BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Toegankelijkheid overgedragen archief

Binnen ons team DIV is nu een discussie ontstaan hoe om te gaan met de raadpleegbaarheid van een overgedragen archiefblok.

Stel we hebben vanuit ons Zaak/DMS systeem een archiefblok overgedragen naar een, in ons geval, Streekarchivariaat, mogen/kunnen wij als DIV dit archief nog raadplegen?

Moet dit archiefblok dan uit ons Zaak/DMS systeem verwijderd worden of wordt alleen de locatie aangepast en/of wordt er een vertrouwelijkheid toegekend waar DIV dan nog wel/niet bij mag?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 12 Februari 2019 op 16.01

Openbaarheid en privacy zijn inderdaad zaken, die na overbrenging niet meer tot jullie verantwoordelijkheid behoren. Maar ik kan me voorstellen dat je de gegevens en misschien wel scans nodig hebt voor je eigen werk.

Bij ons is het over het algemeen zo dat ambtenaren de website de toegangen op het archief raadplegen, maar dat ze op bouwvergunningen na die informatie vrijwel nooit nodig hebben. Daarom is voor de bouwvergunningen een oplossing op maat ontwikkeld. Als alternatief voor fysieke uitleen is er een scanning on demand service.

Het is maar een suggestie, wanneer je voor jezelf kunt formuleren wat de behoefte van de organisatie is, kan je daar de inrichting op aan te passen. Tegelijkertijd kan ik niet voorstellen dat het verboden is dat je openbare informatie met een andere tool kunt benaderen met een DMS. Dat ligt wel anders voor bijvoorbeeld de scans van niet openbare documenten.

Ga met elkaar het gesprek aan, dat lost al vaak veel op.