BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
AVG: Bezoekersadministratie van archiefdiensten
Vrijwel alle archiefinstellingen hebben een bezoekersadministratie ingericht. Sterker nog, in vernietigingslijsten worden die ook benoemd met termijnen waarop die vernietigd moeten worden.
Weliswaar zeggen velen dat de AVG beleidsneutraal ten opzichte van de Wbp wordt ingevoerd, toch lijkt het net iets anders te zijn nu voor Europese wetgeving de nationale wetgeving een pas op de plaats moet doen. Er is veel onduidelijkheid. Een van die onduidelijkheden die ik voorleg is de bezoekersadministratie van archiefinstellingen. Is er een gerechtvaardigd belang om die in gebruik te hebben. Archiefinstellingen hebben weliswaar een publiekrechtelijke taak, maar het is immers geen wettelijke plicht om deze NAW gegevens hiervoor te verwerken.
Hoe gaan archiefdiensten hier mee om?
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Henry Zwiers op
-
Yvonne,
wij zijn dan wel geen archiefdienst maar wij hanteren als gemeente ook een archiefregistratie.
Dat hangt samen met onze web afsprakenapplicatie.
Men maakt een afspraak om informatie te krijgen of een bezoek aan ons archief in te plannen.
Één van mijn collega's maakt een uitdraai van deze vragen en afspraken.
Hierin staan de gegevens die de aanvrager zelf invoert.
Geen DIGID inlog.
We vragen alleen NAW en telefoonnr/emailadres.
Daarnaast wordt de opzoekvraag geregistreerd.
NAW vragen we om de informatie toe te sturen, telefoonnr en email om eventueel onduidelijkheden te verduidelijken.
Als men een bezoek aan het archief wil dan wordt deze uitdraai vanzelf ook een bezoekersregistratie.
Ik versta onder bezoekersregistratie wel de mensen die de papieren dossiers willen inzien. Echte bezoeken aan het archief komen naar mijn weten zelden voor.
In het kader van het verwerkingenregister wordt onderzocht of we de NAW gegevens inderdaad 6 maanden moeten bewaren.
Mogelijk kiezen we ervoor om de NAW gegevens na 1 maand te verwijderen en alleen de vraag en het antwoord voor toekomstige bezoekers te bewaren. Scheelt ook weer bij de verzoeken om inzage in de registraties.
Maar dat zit in het proces: wat vragen we en is het noodzakelijk (stap 2 van het verwerkingenregister)
Henry Zwiers
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Dank voor je heldere antwoord, Henry.
-
Permalink Antwoord van Hans Pieterse op
-
Toevallig wordt bij ons het studiezaal reglement herzien en aangepast. Een mooi moment om de relevante processen eens door te lichten op nut, noodzaak en grondslag. Bij Een bezoekersadministratie denk ik aan een register van bezoekers van de studiezaal. Feitelijk gebeurt er meer, de bezoeker krijgt een pas met nummer waarmee archiefbestanden kunnen worden aangevraagd om in te zien. Het is dus ook meteen een aanvraagmodule.
Volgens mij doen we niet veel met die gegevens, hoogstens voor statistische verwerking. Dat kun je ook zonder de persoonsgegevens doen, bijvoorbeeld met gepseudonimiseerde pasgegevens. Daar zou ik de voorkeur aan geven, persoonsgegevens die je niet hebt kun je ook niet lekken. Het doet ook recht aan dataminimalisatie.
-
-
Goede oplossingsrichting. Een uitzondering zou je kunnen maken voor bezoekers die niet-openbare archieven raadplegen.
-
-
@yvonne, waarom zou je die persoonsgegevens wel willen hebben? Weet nog niet goed hoe daar mee moet worden omgegaan. Wat bij ons beperkt openbaar is wordt niet gepubliceerd, zo voorkom je grotendeels inzagevragen. Maar dat lijkt me niet correct voor de historische en wetenschappelijke onderzoeker. Aan wetenschappelijk en historisch onderzoek mag/moet de archivaris voorwaarden stellen. Denk dat een soort en met onderzoeksovereenkomst misschien wel beter is.
-
-
In Tilburg is sprake van een gedeeltelijke privatisering. Alle verzoeken voor inzage van niet openbare archieven komen binnen bij de gemeente Tilburg. Bij afwijzing van een dergelijk verzoek kan formeel bezwaar en beroep worden aangetekend.
Zie ook:
- https://www.recht.nl/rechtspraak/uitspraak/?ecli=ECLI:NL:RVS:2017:929
- https://www.recht.nl/rechtspraak/uitspraak/?ecli=ECLI:NL:RVS:2017:929
Wanneer het verzoek wordt ingewilligd, krijgt alleen de verzoeker inzage. De beschikking is persoonsgebonden. Hij of zij overlegt de beschikking bij het bezoek aan het archief.
Wij proberen bij elk archief inzichtelijk te maken welke nummers beperkt zijn en hoe inzage kan worden verkregen.
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
