AVG bij gemeenten

Vrijwel dagelijks spreek ik in mijn werk medewerkers die tegen een uitvoeringsprobleem als gevolg van de AVG zijn aangelopen. Om een recent voorbeeld te noemen is de uitspraak van de AP over de vorming van jeugd- en WMO dossiers van de gemeenten Nijmegen en Zaa.... Eerder in oktober 2017 is de instructie verstrekt dat de namen van  insprekers anoniem verwerkt moeten worden. Op termijn hebben die maatregelen gevolgen voor de archiefvorming, latere geschiedvorsers krijgen niet het hele verhaal te lezen in de raadsinformatie, immers er is relevante informatie niet genotuleerd. Zaaksystemen worden met het oog op de AVG opnieuw ingericht. Het eerdere adagium Openbaar tenzij is tijdens de afgelopen maanden als ingeruild voor Gesloten tenzij.

AVG bij archiefdiensten

Bij veel archiefdiensten is nog geen stress te bemerken over de invoering van de AVG. Immers de AVG zal beleidsneutraal worden ingevoerd. Maar is dat wel zo, de 75 jarige termijn zal waarschijnlijk worden vervangen door een 100 jaren beperking. De bepaling in de Archiefwet over het toestemming vragen aan GS voor bestanden ouder dan 75 jaar is feitelijk niet relevant, de AVG is immers zwaardere wetgeving en daarmee bepalend. Het archiefwezen lijkt af te stevenen op de Belgische variant, waar de 100 jaar termijn wordt gehanteerd ook voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats. Dat laatste lijkt in Nederland niet te gaan gebeuren.

Openbaarheid na overbrenging in het digitale tijdperk?

Nu is openbaarheid van de Archiefwet gekoppeld aan de overbrenging van de bestanden naar de archiefbewaarplaats, over het algemeen na 20 jaar. Rond 2000 volgde ik ooit  een cursus bij Theo Thomassen over het records continuüm. Op dit forum is wel eens afgevraagd hoe het records continuüm in de praktijk werkt.  Een van de pluspunten uit deze theorie heb ik althans altijd ervaren is dat bij het records continuum geen sprake moet zijn van gescheiden werelden. Dat principe zie je bij gemeenten dat er waar e-depotoplossing gekozen wordt voor een oplossing in de eigen ICT architectuur zoals in Putten en Oldambt. Bij de rijksoverheid geldt het e-depot van Justid als een goed e-depot.

Gescheiden werelden?

Mijn vraag is of er na al die jaren de werelden tussen de archiefvorming en de archiefwereld echt zijn beslecht? In sommige gemeenten is dat zeker het geval. Maar als je kijkt naar de gevolgen van de AVG lijkt het alsof veel archivarissen deze wetgeving niet als een probleem ervaren. Wellicht is dit het gevolg van het gescheiden denken en werken?