Archiefwet en Wbp
De Archiefwet trad al ver voor de introductie van de wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in werking. Dat betekent dat in de praktijk bij (alle) archiefdiensten in Nederland bestanden kunnen berusten die openbaar zijn gemaakt voordat de Wbp er was. In de verklaring van overbrenging is dan niets afgesproken over mogelijke beperkingen. Een van die bestanden waarvoor we jullie aandacht vragen zijn de gezinskaarten. Gezinskaarten en openbaarheid was een van de vele onderwerpen tijdens de VNG archiefcommissie van 21 september 2017.
Levende personen
Gezinskaarten zijn onderdeel van onze bevolkingsadministratie, die landelijk rond 1850 is gestart. Tot 1920 had je registers en gedurende de periode 1921 tot 1940 gezinskaarten totdat de persoonskaart werd geïntroduceerd.
Die gezinskaarten worden al sinds jaar en dag op studiezalen van archiefdiensten ter beschikking gesteld, vaak in de vorm van microfiches. Maar steeds vaker plaatsen archiefdiensten de bestanden digitaal op de websites. Voor de Wbp maakt het verschil analoog of digitaal niets uit of zoals de Autoriteit Persoonsgegevens het omschrijft:
Omwille van het in kaart brengen van de toepasselijkheid van de Wbp en de Archiefwet 1995
onderscheidt het CBP drie soorten archieven: het fysieke archief, het digitale archief en het onlinearchief
(d.w.z. het via Internet toegankelijk gemaakte).
1. Fysieke archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen
specifieke regels bevat.
2. Digitale archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen
specifieke regels bevat.
3. Online-archief. Hierop is de Wbp van toepassing. Het CBP onderschrijft uw constatering
dat de Archiefwet 1995 niet gaat over beschikbaarstelling via Internet. Als echter iets op
grond van de Archiefwet niet ter beschikking mag worden gesteld, mag het uiteraard ook
niet online ter beschikking worden gesteld. (Dit volgt uit artikel 6 Wbp dat stelt dat
persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige
wijze worden verwerkt.)
Terechte klacht
Bij een gemeente is een klacht ingediend door een levend persoon over de publicatie van de gezinskaarten. Op deze kaarten staat uitgebreide informatie over personen, o.a. godsdienst. Dat laatste wordt ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. De gezinskaart werd door de gemeente bijgehouden en komt daarom overal in Nederland voor. Vast is komen te staan dat de gezinskaart niet gepubliceerd mag worden. In artikel 2a van de Archiefwet staat een uitzondering, wanneer het verbod op verwerken van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 156 Wbp voor archiefinstellingen niet geldt. Dit echter met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van zodanige archiefbescheiden. In dit geval is dus toestemming van de betrokken persoon nodig
Wat nu te doen?
Omdat elke gemeente in Nederland dit probleem heeft en alle archiefdiensten de kaarten al sinds jaar en dag beschikbaar stellen, is het wenselijk dat er één oplossingsrichting wordt gekozen.
Alle archiefdiensten zouden formeel moeten kiezen voor het offline halen van de digitale bestanden en het niet beschikbaar stellen van de microfiches in de studiezalen. Dit gaat een heel arbeidsintensieve klus worden wanneer de geinteresseerden inzage willen. Zij moeten dan aantonen dat de persoon die ze zoeken overleden is. Daar is op dit moment geen formatie voor. Feitelijk zouden we hetzelfde openbaarheidsregime moeten inrichten als voor de persoonskaarten. De dienstverlening van de persoonskaarten is feitelijk uitbesteed aan het Centraal Bureau voor Genealogie.
Vaak zijn de gegegens al digitaal verspreid, archiefdiensten kunnen die gegevens niet 'terughalen'.
Er zijn mogelijk (technische) alternatieven:
(Opnieuw) scannen en de bijzondere persoonsgegevens niet tonen.
In de metadata, de toegang op de scans, aantonen dat de persoon in kwestie overleden is.
Hoe denk jij over deze casus en laat het ons weten.
<astcrt-2014-33529.pdf
Een gezinskaart uit de jaren '30. Bron: Regionaal Archief Tilburg
Het gaat hierbij met name om de zogenaamde 'gezinskaarten' uit de periode tot 1940. Deze gezinskaarten vermelden namelijk ook gegevens zoals politieke overtuiging en religie van personen, wat volgens de nieuwe AVG verboden is om te publiceren. Ook andere archiefstukken worden onderzocht op inhoud welke niet meer online mag staan.
