BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
AVG en Archiefwet: personeelsdossiers
KVAN/BRAIN 7 december 2017
Interessante discussie vandaag bij @archiefbrain: is een minimale bewaartermijn van 10 jaar voor personeelsdossiers in overeenstemming met de AVG? Wat mij betreft niet, en moeten de selectielijsten op dit punt aangepast worden.
Bij het Regionaal Archief Rivierenland werd op donderdag 7 december 2017 een inleiding door Mathieu Paapst gehouden over de AVG en Archiefwet. De bijeenkomst was georganiseerd oor KVAN/BRAIN. Bovenstaande tweet is van Paapst afkomstig. Paapst is verbonden aan ICT Recht, die volgens eigen zeggen komende periode ook medewerkers van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat opleiden op het gebied van de AVG. Laten we ook hopen dat de juiste informatie aan deze medewerkers wordt overgebracht over de relatie met de Archiefwet. Nog in juni 2017 tijdens een congres over de AVG sprak een directiemedewerker van de AP zich lovend uit over het recht van vergetelheid, maar dat hij niets wist over de werking van de Archiefwet.(link).
Van gemeentelijke collega's hoor ik dat de AP niet altijd antwoorden hebben, zeker op het gebied van de Archiefwet.
Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.
Vernietigen van personeelsdossiers
De discussie in de zaal met de inleider ontstond al snel, zeker toen hij vrij stellig beweerde dat het Europese privacyrecht altijd belangrijker is dan de Archiefwet zonder te benoemen wat voor uitzonderingsgronden zijn benoemd voor archivering en beschikbaarstelling.
Voor archiefdiensten is een van de belangrijkste vragen: Wanneer je bestanden wegens bijzondere persoonsgegevens niet mag publiceren, gezinskaarten waarschijnlijk, mag je die dan nog wel ter inzage geven op de studiezaal. Op dat soort vragen kwamhelaas geen antwoord.
De discussie spitste zich toe op de grondslag voor de aanleg van personeelsdossiers (PD's). Jullie weten waarschijnlijk net als ik dat we sommige PD's lang moeten bewaren vanwege het werken van gevaarlijke stoffen en sommige dossiers zoals van burgemeesters bewaren we permanent. Helemaal fout volgens Paapst, de richtlijn is na half jaar vernietigen na uit dienst treding.
Verschillende deelnemers aan de discussie wezen op het feit dat we met vastgestelde selectielijsten stellen, maar dat was volgens Paapst onvoldoende grondslag en verwees naar de recente uitspraak van de RvS.
Vervolgens plaatste hij bovenstaande tweet, die aanvankelijk in mijn herinnering anders luidde.
Voor wie dacht wat meer duidelijkheid over de AVG in relatie tot de Archiefwet op 7 december te verkrijgen, zal net als ik teleurgesteld weer naar huis zijn gekeerd.
Voor mij is in ieder geval wel duidelijk, dat we snel aan de slag moeten met de nadere invulling van de uitvoeringswet op het gebied van de Archiefwet. ICT recht tweette vandaag al dat een herstelwet nodig is.
Je kunt niet meer reageren op deze discussie.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Erik Kraai op
-
Deze opmerking begrijp ik niet helemaal. Waaruit blijkt dat Nederland heeft gekozen voor een strenge variant van de Uitvoeringswet AVG? De Uitvoeringswet AVG is vanwege de beleidsneutrale aanpak er juist op gericht om zoveel mogelijk de huidige situatie onder de Wbp is stand te laten. Waar mogelijk is in de Uitvoeringswet de ruimte die de Verordening biedt genomen om dit te bereiken.
Er is geen sprake van dat de AVG zou verplichten tot een rücksichlöse vernietiging van persoonsgegevens. De AVG lijkt mij geen bedreiging voor een open en transparante overheid.
Yvonne Welings zei:Tineke, voor 25 januari heb ik al een presentatie gemaakt en een notitie in voorbereiding. Ik neem jouw punt mee. Het feit dat ik op Breed zoveel bijdragen heb geschreven, heeft daar een relatie mee. Laten we het zien als een wake-up call naar de beroepsgroep. Nederland heeft voor een strenge variant gekozen wat uitvoeringswet AVG betreft, laten we zien te redden wat er nog te redden valt in het belang van een open en transparante overheid en het recht op informatie door de burger. Een ander punt dat ik voorstel is een open consultatie van de aanpassing van de Archiefwet. -
-
Permalink Antwoord van Tineke Rouschop op
-
Eens met Erik Kraai, ik zie de Avg ook als beleidsneutraal, en geen bedreiging voor open en transparante overheid. Wel een kans voor een zorgvuldige overheid.
-
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het feit dat er al wordt nagedacht om termijnen te verlengen van 75 naar 100 jaar , betekent dat veel bestanden op slot gaan. Ik zie deze ontwikkeling niet als beleidsneutraal.
-
-
-
Dank Erik, voor de verwijzing naar artikel 5 (dat overigens verwijst naar art. 89).
Ik ben geen wetgevingsjurist, maar ik zou wel graag twee zaken juridisch goed geregeld willen zien (in Archiefwet of Uitvoeringswet):
- Welk artikel in de Avg en/of de Uitvoeringswet is van toepassing vóór overbrenging en welk erná? Nu staat in verschillende artikelen ('archivering in het algemeen belang') terwijl voor mij niet duidelijk is of daar (pas) sprake van is ná overbrenging, of ook al ervóór. Of in beide situaties, maar laat dat dan expliciet zijn.
- De positie van de selectielijsten in het geheel. Die moeten zorgen voor zorgvuldige bewaartermijnen indien waardering 'vernietigen' wordt toegekend. Ik stel me voor dat hierover b.v. in art. 5 Aw of art. 2 Archiefbesluit een bepaling wordt opgenomen. Tevens zou m.i. ergens moeten worden vastgelegd (zelfde artikelen?) dat de selectielijst zorgt voor een nieuwe grondslag, nl.'archivering in algemeen belang'.
Erik Kraai zei:De nieuwe verwerkingsgrondslag is niet te vinden in artikel 89 AVG, maar artikel 5, eerste lid onder e van de AVG. Hier wordt rekening gehouden met de mogelijkheid dat persoonsgegevens voor een langere periode opgeslagen kunnen worden met het oog op archivering in het algemeen belang.
In de nationale wetgeving wordt dit voor Nederland verder vormgegeven door de Archiefwet. Aanvullende bepalingen in de Uitvoeringswet AVG zijn volgens mij niet nodig.
Tineke Rouschop zei:Eens met Yvonne, ik had ook hogere verwachtingen van de kennisbijeenkomst dan werden ingelost. Maar nu ik zelf in de materie ben gedoken, heb ik toch ook wel profijt van de presentatie van dhr. Paapst.
Zijn oproep om bij het opstellen van selectielijsten héél goed te laten op de Avg steun ik van harte. De relatie is overigens volgens mij indirect: bij het opstellen van de selectielijsten zijn er altijd twee 'hoofdbelangen' , het administratief belang (dat leidt tot vernietigen-V.) en het cultuurhistorisch belang (dat leidt tot bewaren- B.).
Het administratief belang moet (het vervallen van) de verwerkingsgrondslag en doelbinding incorporeren. Daaruit volgend zijn dan de bewaartermijnen vast te stellen. Of men kiest voor de waardering B indien er (toch) sprake is van een cultuurhistorisch belang. Die keuze vergt m.i.dan wel grondige motivatie (en de nodige beschermende maatregelen natuurlijk). Het is voor mij dan de vraag of personeelsdossiers van burgemeesters (of dijkgraven, of andere bestuurders of 'beeldbepalende' ambtenaren dan wel bewaard zouden moeten worden, zeker als de inhoud zeer summier is.
De afdeling Rechtspraak van de Raad van State heeft al uitgesproken dat archivering geen verwerkingsgrondslag-op-zich is. Archivering volgt altijd op eerdere verwerkingen (met grondslag). Voor mij is duidelijk dat deze redenering moet worden doorgetrokken: vernietigen volgt uit het vervallen van de verwerkingsgrondslagen.
Alleen zou je het op B. waarderen van documenten/dossiers/ processen/zaaktypen etc. kunnen zien als het aanbrengen van een nieuwe verwerkingsgrondslag. Dit vind (in mijn interpretatie) steun in art. 89 Avg. Eigenlijk vreemd dat daarin niet expliciet wordt gemaakt dat tussen de creatie/ behandeling en de opname in een archiefbewaarplaats een waarderings-beslismoment zit, nl. de vaststelling van selectielijsten. Daar heb ik helaas ook geen bepaling over gezien in de Uitvoeringswet Avg. Misschien goed om daar de Tweede Kamer nog op te wijzen? Daar kan nog reparatie plaatsvinden....
-
-
-
Ik heb ergens gelezen ( ik meen in een artikel van Ketelaar in Archiefrecht) dat 75 jaar is gekomen door Archiefwet 1995. In verband met verkorting overbrengingstermijn van 50 naar 20 jaar, is toen die 75 jaar gekomen. Had toen geen verband met 'verwachtte leeftijd" in verband met bescherming persoonsgegevens.
als we persoonsgegevens willen beschermen gedurende het leven van een persoon, is 75 jaar toch in veel gevallen veel te kort? mensen worden ouder, toch? Sterker: ik pleit voor 110 jaar.
Yvonne Welings zei:Het feit dat er al wordt nagedacht om termijnen te verlengen van 75 naar 100 jaar , betekent dat veel bestanden op slot gaan. Ik zie deze ontwikkeling niet als beleidsneutraal.
-
-
-
Toe maar, laten we dan maar ophouden om de Archiefwet een openbaarheidswet te noemen. En Jaarlijks gaan we in plaats van openbaarheidsdag een opslotdag vieren. Echt een transparante en
open overheid. -
-
-
De AVG stelt regels over hoe moet worden omgegaan met persoonsgegevens. Die regels gelden gedurende de periode dat iemand in leven is. De AVG zegt niet dat die persoonsgegevens überhaupt niet openbaar zouden mogen zijn.
Wat wel en wat niet openbaar mag, daarin moet een balans worden gevonden. Het feit dat een openbaarheidsbeperking wordt gesteld, betekent geenszins dat die bestanden "op slot gaan". Raadpleging van archiefbescheiden met een dergelijke beperking is onder voorwaarden toegestaan.
De AVG en de Uitvoeringswet AVG bieden volop kansen voor wetenschappelijk, historisch en statistisch onderzoek om deze archiefbescheiden toch te kunnen raadplegen. Hierin vindt geen wijziging plaats ten opzichte van de huidige situatie.
Ook een eventuele verlenging van de termijn van 75 jaar naar 100 jaar hoeft niet te betekenen dat deze archiefbescheiden door niemand geraadpleegd zouden kunnen worden.
-
-
-
Wat dat laatste betreft zou dan eerst eens de financiële gevolgen voor de implementatie voor de AVG eens in beeld gebracht moeten worden. Ik beschouw de verlenging met 25 jaar als een verarming voor het openbaar archiefwezen.
-
-
Permalink Antwoord van Hans Pieterse op
-
Tja, je kunt van de AVG van alles vinden maar we moeten er wat mee. Ik heb het gevoel dat het grootste gevaar zit in het digitaal informatiebeheer en informatievoorziening en de AP daar ook het meeste naar kijkt. Het bereik van digitale gegevens kan meteen heel groot zijn. Het risico van analoge gegevens en de analoge dienstverlening van archiefinstellingen is niet te vergelijken met digitale dienstverlening. Je kunt de AVG dan ook riskbased benaderen denk ik. Maar je hebt dan eigenlijk behoefte aan afstemming, archiefinstellingen onderling en ook met toezichthouder(s). Als ik alle uitingen op dit forum lees is voor alles wel wat te zeggen.
De openbaarheid van de Archiefwet komt pas aan bod na overbrenging, dat is dan leuk voor historici en andere geïnteresseerden. Maar echte openbaarheid zou ik al vanaf het ontstaan of niet veel later willen. Dat kan middels de WOB, maar daar horen we genoeg over dat die niet altijd fijn wordt toegepast.
Misschien is één informatiewet waar alle aspecten van informatieverwerkingen in verschillende perspectieven in samenhang zijn opgesteld een oplossing. De informatiewetgeving die er nu is, dient verschillende belangen en zijn soms tegenstrijdig met elkaar. Dat geeft veel ruimte voor interpretatie en toepasbaarheid, wat op zich fijn is maar ook risico op verkeerde toepassingen. Dat zul je overigens ook wel hebben bij één informatiewet maar toch minder schat ik zo in. Ik ben in ieder geval benieuwd wat onze branchevereniging gaat opleveren.
-
-
-
@Yvonne: ik zou een eventuele verlening van de termijn in de archiefwet niet als een verarming van het openbaar archiefwezen willen zien. Het is volgens mij vooral een verrijking voor de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer. Het kan toch niet zo zijn dat de overheid gedurende een bepaalde termijn goed op mijn persoonlijke informatie past, maar op een gegeven moment zegt dat die persoonlijke informatie toch openbaar mag ondanks het feit dat ik nog in leven ben. Alsof iemand de laatste 5, 10, 15 jaar van zijn leven geen eerbiediging van zijn persoonlijke levenssfeer verdient.
Zoals ik al eerder aangaf: er moet een balans worden gevonden en die balans kan niet altijd uitslaan ten faveure van de openbaarheid.
@Hans: de meeste materiële normen uit de AVG gelden nu ook al onder de Wbp (sinds 2001). Je hebt gelijk dat de risico's bij digitale informatie groter is dan bij analoog. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat de openbaarheidsbeperkingen uit de Archiefwet zowel voor analoog als digitaal archief gelden. Bij de overbrenging van archiefbescheiden dient de archiefvormer zich een goed en duidelijk beeld te vormen over wat hij overdraagt en of hiervoor een openbaarheidsbeperking nodig is. Hierbij moet hij ook kijken naar de Wbp (en straks de AVG) en indien nodig een beperking stellen op grond van eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer.
-
-
-
@Erik, dank voor je toelichting. Begrijp de context van de opvatting van het NA en het Ministerie nu beter. Tijd voor een openbare consultatie van de aanpassing van de Archiefwet.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
