Bewaartermijn scans kentekens

Met de AVG wordt het nog belangrijker om tijdig informatie te vernietigen. Maar welke termijn houd je dan aan voor de scans van kentekens, was een vraag die op Twitter aan onze gemeente werd gesteld. Soms moet je die als gemeente wat langer bewaren in verband met de bewijslast van een parkeerboete.

In de selectielijst  worden wat categorieën genoemd, maar er lijkt niet echt een categorie te worden genoemd die een handvat biedt. Categorie 12. Toezien en handhaven -> Toezicht uitgevoerd - 6 maanden lijkt nog het beste aan te sluiten.

- 12.1.8 Gegevens over toegangscontrole en bezoekersregistratie (Wbp art. 35 t/m37).

- 12.1.9 Cameratoezicht hanteert 4 weken (Vrijstellingsbesluit Wbp art. 38). De vraag is of deze categorieën, vooral de eerste, overeenkomen met de juridische definitie van parkeertoezicht/-handhaving.

En om het nog gecompliceerder te maken, er bestaat ook nog een Nationaal Parkeerregister, waar de gegevens zeven jaar worden bewaard in de landelijke database.  

- Een scan van een kenteken van een voertuig waarvoor voldoende was betaald, wordt de eerstvolgende nacht verwijderd uit het scanbericht en dus uit het Nationaal Parkeerregister. Binnen 48 uur is het dus niet meer mogelijk te zien waar een voertuig heeft geparkeerd, als voldoende parkeerbelasting betaald is. Overige kentekengegevens blijven 90 dagen (13 weken) bewaard.

- Een scan van een kenteken waarvoor niet of onvoldoende was betaald, blijft in ieder geval 90 dagen (13 weken) bewaard. Deze bewaartermijn is nodig voor het afhandelen van een naheffing en eventueel bezwaar. Indien blijkt dat de betrokkene in beroep gaat tegen een beslissing op bezwaar zullen de gegevens zo lang bewaard worden als nodig is voor de behandeling van de gerechtelijke procedures.

- Als u een parkeerbon krijgt is de gemeente wettelijk verplicht (welke wettelijke verplichting?) om deze gegevens zeven jaar in de landelijke database te bewaren (zonder scan).

Gemeente Amsterdam

De gemeente Amsterdam legt aan haar burgers goed uit wat de bewaartermijn is:

- De betrokkene heeft het recht om de directeur te verzoeken de gegevens die op hem betrekking hebben te vernietigen. De bewaarde gegevens van betrokkene worden binnen drie maanden na een daartoe strekkend verzoek van betrokkene vernietigd.

- Dit geldt niet voor zover het verzoek tot vernietiging gaat over informatie en documenten waarvan de bewaring noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken, alsmede voor zo ver het bepaalde bij of krachtens de wet zich tegen vernietiging verzet.

- De directeur beslist binnen vier weken schriftelijk over het verzoek en zal een weigering van het verzoek motiveren.

- Vernietiging van de gegevens vindt plaats door deze uit het systeem te verwijderen of zo te anonimiseren dat de informatie niet tot personen herleidbare gegevens bevat. De bewerker draagt er zorg voor dat de vernietiging definitief is.

Dat is schriftelijk vastgelegd in een reglement.

Dertien weken de juiste bewaartermijn?

In het artikel van mr. dr. E.P.M. Thole, mr. drs. E.C. de Vries en mr. V.I. Laan wordt de privacy in relatie tot het kentekenparkeren beschreven. In deze bijdrage wordt expliciet de volgende bewaartermijn genoemd:

Persoonsgegevens mogen niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze verzameld zijn. Naar onze mening betekent dit dat de kentekens van auto’s waarvoor parkeerbelasting is betaald en die ook niet anderszins verkeerd geparkeerd staan, direct moeten worden gewist nadat het kenteken gescand is en de check met de database van SHPV is uitgevoerd. De kentekens van auto’s waarvoor niet is betaald, zullen moeten worden bewaard zodat een naheffing kan worden gestuurd en ten behoeve van bezwaar en beroep door de betrokkene. Wij menen dat kan worden volstaan met een bewaartermijn van 13 weken, dit gezien de geldende termijnen voor bezwaar en beroep.

Ervaringen delen

Wie kan uit de eigen organisatie ervaringen op dit gebied delen?