingssystematiek zaaksysteem

In het verleden gebruikten we voor de inrichting van ons DMS de organisatiestructuur. Heel lastig als we weer geconfronteerd werden met een reorganisatie dus toen we een zaaksysteem zochten wilden we graag inrichten op basis van rollen en functies. Helaas is dat toen toch niet gelukt. Door de AVG zijn we nu met kunst en vliegwerk schotten gaan plaatsen maar dat levert bij afdelingsoverstijgende zaken vaak veel overlast voor onze collega's op. Wie heeft ervaring met inrichting op basis van rollen en/of (HR21)functies? Wat zijn naast de voordelen ook de lastige punten van deze inrichtingssystematiek?

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 Mei 2019 op 14.47

Heb je hier wat aan als richting, dateert weliswaar uit 2017, misschien gewoon eens bellen met deze gemeente over hoe het nu staat in 2019?

https://www.vngrealisatie.nl/sites/default/files/2017-12/Visie%20-%...

2.2 Waar staan we nu?

Inmiddels zijn we zes jaar verder. Het zaakgericht werken met Verseon is met wisselend succes (zie ook de volgende paragrafen) in de organisatie geïmplementeerd. Het contract met de leverancier, Circle Software, loopt nu ten einde. We lopen daarnaast tegen de grenzen aan van de technische mogelijkheden van het systeem. Uit de organisatie horen we bovendien een kritisch geluid over de noodzaak en meerwaarde van het werken met het zaaksysteem. De negatieve ervaringen ten aanzien van gebruiksvriendelijkheid, proces-ondersteuning en privacybescherming (transparantie versus privacy) hebben hun sporen achtergelaten op het imago van het zaakgericht werken. Bovenstaande zaken gaven aanleiding voor een herijking van onze visie voor het zaakgericht werken en een verkenning naar een nieuw, modern zaaksysteem dat de bestaande knelpunten oplost.

En anders eens met de gemeente Tiklburg, weliswaar is Oliver niet meer werkzaam:

http://www.breednetwerk.nl/group/zaakgerichtwerken/forum/topics/gea...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 Mei 2019 op 15.14

Nee dat was inderdaad niet duidelijk, toch denk ik dat door leentjebuur te spelen bij andere gemeenten door even te bellen je het snelst tot een antwoord kunt komen. Wsl. worden die documenten niet openlijk via BREED gedeeld. Maar wie weet komt er wel een antwoord, het is pas vrijdag.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Daan van Dun op 21 Mei 2019 op 9.41

Dag Brigitte,

Persoonlijk zou ik niet kiezen voor de inrichting van je rollen op basis van hr21. Dat is namelijk nog erg generiek. Mijn ervaring is dat een verfijning van je organisatiestructuur (je harkje) vaak het beste aansluit bij de praktijk. Je krijgt dan een soort van 'behandelgroepen'. Vervanging is vaak binnen de clusters geregeld, dan heb je ook meteen je verantwoording waarom verschillende functionarissen elkaars zaken kunnen zien.

Succes!

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Martijn Kerkhof op 27 Mei 2019 op 11.21

De beste methode is om de autorisatie aan de zaaktypen, of beter nog de zaaktypegroepen, te hangen. Daarnaast baseer je dit op rollen in het proces. Met de stap naar zaakgericht werken gaat een organisatie meer procesgericht werken. Vaak denkt men in hierarchische lijnen, maar als je dan doorvraagt speelt men voor individuele processen weer dingen onderling door. Je hebt dus de flexibiliteit nodig.

Hiermee los je ook het probleem van de reorganisaties op. Let wel op dat je niet de aap op de mouw krijgt van het speuren naar proceseigenaren. Als FB moet je dus eigenlijk ook het standpunt innemen dat als er geen eigenaar is, het niet gebouwt of beheert gaat worden.

Even een heel praktische vertaling. Je rollen/rechten kunnen er dan bijvoorbeeld zo uit gaan zien.