BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gezinskaarten wel of niet (geheel) openbaar beschikbaar stellen
Archiefwet en Wbp
De Archiefwet trad al ver voor de introductie van de wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in werking. Dat betekent dat in de praktijk bij (alle) archiefdiensten in Nederland bestanden kunnen berusten die openbaar zijn gemaakt voordat de Wbp er was. In de verklaring van overbrenging is dan niets afgesproken over mogelijke beperkingen. Een van die bestanden waarvoor we jullie aandacht vragen zijn de gezinskaarten. Gezinskaarten en openbaarheid was een van de vele onderwerpen tijdens de VNG archiefcommissie van 21 september 2017.
Levende personen
Gezinskaarten zijn onderdeel van onze bevolkingsadministratie, die landelijk rond 1850 is gestart. Tot 1920 had je registers en gedurende de periode 1921 tot 1940 gezinskaarten totdat de persoonskaart werd geïntroduceerd.
Die gezinskaarten worden al sinds jaar en dag op studiezalen van archiefdiensten ter beschikking gesteld, vaak in de vorm van microfiches. Maar steeds vaker plaatsen archiefdiensten de bestanden digitaal op de websites. Voor de Wbp maakt het verschil analoog of digitaal niets uit of zoals de Autoriteit Persoonsgegevens het omschrijft:
Omwille van het in kaart brengen van de toepasselijkheid van de Wbp en de Archiefwet 1995
onderscheidt het CBP drie soorten archieven: het fysieke archief, het digitale archief en het onlinearchief
(d.w.z. het via Internet toegankelijk gemaakte).
1. Fysieke archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen
specifieke regels bevat.
2. Digitale archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen
specifieke regels bevat.
3. Online-archief. Hierop is de Wbp van toepassing. Het CBP onderschrijft uw constatering
dat de Archiefwet 1995 niet gaat over beschikbaarstelling via Internet. Als echter iets op
grond van de Archiefwet niet ter beschikking mag worden gesteld, mag het uiteraard ook
niet online ter beschikking worden gesteld. (Dit volgt uit artikel 6 Wbp dat stelt dat
persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige
wijze worden verwerkt.)
Terechte klacht
Bij een gemeente is een klacht ingediend door een levend persoon over de publicatie van de gezinskaarten. Op deze kaarten staat uitgebreide informatie over personen, o.a. godsdienst. Dat laatste wordt ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. De gezinskaart werd door de gemeente bijgehouden en komt daarom overal in Nederland voor. Vast is komen te staan dat de gezinskaart niet gepubliceerd mag worden. In artikel 2a van de Archiefwet staat een uitzondering, wanneer het verbod op verwerken van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 156 Wbp voor archiefinstellingen niet geldt. Dit echter met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van zodanige archiefbescheiden. In dit geval is dus toestemming van de betrokken persoon nodig
Wat nu te doen?
Omdat elke gemeente in Nederland dit probleem heeft en alle archiefdiensten de kaarten al sinds jaar en dag beschikbaar stellen, is het wenselijk dat er één oplossingsrichting wordt gekozen.
Alle archiefdiensten zouden formeel moeten kiezen voor het offline halen van de digitale bestanden en het niet beschikbaar stellen van de microfiches in de studiezalen. Dit gaat een heel arbeidsintensieve klus worden wanneer de geinteresseerden inzage willen. Zij moeten dan aantonen dat de persoon die ze zoeken overleden is. Daar is op dit moment geen formatie voor. Feitelijk zouden we hetzelfde openbaarheidsregime moeten inrichten als voor de persoonskaarten. De dienstverlening van de persoonskaarten is feitelijk uitbesteed aan het Centraal Bureau voor Genealogie.
Vaak zijn de gegegens al digitaal verspreid, archiefdiensten kunnen die gegevens niet 'terughalen'.
Er zijn mogelijk (technische) alternatieven:
(Opnieuw) scannen en de bijzondere persoonsgegevens niet tonen.
In de metadata, de toegang op de scans, aantonen dat de persoon in kwestie overleden is.
Hoe denk jij over deze casus en laat het ons weten.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
@Bob,
Vraag:
"Veel van deze kaarten bevatten alleen gegevens van mensen die meer dan 100 jaar geleden geboren zijn. Omdat deze kaarten meestal al geïndexeerd zijn, is het mogelijk om automatisch te bepalen om welke kaarten dit gaat. Archieven zouden dus twee dingen kunnen doen: Op basis van de indexen bepalen welke kaarten mensen bevatten die minder dan 100 jaar geleden geboren zijn, en deze offline halen. Kaarten met alleen mensen die meer dan 100 jaar geleden geboren zijn blijven dan online. Indexrecords van mensen die minder dan 100 jaar geleden geboren zijn offline halen. Indexrecords van mensen die meer dan 100 jaar geleden geboren zijn blijven dan online, zelfs als op de betreffende pagina ook iemand staat die minder dan 100 jaar geleden geboren is. Die scan is dan offline, maar je kunt tenminste de index nog zien. " Is dit mogelijk en zo ja wat zal dit gaan kosten?
Dit is het antwoord:
Volgens mij is optie 1 het beste. Je dient echter wel op registerniveau aan te geven, om te voorkomen dat men via een akte in een register naar een akte kan bladeren binnen datzelfde register die wel persoonsgegevens bevat die niet openbaar zijn. Je kan op registerniveau aangeven welke je niet wilt publiceren via het veld 'Gepubliceerd'. Dan zijn deze registers de volgende dag niet meer via de website beschikbaar.
-
Permalink Antwoord van Yvette Hoitink op
-
@Yvonne Fijn dat je het hebt nagevraagd, maar ik ben verbaasd over het antwoord. Je zou bijvoorbeeld niet-openbare scans automatisch kunnen vervangen door een "nog niet openbaar" plaatje, zowel bij doorklikken vanuit de index naar een scan waar ook levende personen staan als in het register. Dat kost wat ontwikkeltijd, maar is technisch goed mogelijk. Wellicht iets om met meerdere archieven te bespreken?
-
-
Wij gaan een andere oplossing uitwerken die ons praktisch beter uitvoerbaar lijkt.
Afgezien van het feit dat de bestanden niet allemaal geïndiceerd zijn, is het feitelijk onmogelijk om van iedere persoon de overlijdensdatum vast te gaan stellen. Misschien een punt dat velen zich wellicht niet realiseren, is dat vrijwilligers deze niet openbare bestanden niet mogen indiceren.
-
Permalink Antwoord van Bob Coret op
-
@Yvonne,
Wat bedoel je met "het [is] feitelijk onmogelijk om van iedere persoon de overlijdensdatum vast te gaan stellen"?
Gaat het hier om het feit dat er nog geen openbaar register van overledenen is? Ben je het er mee eens dat zo'n open register wel kan helpen?
-
-
Zo'n openbaar register is zeker nuttig, maar niet specifiek voor deze casus. Je moet immers van alle personen die de gezinskaart staat gaan vaststellen of hij of zij overleden. Wie daar extra personeel voor aan kan trekken, kan dat een optie zijn.
-
-
De basisregistratie personen is digitaal, dus het vergelijken van een export daarvan van overleden personen met de gegevens in de gezinskaarten kan automatisch op basis van naam, geboorteplaats, en geboortedatum. Dat vereist dus een eenmalige investering in programmatuur, geen handwerk voor personeel.
-
-
Koppelingen tussen DMS/zaaksystemen en basisregistraties zijn geen eenvoudige zaak. Ik ken geen een archiefinstelling met koppelingen naar basisregistraties en dat zal in Tilburg ook zeker en vast niet gaan gebeuren, daar er sprake is van een gedeeltelijke verzelfstandiging.
Misschien is dit wel een oplossingsrichting voor andere gemeentelijke instellingen, voor RHC's met gemeenten en gemeentelijke archiefinstellingen met DVO's gemeenten kan ik me deze oplossing ook niet voorstellen.
Ik zie al een heel datalekschandaal voor me: Vrijwilligers hebben toegang tot de gemeentelijke basisadministratie.
-
Permalink Antwoord van Niels van Driel op
-
Bijzonder persoonsgegeven???
Welke informatie staat er op een gezinskaart? Onder een K, alleen een nummer, of hoogstens de aanduiding ‘Kerkgenootschap of vereeniging met een godsdienstig doel’ staan afkortingen als RK of NH. Wat zegt dit? Dat het gezinshoofd en zijn partner en/of volwassen huisgenoten zoals inwonende dienstbodes ingeschreven stonden bij een kerkgenootschap. Veelal geldt dit ook voor inwonende kinderen, zeker niet per definitie. Een cruciale vraag is of je dit een bijzonder persoonsgegeven kunt noemen. De UAVG verbiedt verwerking van persoonsgegevens waaruit ‘religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen […] blijken’ (art. 22, lid 1). Twee opmerkingen hierbij:
- Lidmaatschap van een kerk zegt in deze interbellumperiode van verzuiling niet direct iets over overtuigingen, het is in principe maximaal een sociologisch gegeven. Hoeveel Brabanders stonden er in de jaren twintig en dertig van de vorige eeuw niet geregistreerd als RK? Hoeveel waren er echt kerkelijk betrokken, of overtuigd lid? Sociologen onderscheiden altijd tussen kerkelijkheid (lidmaatschap) en kerksheid (kerkgang, betrokkenheid, overtuiging). Op deze gezinskaarten is slechts sprake van (papieren) lidmaatschap, een formeel sociologisch gegeven. Kun je dit echt als een bijzonder persoonsgegeven kwalificeren? Valt dit onder een ‘overtuiging’ die ‘blijkt’?
- De lidmaatschapsaanduiding geldt welteverstaan van de ouders, de kinderen ‘liftten’ hier in veel gevallen in mee. Maar voor hen zegt deze aanduiding nog minder dan voor de ouders. De grote volkskerken telden en tellen talloze geboorteleden: de ouders stonden of staan ingeschreven als lid, maar hebben hun kinderen om wat voor reden dan ook niet laten dopen. Als ze voorkomen in een kerkelijk register zou je dit een bijzonder persoonsgegeven kunnen noemen, op een gezinskaart van de burgerlijke overheid is een vermelding niets meer dan een mogelijke indicatie om eens verder te snuffelen. Meermalen heb ik van volwassen personen wier kerklidmaatschap geregistreerd stond op een gezinskaart na proberen te trekken of ze in de kerkelijke lidmaatschapsboeken voorkwamen, meermalen tevergeefs.
Het enige wat deze gezinskaarten over mogelijk nog levende personen zeggen is dat ze opgegroeid zijn in een gezin dat nominaal (nog) lid was van een kerkgenootschap. Is dit gegeven een bijzonder persoonsgegeven? Het zegt volstrekt niets over godsdienstige ‘overtuiging’, toen niet, en voor later tijden al helemaal niet. Nog levende personen die op de gezinskaarten voorkomen bevonden zich tot en met 1939 allemaal in de kinderleeftijd. Daarna kan er van alles bij hen verschoven/veranderd zijn. Een al dan niet correcte lidmaatschapsaanduiding op een gezinskaart slaat in principe op de ouders, maximaal op iemands kinderleeftijd.
Wat ik in deze discussie mis is historische contextualisering van de bronnen. Moeten we informatie in documenten van ca. 80 jaar oud op de klank af onder de huidige wetstekst laten vallen?
Bestaat er jurisprudentie waarin rechters klip en klaar vaststellen dat een registratie op een gezinskaart een bijzonder persoonsgegeven is? Is hier ooit nader over geprocedeerd, zodat dit geen enkele ruimte meer laat? Of zijn wij in de archiefsector nu op hol aan het slaan op grond van (eigen) interpretaties van wat exact onder bijzondere persoonsgegevens gerekend moet worden? Zit er geen ruimte tussen de letterlijke wetstekst en de gezinskaartregistratie, waar wij zonder nadere totale duidelijkheid gebruik van mogen maken?
Van diverse zijden krijgen wij nu het advies om de openbaarheid van gezinskaarten te beperken. Te gemakkelijk? Te snel? Volstaat een opt-out-procedure niet: kaarten verwijderen als een met name genoemd persoon op een kaart er in een persoonlijk geval moeite mee heeft? Ik gooi deze overwegingen graag eens in de groep.
-
-
Onderzoekers willen zo veel mogelijk informatie over personen boven water krijgen. Erfgoedinstellingen willen zo veel mogelijk van hun materiaal ter beschikking stellen aan onderzoekers. Velen vinden de privacy wetgeving daarom maar lastig, sommige hebben de neiging de grenzen op te zoeken of er over heen te gaan.
En toch, vraag je hen hoe ze tegen hun eigen privacy aankijken in het licht van gebruik door bijvoorbeeld Facebook, hun bank of supermarkt, dan is het eensluidende antwoord: het zijn mijn persoonsgegevens die mogen niet zo maar gebruikt worden!
Maar hebben we het over een bron als de gezinskaarten van de periode 1921-1940 dan steekt opeens de gedacht op dat de privacy wet daar niet voor bedoeld was. Op een dergelijke gezinskaart kunnen personen staan die toen net geboren waren en nu, als ze nog leven, in de leeftijd van 77 tot 97 zijn. Hebben deze 77-plussers geen recht op privacy?
"Ja maar, dat zijn geen bijzondere persoonsgegevens...". De privacy wetgeving, nu de wet bescherming persoonsgegevens (WBP) en straks in de algemene verordening gegevensbescherming (AVG) is mijns inziens vrij duidelijk: elke mogelijk identificerend stukje informatie over een natuurlijk persoon (lees: levende persoon) is een persoonsgegeven die niet verwerkt mogen worden tenzij er een wettelijke grondslag voor is of de persoon in kwestie er (voor een bepaald doel) toestemming voor heeft gegeven. Gegevens als geloof en gezondheid zijn bijzondere persoonsgegevens waar een zwaarder regime voor geldt, maar in beginsel geldt er voor "normale" persoonsgegevens dus al dat je deze niet zo maar mag verwerken en publiceren.
Dat de VNG archiefinstellingen oproept om de gezinskaarten van hun websites afhalen is dus correct, sterker nog, ze hadden er nooit mogen staan (lees: gepubliceerd mogen worden, maar ook: geïndexeerd mogen worden). De verwijzing naar de bijzondere persoonsgegevens had naar mijn smaak achterwege gelaten kunnen worden, dit vertroebelt de discussie alleen maar.
Wellicht ten overvloede: bovenstaande geldt voor persoonsgegevens, oftewel levende personen. Wanneer personen zijn overleden geldt de WBP/AVG niet meer. Dus als we een open Nederlands registers van overledenen hadden, zou deze tegen heel wat collecties aangehouden kunnen worden om zodoende meer informatie te kunnen publiceren.
-
Permalink Antwoord van Hans Pieterse op
-
Het betoog van Niels zette mij aan het denken. Ik denk dat het mooi zal staan in een klacht- of rechterlijke procedure als een betrokkene verzet of bezwaar maakt en je een niet ontvankelijk uitspraak wilt verkrijgen. Ik moest denken aan de column van onze rijksarchivaris die ik gisteren las waarbij hij aangeeft dat iedere raadpleger zijn eigen interpretatie aan archiefstukken geeft. Als een persoonsgegeven wordt gebruikt voor sociologische, statistische of genealogisch onderzoek, doet dat niets af aan het feit dat het een persoonsgegeven is en dat de WBP/AVG daar beperkingen aan stelt betreffende verwerking. Los van het feit of de geregistreerde gegevens waar zijn. En de mate van kerkelijke of levensbeschouwelijke activiteit vind ik zelf niet eens relevant in deze discussie. De laatste nieuwsbrief van stadsarchief Amsterdam bevatte een artikel over het gebruik van de woningkaarten in de oorlog door de Duitse bezetter waarbij de kaart met haar gegevens opeens andere doeleinden kreeg dan het oorspronkelijke doel. Zelf blijf ik de aanduiding kerkgenootschap dus een bijzonder persoonsgegeven vinden. Maar zoveel archiefinstellingen/archivarissen, zoveel meningen. Ik zou het een uitdaging vinden om als archiefbranche één lijn te volgen. Het opstellen van een gedragscode voor archiefinstellingen die goedgekeurd is door de AP lijkt me een goede stap. En één centrale FG voor archiefinstellingen die de zaak vanuit archiefwettelijk perspectief bekijkt draagt ook bij aan die lijn. De meeste privacy experts die ik ben tegen gekomen maken niet de verbinding naar Archiefwet en onderliggende regelgeving wat de discussie lastiger maakt. Om dat centraal te regelen zijn naar mijn idee twee instellingen die daar op kunnen inspelen, het NA of de KVAN/BRAIN.
-
-
@Hans, ik sluit me geheel bij jou aan. Openbaarheid/privacy zou direct in wet- en regelgeving geregeld moeten worden, bij de gezinskaarten in de wet BRP bijvoorbeeld. Daarbij is privacy slechts een (juridisch) aspect, maar andere belangen moeten ook gewogen worden.
In Nederland is gekozen voor strenge variant voor de uitvoering van de AVG. Tot nu toe is het alleen de VNG archiefcommissie geweest die haar zorgen heeft geuit over deze ontwikkelingen.
Wie volgt?
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
