BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Automatische incassokaarten
Ik ben benieuwd hoe er landelijk wordt omgegaan met de bewaartermijn van automatische incasso-opdrachten?
Bij de gemeente Zevenaar wordt er gebruik gemaakt via SEPA Doorlopende machtiging gemeentelijke belastingen, deze machtiging kan voor een zeer lange termijn lopen, Zevenaar heeft dit al vanaf 1992 ingevoerd, en er zijn machtigingen die al vanaf die termijn lopen, hoe lang moet je deze machtiging dan bewaren, ja tot deze wordt ingetrokken, maar dat zou dus wel over 40 of 50 jaar kunnen gebeuren, of nog langer
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Kitty Altena op
-
Als jij 70 jaar lang een betalingsverplichting hebt naar de gemeente en jij wilt dat laten lopen via een automatische machtiging, dan inderdaad gaat de vernietigingstermijn na 70 jaar pas in. De zaak kun je eerder al afsluiten, je vult alleen geen startdatum van de vernietigingstermijn in. De zaak blijft dan als het ware 'gewoon' staan totdat jij de vernietigingstermijn laat starten.
Bert Hendriksen zei:De vernietigingstermijn is niet het probleem, het probleem zit er in hoe lang kan een incassomachtiging doorlopen.
Stel ik ben 20 jaar, ik geef de gemeente een incassomachtiging, ik word 90 jaar dan loopt deze machtiging 70 jaar?
Dus wanneer kan ik deze zaak nu afsluiten en evt vernietigen!
-
Permalink Antwoord van Bert Hendriksen op
-
Ja maar nu is bij ons, en ik denk bij veel organisaties, de vernietigingstermijn aan het zaaktype gekoppeld, dus als je de zaak afsluit wordt de zaak na 7 jaar digitaal vernietigd, dan zal je deze termijn van 7 jaar langer weg moeten zetten op de langst mogelijke termijn van 110 jaar?
-
-
Met welk systeem werken jullie? Bij ons is het zo dat je in het zaaktype bij de resultaten zelf kunt aangeven dat er sprake is van een ander datumkenmerk. In de zaak zelf komt dan een (bewerkbaar) veld te staan waarin je zelf een datum invoert op het moment dat dat aan de orde is. Pas dan gaat de bewaartermijn lopen. Zo doen we dan ook met bijvoorbeeld de zaken met van de Wmo. Op die manier kunnen we de zaken gewoon afsluiten zodat ze wel uit de actieve werkvoorraad van de behandelaar verdwijnen, maar gaat er nog geen termijn lopen. Die gaat pas lopen als wij zelf de startdatum invoeren. Ik neem aan dat alle zaaksystemen wel zo'n functie hebben, anders kun je nooit correct digitaal archiveren of je moet steeds creatieve omwegen bedenken, wat me niet de bedoeling lijkt.
Bert Hendriksen zei:Ja maar nu is bij ons, en ik denk bij veel organisaties, de vernietigingstermijn aan het zaaktype gekoppeld, dus als je de zaak afsluit wordt de zaak na 7 jaar digitaal vernietigd, dan zal je deze termijn van 7 jaar langer weg moeten zetten op de langst mogelijke termijn van 110 jaar?
-
-
Wij werken met het zaaksysteem Join van Decos, als men de checklist heeft ingevuld dan gaat automatisch de bewaartermijn van 7 jaar lopen en we kunnen deze termijn niet handmatig aanpassen dan zou dit collectief moeten gebeuren
-
Permalink Antwoord van Wim van Loon op
-
Wij gebruiken in Apeldoorn het Model-DSP gemeenten, de i-Navigator van VHIC en de Sdu. Daarin heb je diverse resultaatsoorten per werkproces, zoals 'Afgehandeld' of 'Geweigerd', waarbij de bewaartermijn direct start, maar ook variabele starttermijnen zoals 'Na afloop contract', 'Ander datumkenmerk' of 'Anders, zie toelichting'.
Kitty Altena zei:Met welk systeem werken jullie? Bij ons is het zo dat je in het zaaktype bij de resultaten zelf kunt aangeven dat er sprake is van een ander datumkenmerk. In de zaak zelf komt dan een (bewerkbaar) veld te staan waarin je zelf een datum invoert op het moment dat dat aan de orde is. Pas dan gaat de bewaartermijn lopen. Zo doen we dan ook met bijvoorbeeld de zaken met van de Wmo. Op die manier kunnen we de zaken gewoon afsluiten zodat ze wel uit de actieve werkvoorraad van de behandelaar verdwijnen, maar gaat er nog geen termijn lopen. Die gaat pas lopen als wij zelf de startdatum invoeren. Ik neem aan dat alle zaaksystemen wel zo'n functie hebben, anders kun je nooit correct digitaal archiveren of je moet steeds creatieve omwegen bedenken, wat me niet de bedoeling lijkt.
Bert Hendriksen zei:Ja maar nu is bij ons, en ik denk bij veel organisaties, de vernietigingstermijn aan het zaaktype gekoppeld, dus als je de zaak afsluit wordt de zaak na 7 jaar digitaal vernietigd, dan zal je deze termijn van 7 jaar langer weg moeten zetten op de langst mogelijke termijn van 110 jaar?
-
-
Jawel dat kan wel :-) Als je naar zaaktypen.nl gaat, het betreffende zaaktype opzoekt en dan naar het tabblad resultaten, dan vind je daar het veld "brondatum archiefprocedure". Daar kun je kiezen voor de optie "ander datumkenmerk". Die optie maakt het mogelijk om voor specifiek dat zaaktype zelf de startdatum in te vullen, na afhandeling van de zaak dus. Dan kun je afhandelen zonder dat de termijn gaat lopen.
Bert Hendriksen zei:Wij werken met het zaaksysteem Join van Decos, als men de checklist heeft ingevuld dan gaat automatisch de bewaartermijn van 7 jaar lopen en we kunnen deze termijn niet handmatig aanpassen dan zou dit collectief moeten gebeuren
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
en dus moet je ze bewaren zolang de machtiging geldig is (en daarna nog 7 jaar, denk ik). Simpel. Het is vreemd als je een lopende machtiging weg gaat doen, toch?
-
-
Ja dat probeer ik steeds duidelijk te krijgen, maar moet je dan de maximale termijn van 110 jaar aanhouden, dus als een soort van brondocument?
-
-
Nou nee, dat denk ik niet. Immers, als de machtiging verlener volgend jaar verhuist (dus einde machtiging), start de bewaartermijn van zeven jaar. En dan dus vernietigen.
Bert Hendriksen zei:Ja dat probeer ik steeds duidelijk te krijgen, maar moet je dan de maximale termijn van 110 jaar aanhouden, dus als een soort van brondocument?
-
-
nee, 7 jaar na beëindiging van de machtiging. Praktisch zal die termijn getriggerd moeten worden: wie beheert de machtigingen?
-
-
Nee, je laat de termijn van 7 jaar pas ingaan als de incasso wordt beëindigd om welke reden dan ook. Dit kun je dus technisch regelen via zaaktypen.nl, zoals ik al uitlegde.
Bert Hendriksen zei:Ja dat probeer ik steeds duidelijk te krijgen, maar moet je dan de maximale termijn van 110 jaar aanhouden, dus als een soort van brondocument?
-
-
Exact, de trigger is de beëindiging van de incasso, bijvoorbeeld een verhuizing dus.
jack karelse zei:nee, 7 jaar na beëindiging van de machtiging. Praktisch zal die termijn getriggerd moeten worden: wie beheert de machtigingen?
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- 3
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
