BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Checklist digitaal dossier
Beste collega's,
Momenteel is onze organisatie bezig om digitale dossiervorming in te voeren. De medewerkers zullen zelf hun digitale dossieropbouw verzorgen in het zaaksysteem. Het zaaksysteem zal volledig bestaan uit generieke zaaktypen. De laatste stap in elk werkproces zal zijn 'controle archief'. Voordat het digitale dossier naar het RMA gaat, zal de DIV-medewerker de digitale dossiers controleren juistheid en volledigheid. Nu zijn we bezig met een checklist voor de DIV-medewerkers om het digitale dossier te controleren op juistheid en volledigheid.
Heeft iemand hier ervaring mee? Hoe wordt dit gedaan bij jullie in de organisatie? Bijvoorbeeld:
- Wordt er aan de hand van een lijst documenttypen gekeken of alles in het dossiers zit?
- Worden de bewaartermijnen gecontroleerd?
- Wordt er gecontroleerd of de metadata juist en volledig zijn ingevuld?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Ik heb je vraag uitgezet bij de groepen, hopelijk wordt er op gereageerd.
Een aandachtspunt hebben wij bemerkt is het niet afsluiten van zaken in het zaaksysteem, waardoor dossiers niet volledig zijn, maar zaken ook niet op vernietiging kunnen worden afgesteld.
-
Permalink Antwoord van Ton Swan op
-
Wij maken gebruik van de i-Navigator. Daar vind je in feite alles wat je nodig hebt.
Per werkproces kun je documenttypen en -soorten, statustypen, resultaattypen en -soorten, enz. Daarbij zijn ook de Selectielijst en de AVG erin opgenomen. Al deze informatie (en meer) kun je gebruiken bij het inrichten van het zaaksysteem.
Registratie van de inkomende en uitgaande documenten gaan bij ons via de medewerkers DIM. Zij controleren de metadata en doen dat ook van andere documenten (notities, e-mail enz.) zodra een zaak ter archivering wordt aangeboden.
Succes
-
Permalink Antwoord van Hans Dekker op
-
Hallo Danny,
Begrijp ik goed dat zowel bij aanmaak als de latere controle op volledigheid van de zaak er vooraf en achteraf allerlei handmatige acties in het zaaksysteem worden uitgevoerd?
Dit lijkt mij het paard achter de wagen spannen. Dit soort zaken dien je te automatiseren en voor je eigen gemoedsrust kun je hooguit steekproeven nemen.
De/Een oplossing is om via een DSP(ZTC) de meta-data (documenttypen, resultaattypen, bewaartermijnen, begrotingsnummers, enz.) van te voren vast te leggen en geautomatiseerd aan de zaken en documenten toe te voegen op het moment van aanmaak, start van de zaak.
In Nederland zijn er twee organisaties die daar zeer goed in zijn met ieder zo zijn eigen voor- en nadelen:
-
Permalink Antwoord van Jaap de Jonge op
-
Je kunt per zaaktype redelijk voorspellen welke typen documenten je verwacht in een afgesloten zaak. Als je daar voor sommige zaaktypen 100% zeker van bent, kun je dit zelfs ook nog in de behandeling afdwingen met een checklist (vóór afsluiten) die controleert op documenttype. Bewaartermijnen of metadata controleren aan het eind van het proces lijkt mij niet handig. Je moet juist proberen om je zaakinrichting (in combinatie met instructie aan medewerkers) zo in te regelen dat je bewaartermijnen en verplichte metadatering 'aan de voorkant' worden geregeld.
Sowieso is een keuze om ALLES aan de achterkant handmatig te laten controleren er een die ik zelf persoonlijk niet snel zou nemen. Dat vraagt enorm veel formatie, dat kost goud geld met een (volgens mij) beperkte toegevoegde waarde. Het lijkt me (afhankelijk van het volwassenheidsniveau van je organisatie) efficiënter om ófwel alleen steekproefgewijs te controleren, ófwel alleen een 100% controle te zetten op zaaktypen waarvan je weet dat er veel 'te bewaren' uit komt en waar je zeker van wilt zijn dat de dossiers volledig zijn.
-
Permalink Antwoord van Danny Adams op
-
Het klopt inderdaad dat er handmatige acties in het zaaksysteem worden uitgevoerd. Het is inderdaad logisch om het te automatiseren. Maar we zitten op dit moment in de beginfase en de techniek werkt ook niet altijd mee. We gaan zaakgericht werken gefaseerd (per afdeling) invoeren. We willen daarom in de beginfase de digitale dossiers laten controleren door DIV. Zo hebben we in eerste instantie overzicht hoe de medewerkers digitale dossiers opbouwen. Een volgende stap is zoals Jaap de Jonge zegt: steekproefgewijs controleren, ófwel alleen een 100% controle te zetten op zaaktypen waarvan je weet dat er veel 'te bewaren' uit komt en waar je zeker van wilt zijn dat de dossiers volledig zijn.
-
Permalink Antwoord van Maria Willems op
-
Wij controleren steekproefsgewijs, steekproefgrootte en aanpak op risico gebaseerd, op afgehandelde dossiers. Op zowel compleetheid van de stukken (lijst met documenten die in een dossier horen of kunnen horen) als op metadata: compleetheid, juistheid, of er geen persoonsgegevens in de omschrijving staan en of de juiste koppelingen (met BAG en evt. met andere zaakdossiers) zijn gelegd.
Als je wilt kan ik je voorbeelden toesturen.
-
-
Wil je me dan je mailadres sturen?
mji.willems@zwolle.nl
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
