BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Verantwoordelijke zorgdrager voor informatiebeheer bij burgerinitiatief /participatie?

Momenteel ben ik voor een gemeente aan het uitzoeken welke spelregels er zijn als het gaat om de verantwoordelijkheid ten aanzien van het beheren en delen van informatie met natuurlijke personen. Deze vraag is van belang als het gaat om burgerinitiatieven en burgerparticipatie. Als een gemeente samenwerkt met burgers (natuurlijke personen) dan kan ik vrijwel niets terugvinden dat ik als aanknopingspunt kan gebruiken om te bepalen hoe je dan als gemeente het informatie- en archiefbeheer van die samenwerking moet vormgegeven.

Volgens de Archiefwet (Artikel 4) https://wetten.overheid.nl/BWBR0007376/2018-07-28#HoofdstukII_Artikel4 is een gemeente verplicht om alle archiefbescheiden die ze beheert in geordende staat te brengen en te bewaren. Volgens lid 3 betekent dit dat een regeling (die hier ook kan worden geïnterpreteerd als een afspraak tussen een overheidsorgaan en een rechtspersoon) verantwoordelijk is voor de voorziening waarin alle archiefbescheiden in geordende en toegankelijke staat worden beheert. De regeling is in deze de zorgdrager zoals bedoelt in artikel 1. Volgens artikel 1 is de zorgdrager: degene die bij of krachtens de wet belast is met de zorg voor de archiefbescheiden en zijn archiefbescheiden die volgens sub c 3e ook bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen (dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten.

Mijn voorzichtige conclusie is dan ook dat de gemeente verantwoordelijk voor het beheer van informatie die wordt gedeeld met rechtspersonen (Artikel 3) en natuurlijke personen (Artikel 1) waarvan de samenwerking kan worden aangetoond middels een verklaring (beschikking of overeenkomst) bij burgerparticipatie of burgerinitiatieven (Artikel 4 lid 3).

Ik ben benieuwd wat jullie idee hierover is en hoe andere gemeenten hier in de praktijk mee omgaan.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 8 Januari 2019 op 14.43

Interessante vraagstelling. Het is duidelijk dat met verdere ketensamenwerking het begrip zorgdrager uit de Archiefwet herziening behoeft. Wellicht helpt de blauwe knop denkrichting in deze?

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/de-ontwikkeling-van-de-bl...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bart Suers op 8 Januari 2019 op 15.14

Dank je wel Yvonne, de denkrichting is inderdaad goed van "De Blauwe Knop" alleen is dit nog een vorm van gestructureerde gegevensuitwisseling tussen een natuurlijk persoon en de overheid waarbij het gegevens over de natuurlijk persoon zelf betreft. Waar ik op doel heeft betrekking op een maatschappelijke activiteit waar de natuurlijk persoon vanwege zijn betrokkenheid informatie uitwisselt met de gemeente. Denk bijvoorbeeld aan het klein groenbeheer in de wijk als maandelijkse activiteit waarover men afspraken maakt en informatie uitwisselt of het beroemde /beruchte boekenkastje (https://www.nudge.nl/projects/boekenkast/openbare-boekenkast-amersf...) dat in openbare ruimte is geplaatst. Je zult als gemeente ten aanzien van die activiteiten moeten kunnen aantonen dat je op de hoogte bent, in verbinding staat met de mensen die erbij betrokken zijn en enigerlei vorm van afspraken of afstemming hebt vastgelegd. De crux is dat het hier gaat om meer ongestructureerde vormen van gegevensdeling onderling tussen burger en gemeente. Daarvan is mijn interpretatie dat als een natuurlijk persoon gedrag vertoont van wat in de wet wordt omschreven als een ketenpartner, de gemeente dus zorgdrager is van de informatievoorziening over dat contact met die ketenpartner.