BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Gemeentelijke organisatie zonder DIV (of DIM etc)

Aan alles komt een einde. Niet alleen aan mijn loopbaan (deze zomer), maar ook aan het Team DIV bij ons in Apeldoorn (einde dit jaar). Ik ken, denk ik, twee gemeenten die digitaal zonder een Team DIV werken: Groningen en 's-Hertogenbosch.

Over dit item heb ik de volgende twee vragen: ten eerste: zijn er meer gemeenten zonder (digitaal) DIV (bij iemand bekend) en ten tweede: (in mijn ogen belangrijker) hoe wordt in die gemeenten de 'informatie op orde' gehouden, hoe is de bewaking van de kwaliteit van het correct vastleggen van informatie organisatorisch geregeld (zodat die informatie over een x aantal jaren ook nog, in samenhang, terug te vinden is)? Wie kan hierover iets delen?

Vind ik leuk

3 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 Maart 2019 op 15.13

Jammer voor ons als BREED dat je loopbaan ten einde is. Het is altijd fijn dat iemand zoals jij met veel ervaring kennis kan delen. In mijn werkgebied van 12 gemeenten ken ik geen een gemeente zonder DIV. Wel zie ik variaties optreden, zoals de samenvoeging van DIV met applicatiebeheerders bijvoorbeeld.

Wat ik ook zie dat de taken van DIV zich steeds meer verschuiven naar kwaliteitscontroles en record management. De kennis over analoge archieven verdwijnt en wordt niet vastgelegd.

Maar tot slot, wat ik ook constateer dat het taakveld DIV ontzettend ondergewaardeerd wordt en dat de kosten van digitalisering vaak bij voorbaat verrekend worden met de formatie van DIV, die met man en macht ballen in de lucht proberen te houden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 19 Maart 2019 op 15.33

Dank je voor je opmerkingen en terechte constateringen, Yvonne. Hetgeen je noemt is precies wat bij ons gebeurt. Er komt een 'digitale postkamer' die nog ergens in de organisatie moet worden onder gebracht en de overige taken worden ergens in de lijn belegd. De lijn is immers verantwoordelijk voor het eigen informatiebeheer. De vorm van dat beleggen is overigens nog niet echt bepaald.

Er blijven drie collega's voor het bepalen van de kaders over. Zij proberen ook organisatiebreed de 'informatie op orde' te krijgen/houden. En de vraag is, zie boven, hoe organiseer je dat? Hoe geef je die regie vorm. Het lijkt immers niet verstandig al die collega's in de lijn, hoe goed ze hun best misschien ook doen, hun eigen (archiverings)gang te laten gaan...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 Maart 2019 op 16.15

Nee, en dat moet het vraagstuk archivering van data nog worden ingericht. Ik ga jouw vraagstuk voorleggen aan de projectleider digitale archieven op orde, dit wordt dweilen met de kraan open.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 20 Maart 2019 op 8.07

Precies, het archiveren van data, dat is nog weer een probleem apart, dat de aandacht hard nodig heeft.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 20 Maart 2019 op 9.04

Het meest bizarre ervaar ik dat wanneer je terug kijkt in de tijd, de DIV wereld in de jaren negentig volledig regie had over de informatiehuishouding. De informatiehuishouding is echter geen DIV zaak meer, je ziet alle andere disciplines versterkt: ICT, privacy en informatiebeveiliging. En dan allemaal benaderd vanuit de eigen disciplines zonder helicopter view vanuit de gehele organisatie.

Het verschil met 'onze' wereld is dat daar vaak veel zwaardere belangen achter zitten: geld of sancties (AP). Feitelijk zou het horizontale toezicht anders moeten worden gepositioneerd om ook de juiste druk uit te kunnen oefenen. En dan heb ik het niet over wel of niet plaatsen van dataloggers in archiefruimtes, maar bijvoorbeeld het juist metadateren, goede bestandsformaten.

Vanaf de jaren negentig is er zo veel gebeurd; ICT met een geheel eigen applicatielandschap zonder archivering, basisregistraties, data, e-mail, sociale media enzovoorts. De rol van DIV werd steeds meer beperkt tot het DMS en later Zaaksysteem. Je ziet bij veel gemeenten dat de DIVers al dat vele werk niet aan kunnen en het Zaakgericht werken van onderop moet worden ingevoerd. Dan is er meer regie maar vrijwel alleen op dienstverleningsprocessen.

Het is bijna topsport geworden om al die ontwikkelingen en implementaties bij te houden.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 20 Maart 2019 op 9.31

Je slaat de spijker precies op de kop, Yvonne, een modern (digitaal) archief organiseren is echt topsport. Om ons correct te kunnen verantwoorden en om het verleden te kunnen begrijpen dient er regie op archivering te zijn en controle op de kwaliteit. Maar hoe organiseer je dat, was mijn vraag hierboven, als alle professionals aan de zijkant worden gezet? Bij ons wordt zelfs een recordmanager als 'overbodig' gezien....

Dus collega's: wie kent gemeenten zonder (digitaal)DIV? En hoe wordt daar de archivering van informatie correct afgehandeld?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 25 Maart 2019 op 13.42

Wim, deze ook gezien?

http://www.digitalespin.nl/DS/Presentaties/Artikelen/2019/3/22_No_N...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ad van Heijst op 26 Maart 2019 op 7.45

Beste Wim,

Wellicht handig voor je om te lezen: ik schreef enkele jaren geleden de Roadmap voor digitaal informatiebeheer, gratis te downloaden via www.vhic.nl. Hierin wordt een situatie zonder DIV beschreven zoals deze in veel Belgische organisaties voorkomt. In België is een afdeling als DIV onbekend.

Al sinds de jaren negentig wordt gepleit voor een andere rol van DIV, die meer zou moeten optreden als regisseur van de informatie. Niet dwingend zoals het MOET, maar faciliterend zoals het KAN. Daarvoor is destijds het model-dsp voor gemeenten uitgevonden: een beheersinstrument, waarin je kunt vastleggen hoe de informatie van bepaalde afdelingen/taken/processen is geordend, zo veel mogelijk overeenkomend met de belevingswereld van de gebruiker en waar mogelijk risicomijdend. We hebben daarin steeds gezegd dat de belevingswereld van de gebruiker zit in Office, in mapjes op de gemeenschappelijke schijf, en dat was toen ook zo. Nu zie je die belevingswereld heel snel veranderen naar Teams, SharePointsites, maar ontbreken vaak algemene kaders, omdat DIV zich met deze 'kantoorautomatiseringswereld' niet bezighoudt, die zit qua denken nog in specifieke systemen voor documentenaanmaak en beheer, waar de gebruikers dit stadium vaak al voorbij zijn. En nu zijn we dan in het stadium aanbeland dat die gebruiker, met behulp van nieuwe tooling zoals Office365, zelf zijn informatie gaat organiseren en dat ook zelf regisseert op zijn of haar OneDrive, Teamsite, vanuit de eigen Outlook mailbox/agenda/takenlijst.

Hoe archivering van informatie correct wordt afgehandeld? Door dit vast te leggen in het werkproces, en een vinkje te zetten als een werkproces is afgehandeld. Automatisering kan er voor zorgen dat de afgehandelde zaak dan een bewaartermijn krijgt en daarna kan worden vernietigd. Hiervoor gaat archivering by design zorgen, waar dit nog niet is gerealiseerd. Veel zal vernietigd worden direct uit de applicatie waarin de zaken zijn beheerd, wat blijvend bewaard moet worden, wordt blijvend bewaard. Daarvoor zullen geen aparte systemen als een e-depot meer nodig zijn. Maar dit laatste gelooft nog niemand en geeft ook geen antwoord op je vraag.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 26 Maart 2019 op 8.48

Nee, Yvonne, die had ik nog niet gezien, maar is wel mooi ja. Dank.

Yvonne Welings zei:

Wim, deze ook gezien?

http://www.digitalespin.nl/DS/Presentaties/Artikelen/2019/3/22_No_N...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Jeroen Jonkers op 26 Maart 2019 op 9.52

Beste Wim,

Wat versta je onder een 'team DIV'? Wat van belang is voor een (semi-)overheidsorganisatie dat het informatiebeheer voldoende georganiseerd is en dat de 'DIV-werkzaamheden' goed zijn belegd. Het feit dat er binnen de gemeente 's-Hertogenbosch geen 'team DIV' meer is, zegt niets over of de DIV-taken wel of niet goed zijn belegd.

Bij veel overheidsorganisaties zie je juist dat daar waar verbeterstappen worden gezet de samenwerking tussen DIV, functioneel beheer en informatiemanagement sterker wordt en dit veelal de kwaliteit ten goede komt.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 26 Maart 2019 op 9.55

Ja, Ad, dank voor je reactie. Persoonlijk ben ik het wel met je eens en ik zie het in gemeenteland op termijn ook wel de kant uit gaan van je laatste opmerkingen. Maar alles heeft zijn tijd nodig in soms taaie organisaties.... Tegen de achtergrond van mijn vraag hierboven denk ik eerder dat bij ons over een paar jaar weer een ('moderner') team DIV zal ontstaan. Er moet nog veel georganiseerd worden.

Ik ken je Roadmap ook, maar ik was de link met België even vergeten.

Ad van Heijst zei:

Beste Wim,

Wellicht handig voor je om te lezen: ik schreef enkele jaren geleden de Roadmap voor digitaal informatiebeheer, gratis te downloaden via www.vhic.nl. Hierin wordt een situatie zonder DIV beschreven zoals deze in veel Belgische organisaties voorkomt. In België is een afdeling als DIV onbekend.

Al sinds de jaren negentig wordt gepleit voor een andere rol van DIV, die meer zou moeten optreden als regisseur van de informatie. Niet dwingend zoals het MOET, maar faciliterend zoals het KAN. Daarvoor is destijds het model-dsp voor gemeenten uitgevonden: een beheersinstrument, waarin je kunt vastleggen hoe de informatie van bepaalde afdelingen/taken/processen is geordend, zo veel mogelijk overeenkomend met de belevingswereld van de gebruiker en waar mogelijk risicomijdend. We hebben daarin steeds gezegd dat de belevingswereld van de gebruiker zit in Office, in mapjes op de gemeenschappelijke schijf, en dat was toen ook zo. Nu zie je die belevingswereld heel snel veranderen naar Teams, SharePointsites, maar ontbreken vaak algemene kaders, omdat DIV zich met deze 'kantoorautomatiseringswereld' niet bezighoudt, die zit qua denken nog in specifieke systemen voor documentenaanmaak en beheer, waar de gebruikers dit stadium vaak al voorbij zijn. En nu zijn we dan in het stadium aanbeland dat die gebruiker, met behulp van nieuwe tooling zoals Office365, zelf zijn informatie gaat organiseren en dat ook zelf regisseert op zijn of haar OneDrive, Teamsite, vanuit de eigen Outlook mailbox/agenda/takenlijst.

Hoe archivering van informatie correct wordt afgehandeld? Door dit vast te leggen in het werkproces, en een vinkje te zetten als een werkproces is afgehandeld. Automatisering kan er voor zorgen dat de afgehandelde zaak dan een bewaartermijn krijgt en daarna kan worden vernietigd. Hiervoor gaat archivering by design zorgen, waar dit nog niet is gerealiseerd. Veel zal vernietigd worden direct uit de applicatie waarin de zaken zijn beheerd, wat blijvend bewaard moet worden, wordt blijvend bewaard. Daarvoor zullen geen aparte systemen als een e-depot meer nodig zijn. Maar dit laatste gelooft nog niemand en geeft ook geen antwoord op je vraag.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Wim van Loon op 26 Maart 2019 op 9.59

Inderdaad Jeroen, ik ben het helemaal met je eens. En ik ben juist op zoek naar hoe elders 'hoe dat informatiebeheer voldoende georganiseerd is'. Daaraan moet bij ons nog hard gewerkt worden.

Jeroen Jonkers zei:

Beste Wim,

Wat versta je onder een 'team DIV'? Wat van belang is voor een (semi-)overheidsorganisatie dat het informatiebeheer voldoende georganiseerd is en dat de 'DIV-werkzaamheden' goed zijn belegd. Het feit dat er binnen de gemeente 's-Hertogenbosch geen 'team DIV' meer is, zegt niets over of de DIV-taken wel of niet goed zijn belegd.

Bij veel overheidsorganisaties zie je juist dat daar waar verbeterstappen worden gezet de samenwerking tussen DIV, functioneel beheer en informatiemanagement sterker wordt en dit veelal de kwaliteit ten goede komt.