BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Hoe ingekomen post te registreren bij gebruik van YouForce

Binnenkort wordt bij ons YouForce uitgerold o.a. als digitaal personeelsdossier.

Er is dus dan geen koppeling meer met Corsa.

Corsa wordt uitgefaseerd en we stappen over op InProces.

Hoe kan ik nog mijn ingekomen stukken vastleggen in een 'postregistratiesysteem'?

Ik zie geen andere mogelijkheid dan registeren in InProces en na afhandeling nogmaals opslaan in PDOL van RAET.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 29 April 2019 op 10.17

Dat speelt inderdaad bij meerdere gemeenten. Ik ken alleen de richting om die processen die het betreft (bezwaar en beroep bijvoorbeeld) alleen te registeren in InProces. Zit vaak ook een andere vertrouwelijkheidsstatus aan.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 30 April 2019 op 8.37

Ik denk dat de (toekomstige) oplossing ligt in het niet meer registreren in het 'postregistratiesysteem'. Het idee dat alles in één centraal systeem MOET is aan het verdwijnen. Backoffices worden steeds sterker in het archiveren en er kan meer en meer geautomatiseerd.

Of dit ook het geval is bij YouForce durf ik niet te zeggen. De vraag is ook hoeveel stukken met echt hoge archiefwaardigheid (excuses voor de term) er in komen en dus welke eisen je wilt stellen.

Overigens is dit iets wat je voordat je een systeem als een personeelsdossier aanschaft moet uitdenken. Je had dan bij de aanbesteding als eis kunnen meenemen dat het uitwisselt conform de standaarden of zelf beschikt over archieffunctionaliteit.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marc Bonnes op 30 April 2019 op 8.40

Het gaat mij niet om de archiefwaardigheid van de stukken.

Het archiveren en het beheer daarvan gebeurt in PDOL van Raet,

Het gaat mij om de postregistratie. Waar is een stuk, wanneer is het binnengekomen, is het wel binnengekomen, wie heeft het in behandeling, termijnbewaking etc.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Erik Huurman op 30 April 2019 op 9.39

De meeste organisaties lopen hier tegenaan, bij Werkzaak Rivierenland gebruiken ze sinds kort ook YouForce maar daarnaast ook Corsa, de ingekomen post wordt daar in Corsa geregistreerd waarbij zaakgerichte archivering plaatsvindt, maar op termijn zal dat ook gaan verdwijnen voor personeelsdocumenten.

Personeelsdossiers horen nu eenmaal apart te worden opgeslagen met een HRM vertrouwelijkheid daaraan vastgekoppeld. In jullie geval maak je gebruik van InProces, dan is het de kunst om die twee voor het HRM deel als zaakregistratie daarop aan te laten sluiten. Sven Blom sloeg terecht de spijker op zijn kop dat daar in het beginsel over moest worden nagedacht hoe dit voor personeelsdocumenten af te vangen. Dus aparte registratie met een procesgerichte workflow in het daarvoor bestemde HR systeem.

Marc Bonnes zei:

Het gaat mij niet om de archiefwaardigheid van de stukken.

Het archiveren en het beheer daarvan gebeurt in PDOL van Raet,

Het gaat mij om de postregistratie. Waar is een stuk, wanneer is het binnengekomen, is het wel binnengekomen, wie heeft het in behandeling, termijnbewaking etc.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 30 April 2019 op 9.51

Sinds het Zaakgericht werken is er geen sprake meer van een personerlsdossier, maar een aantal processen. Dat is volgens mij de kern van de vraagstelling.

Wat archivering in vak applicaties betreft wordt inderdaad het koppelen/kloppelen los gelaten. Wat nog steeds een probleem is, ook in relatie tot de AVG dat de functionaliteiten van archivering zoals vernietiging in de meeste applicaties ontbreken. Wat dat betreft heeft de introductie van GIBIT met archiveringseisen

nog steeds geen verandering te weeg gebracht. De firma RAET begint te bewegen, het is een begin maar niet voldoende. Dat is meer dankzij de FG's van gemeenten in mijn indruk.