BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Protocol voor vernietiging digitale bestanden

Hoi allemaal,

Met mijn gemeentesecretaris heb ik afgesproken dat ik, alvorens met de vernietiging van digitale bestanden te beginnen, haar een protocol kan voorleggen dat vernietiging gebeurd na een volledig vier-ogen-principe, etc. M.a.w. dat wij alles in het werk stellen om de kans op 'fouten' zoveel mogelijk te verkleinen.

Mijn vraag aan jullie is: werkt iemand al met een dergelijk protocol en zou jij dit met mij willen delen als handvat/leidraad?

Met vriendelijke groet,

Gerrit Barbé

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 7 December 2018 op 16.42

Het vier ogen principe wordt bij uitstek geborgd door het instellen van een SIO met inbreng van een externe deskundige. Na een paar jaar hebben we het bijna voor elkaar dat we voor elke gemeente een SIO in werking hebben. Daar worden de V-lijsten besproken en ook de motivaties om af te wijken.

https://vng.nl/onderwerpenindex/dienstverlening-en-informatiebeleid...

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 9 December 2018 op 12.50

Wat is de aanleiding om pas voor digitale archiefbescheiden een protocol op te stellen? In principe maakt de grondslag waarop vernietigd moet worden geen verschil in welke vorm dat is (analoog/digitaal).

Een protocol om te beoordelen of archiefbescheiden/informatie op de juiste grondslag (categorie selectielijst) en eventuele afwijkingen (hotspot) worden vernietigd is voor analoge net zo van belang als voor digitale archiefbescheiden. Ook al wordt digitaal aan de voorkant bij afsluiting/archivering van de zaak automatisch een selectiecategorie toegekend, ontslaat je dat nog niet van een controle/toets voor het moment van daadwerkelijke vernietiging na verstrijken van het termijn. Hierbij denk ik o.m. aan een interne terugkoppeling van de V-lijst met de verantwoordelijke proceseigenaar voor een akkoord en de beoordeling/goedkering door de gemeentearchivaris van de V-lijst met als laatste stap de bevindingen van deze controles te behandelen in een SIO zoals Yvonne Welings aangeeft.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Arjan van der Hoek op 12 December 2018 op 8.56

Volgens mij is er geen verschil tussen het bekendmaken van een vernietigingslijst (digitaal of analoog) richting organisatie. Daarnaast leggen wij deze lijst ook voor aan de archivaris.

De lijst wordt gegenereerd uit het DMS/Zaaksysteem. De fysieke documenten worden net als de digitale bestanden vernietigd als de machtiging van de archivaris ontvangen is. In het DMS/Zaaksysteem is het verplicht om met twee gebruikers in te loggen om de definitieve digitale vernietiging te starten.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Gerrit Barbé op 18 December 2018 op 13.22

Bedankt voor jullie reacties. Het klopt natuurlijk dat archiefstukken 'ongeacht hun vorm' worden gedefinieerd en dat een protocol voor fysieke archiefstukken niet veel anders hoeft te zijn, dan een protocol voor digitale archiefstukken. We gaan er mee aan de slag.