BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
9 redenen om voorzichtig te zijn met PDF
Website Open Standaarden
De overheid publiceert enthousiast in PDF. Google vindt 144.000 PDF bestanden op overheid.nl , 22.000 op amsterdam.nl en 8.550 op belastingdienst.nl. Ook mijn organisatie forumstandaardisatie.nl heeft 1440 PDFs op de website staan.
Je kan een noodzaak hebben om informatie op je website in PDF aan te bieden. Bijvoorbeeld als de ontvanger het document moet afdrukken of als je de informatie van derden moet publiceren die het in PDF aanleveren. Maar ik hoor ook vaak: "PDF is toch gewoon het makkelijkst? Ik kan toch met Word geen HTML maken?" Gaat het gemak voor de overheid dan niet boven het nut voor de gebruiker?
Er zijn goede redenen om twee keer na te denken voor je informatie in PDF op je website zet. Hier zijn er negen:
- De helft van de bezoeken op websites van de overheid komt van mobiele apparaten. Bekijk je wel eens een PDF bestand op het 5 inch scherm van je smartphone? Dan weet je dat die ervaring niet optimaal is. HTML en EPUB passen zich veel beter aan mobiele schermen aan.
- Zoekmachines vinden informatie beter in HTML dan in PDF. Om informatie te vinden in een PDF moet een zoekmachine eerst het bestand downloaden, openen en dan de tekst en metadata indexeren. Sommige PDFs hebben geen metadata en soms niet eens tekst (scans bijvoorbeeld). Daar kan een zoekmachine weinig mee. Ook kan het downloaden van PDF een barriére zijn voor een zoekmachine, bijvoorbeeld als er javascript aan te pas komt of eerst een formulier moet worden ingevuld.
- PDF kan bezoekers wegtrekken van je site. Ken je het fenomeen docplayer.nl? Deze Russische organisatie kopieert PDFs van Nederlandse websites en zet ze op z'n eigen site om hiermee bezoekers van de originele sites af te vangen. Als iemand dus een PDF zoekt van een overheidsorganisatie komen ze vaak op docplayer.nl terecht. Jij bent de bezoeker dan kwijt, en we moeten maar gissen naar de bedoelingen van docplayer.nl...
- Op een PDF kan je geen analytics doen. Je gebruikt analytics op websites om de informatievoorziening te verbeteren. Je weet hoe vaak een pagina bezocht wordt, wat mensen er zoeken, waar ze vandaan komen en hoe lang ze er blijven. Als iemand een PDF van je site download, dan verdwijnt deze naar een lokale computer. Je weet niks over het gebruik van het bestand en of de gebruiker zocht wat zij vond.
- Welk document is het origineel? Als je PDF bestanden op je website zet, dan kunnen anderen die kopiëren en op hun eigen website zetten. Een gebruiker kan zich dan gaan afvragen "welk document is het origineel?". Voorbeeld: vergelijk dit document op raadsinformatie.nl eens met dit document op rotterdam.nl. Ze zijn bijna hetzelfde maar net niet helemaal. Welke is het officiële document?
- PDF werkt afwijken van de huisstijl in de hand. Het CMS (content management system) van je website beeldt alle informatie netjes in huisstijl af. Dat is niet het geval met de PDFs op je website. Een medewerker kan een document in Word maken zonder zich aan de huisstijl te houden, het in PDF opslaan en op de website (laten) zetten. In veel organisaties gaat het zo en staan er documenten op de website die niet aan de huissttijl voldoen.
- Hoe houd je alle PDFs op je website actueel? Als je duizenden PDFs op je website hebt staan, dan zijn die waarschijnlijk niet allemaal meer actueel. Er kunnen links in staan die ongeldig geworden zijn. Er kan informatie in staan die niet meer correct is. Hoe hou je dat allemaal bij, vooral als die documenten door anderen zijn aangeleverd.
- PDF maak je minder makkelijk toegankelijk dan HTML. PDF is een technisch ingewikkeld bestandsformat, oorspronkelijk ontwikkeld voor het afdrukken van documenten met vaste pagina opmaak. PDF is een sterk visueel georienteerd format. Een PDF bestand kan bestaan uit een foto, bijvoorbeeld een scan. Hier kan een blinde of dyslecticus die voorleessoftware gebruikt niks mee.
- PDF kan voor leveranciersafhankelijkheid zorgen. We denken vaak dat dat PDF een open documentformat is dat op alle systemen gelezen kan worden. In feite bestaan er verschillende PDF versies en standaarden. Sommige hiervan, bijvoorbeeld PDF 1.5 en PDF 1.6, zijn leveranciersafhankelijke Adobe formats. Alleen de door ISO beheerde PDF formats zoals PDF/UA, PDF/A, PDF 1.7 en PDF 2.0 zijn echt open standaarden. Vaak weten we niet eens welke PDF versie onze kantoorsoftware uitbraakt. Dat kan ons in de toekomst duur komen te staan. Wie herinnert zich nog WordPerfect?
Opmerking
-
Reactie van Sven Blom | KBenP op 10 Mei 2019 op 10.10
-
Leuk om te lezen, maar ook wel erg eenzijdig en zelfs wat subjectief. Volgens mij zou je een bijna identieke lijst van redenen kunnen bedenken waarom je juist wel PDF zou moeten gebruiken. Daarentegen wel goed om jezelf bewust te maken van de beperkingen van PDF en ook een goed hulpmiddel om waar mogelijk de beste vorm te kiezen.
-
Reactie van Yvonne Welings op 7 Mei 2019 op 15.16
-
Roland, de bron stond er ook bij. Vaak wanneer wij als doorgeefluik functioneren wordt de content opgenomen bij blogs. Wanneer jijzelf nieuws hebt, is het meer dan welkom. Wij zien niet alles.
-
Reactie van Roland van Abel op 7 Mei 2019 op 15.10
-
Aha, dit stuk is dus afkomstig van een blog van Han Zuidweg. Zie: https://opendocumentstandaarden.pleio.nl/blog/view/57979581/9-reden...
Hij besluit zijn blog met een paar alinea's die antwoord geven op mijn vraag.
-
-
Je kunt je vraag hier stellen: https://account.pleio.nl/login/?next=/oauth/v2/authorize%3Fstate%3D...
-
-
Leerzaam! Zouden we hieruit moeten concluderen: gebruik geen PDF voor online publicaties, tenzij je die wilt archiveren?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
Je moet lid zijn van BREED - over de grenzen van informatie om reacties te kunnen toevoegen!
Wordt lid van BREED - over de grenzen van informatie