BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

AVG en Archiefwet: personeelsdossiers

KVAN/BRAIN 7 december 2017

Interessante discussie vandaag bij @archiefbrain: is een minimale bewaartermijn van 10 jaar voor personeelsdossiers in overeenstemming met de AVG? Wat mij betreft niet, en moeten de selectielijsten op dit punt aangepast worden.

Bij het Regionaal Archief Rivierenland werd op donderdag 7 december 2017 een inleiding door Mathieu Paapst gehouden over de AVG en Archiefwet. De bijeenkomst was georganiseerd oor KVAN/BRAIN. Bovenstaande tweet is van Paapst afkomstig. Paapst is verbonden aan ICT Recht, die volgens eigen zeggen komende periode ook medewerkers van de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) gaat opleiden op het gebied van de AVG. Laten we ook hopen dat de juiste informatie aan deze medewerkers wordt overgebracht over de relatie met de Archiefwet. Nog in juni 2017 tijdens een congres over de AVG sprak een directiemedewerker van de AP zich lovend uit over het recht van vergetelheid, maar dat hij niets wist over de werking van de Archiefwet.(link).

Van gemeentelijke collega's hoor ik dat de AP niet altijd antwoorden hebben, zeker op het gebied van de Archiefwet.

Bij de verwerking van persoonsgegevens die deel uitmaken van archiefbescheiden als bedoeld in artikel 1, onderdeel c, van de Archiefwet 1995, die berusten in een archiefbewaarplaats als bedoeld in artikel 1, onderdeel f, van die wet, zijn de artikelen 15, 16, 18, eerste lid, onderdeel a, en 20 van de verordening niet van toepassing.

Vernietigen van personeelsdossiers

De discussie in de zaal met de inleider ontstond al snel, zeker toen hij vrij stellig beweerde dat het Europese privacyrecht altijd belangrijker is dan de Archiefwet zonder te benoemen wat voor uitzonderingsgronden zijn benoemd voor archivering en beschikbaarstelling.

Voor archiefdiensten is een van de belangrijkste vragen: Wanneer je bestanden wegens bijzondere persoonsgegevens niet mag publiceren, gezinskaarten waarschijnlijk, mag je die dan nog wel ter inzage geven op de studiezaal. Op dat soort vragen kwamhelaas geen antwoord.

De discussie spitste zich toe op de grondslag voor de aanleg van personeelsdossiers (PD's). Jullie weten waarschijnlijk net als ik dat we sommige PD's lang moeten bewaren vanwege het werken van gevaarlijke stoffen en sommige dossiers zoals van burgemeesters bewaren we permanent. Helemaal fout volgens Paapst, de richtlijn is na half jaar vernietigen na uit dienst treding.

Verschillende deelnemers aan de discussie wezen op het feit dat we met vastgestelde selectielijsten stellen, maar dat was volgens Paapst onvoldoende grondslag en verwees naar de recente uitspraak van de RvS.

Vervolgens plaatste hij bovenstaande tweet, die aanvankelijk in mijn herinnering anders luidde.

Voor wie dacht wat meer duidelijkheid over de AVG in relatie tot de Archiefwet op 7 december te verkrijgen, zal net als ik teleurgesteld weer naar huis zijn gekeerd.

Voor mij is in ieder geval wel duidelijk, dat we snel aan de slag moeten met de nadere invulling van de uitvoeringswet op het gebied van de Archiefwet. ICT recht tweette vandaag al dat een herstelwet nodig is.

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Je kunt niet meer reageren op deze discussie.

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Januari 2018 op 17.33

Hans, dat is ook mijn gedachtegang, bewaartermijnen in de wetgeving, al moet er ruimte blijven voor afwijkende termijnen in verband met hotspots/erfgoed en bedrijfsvoeringsbelang. Anders kunnen we de net ingestelde SIO's ook wel weer afschaffen. Ik zou nog een derde component willen toevoegen informatiebeveiliging, privacy en archivering als driehoek. Van Frans Smit begrijp ik dat de gemeente Almere al voor deze gezamenlijke governance kiest.
Dat gaat zeker gevolgen hebben voor de beroepsgroep.

Permalink Antwoord van Tineke Rouschop op 14 Januari 2018 op 18.44

Eens met het door Yvonne gestelde. Alleen zie ik wel een fundamenteel onderscheid tussen de waarderingen 'vernietigen' en 'bewaren'. Bewaartermijnen die op enig moment tot vernietiging leiden moeten zeker fundering vinden in wetten etc. Belangrijker vind ik de keuze om tot de waardering 'bewaren' te komen, zowel rechtstreeks door opname van categorieën stukken in de selectielijst (conform art. 2 Archiefbesluit), als door toepassing van 'bewaren-als-uitzondering-op-vernietiging conform art. 5 lid 1 onder e. Archiefbesluit ('een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen').

Mijn betoog is dat is (überhaupt) archivering pas volgt na rechtmatige verwerking, dat er een nieuwe verwerkingsgrondslag nodig is, als we archiefbescheiden voor blijvend willen bewaren. Die grondslag kan wat mij betreft dus art. 2 en art. 5 lid 1 onder e. zijn. De vraag is alleen waar dat zou moeten worden opgenomen. Ik zie twee opties: bij art. 45 van de Uitvoeringswet Avg of juist bij art. 9 van de Archiefwet. @Yvonne, zou dat kunnen worden ingebracht via de Archiefcommissie VNG (die meen ik bij het wetsoverleg is betrokken)?

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 14 Januari 2018 op 19.19

Tineke, voor 25 januari heb ik al een presentatie gemaakt en een notitie in voorbereiding. Ik neem jouw punt mee. Het feit dat ik op Breed zoveel bijdragen heb geschreven, heeft daar een relatie mee. Laten we het zien als een wake-up call naar de beroepsgroep. Nederland heeft voor een strenge variant gekozen wat uitvoeringswet AVG betreft, laten we zien te redden wat er nog te redden valt in het belang van een open en transparante overheid en het recht op informatie door de burger. Een ander punt dat ik voorstel is een open consultatie van de aanpassing van de Archiefwet.

Permalink Antwoord van Tineke Rouschop op 15 Januari 2018 op 8.57

Dank je Yvonne. Helemaal goed! Ik ga overigens ook een link naar deze discussies plaatsen op Pleio, ziet men daar ook wat er speelt.

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 15 Januari 2018 op 20.17

Wat anders, naar mijn mening moeten archiefinstellingen die (bijzondere) persoonsgegevens een verwerkingsregister opstellen. Ik gebruik het model van de VNG/KING. Nu vraag ik me af bij welk referentiecompenent ik het collectiebeheer applicatie moet opvoeren. De drie archief (Beheer, registratie en portaal) referentiecompenenten lijken me van toepassing op de nog niet overgbrachte archieven? Waar hebben andere archiefinstelling hun collectiebeheer applicatie opgevoerd?

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 Januari 2018 op 20.36

Hans, ik heb dat wat anders opgelost maar de juridische constructie is ook anders in Tilburg dan bij jou. Ik werk voor 12 gemeenten en heb aan de FG's van al gemeenten overzichten verstrekt van de niet-openbare inventarisnummers. Die nemen ze op in het verwerkersregister. Daarnaast hebben we in de SIO's de afspraak gemaakt dat we elk jaar een actuele versie aanbieden. Het is overigens nog niet zeker of dit een verplicht onderdeel wordt.

Ben je als archiefdienst bijvoorbeeld een gemeenschappelijke regeling dan zal zeker de bezoekers- en salarisadministratie in een register moeten worden opgenomen.

Blijf ervaringen delen zou ik aan een ieder willen vragen.

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 16 Januari 2018 op 7.24

@Yvonne, gebruiken de gemeenten waar je voor werkt wel het VNG/KING model? Die moeten dan het collectie beheer applicatie daar in onder brengen. Ben benieuwd naar het referentiecomponent die daar voor gebruikt is. In dat register zag ik niet iets waar een overzicht van niet openbare inv-nrs, zeg maar een verprecisering, geplaatst moet worden. Wel dat je moet aangeven of er basis dan wel bijzondere persoonsgegevens in verwerkt worden. Maar ben dus benieuwd naar het toegepaste referentiecompenent voor het collectiebeheersysteem.

Klopt dat ons collectiebeheersysteem ook een bezoekersregistratie module bevat. Ik dacht dat het een soort baliedienstcompenent is. Verwijzing van daar naar het referentiecompenent waar ik het collectiebeheersysteem onder gebracht heb zou dan goed moeten zijn.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Januari 2018 op 8.28

Hans, dat ligt bij ons anders omdat het archief gedeeltelijk geprivatiseerd is. Gemeenten sluiten of hebben dat al gedaan een verwerkersovereenkomst met de stichting, waar de taken van het archief gedeeltelijk zijn ondergebracht.

Feitelijk zijn gemeentearchivarissen al jaren FG's, we zouden eens over relatie na moeten denken.

Wat het model betreft voor zover ik heb gezien wordt dat gebruikt. We weten nu niet of dat nodig is, maar ook wel belangrijk stel dat de termijn wordt verlengd van 75 naar 100 jaar, wat reëel is, dan weten we pas echt wat we in moeten richten/aanvullen.

Overigens brengt de implementatie zoveel werk met zich mee, we hebben net de WHO gehad, wie betaalt deze kosten, de EU?

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Januari 2018 op 9.11

Hans, voorbeeld register van verwerkingen, misschien over jouw punt eens een apart item maken ?

Permalink Antwoord van Hans Pieterse op 16 Januari 2018 op 10.37

Ik ga dit ook vragen bij CIP Pleio. Misschien dat daar reacties vandaan komen.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Januari 2018 op 10.42

Goed idee, ben daar ook al
Langer lid.

Permalink Antwoord van Erik Kraai op 17 Januari 2018 op 9.57

De nieuwe verwerkingsgrondslag is niet te vinden in artikel 89 AVG, maar artikel 5, eerste lid onder e van de AVG. Hier wordt rekening gehouden met de mogelijkheid dat persoonsgegevens voor een langere periode opgeslagen kunnen worden met het oog op archivering in het algemeen belang.

In de nationale wetgeving wordt dit voor Nederland verder vormgegeven door de Archiefwet. Aanvullende bepalingen in de Uitvoeringswet AVG zijn volgens mij niet nodig.

Tineke Rouschop zei:

Eens met Yvonne, ik had ook hogere verwachtingen van de kennisbijeenkomst dan werden ingelost. Maar nu ik zelf in de materie ben gedoken, heb ik toch ook wel profijt van de presentatie van dhr. Paapst.

Zijn oproep om bij het opstellen van selectielijsten héél goed te laten op de Avg steun ik van harte. De relatie is overigens volgens mij indirect: bij het opstellen van de selectielijsten zijn er altijd twee 'hoofdbelangen' , het administratief belang (dat leidt tot vernietigen-V.) en het cultuurhistorisch belang (dat leidt tot bewaren- B.).

Het administratief belang moet (het vervallen van) de verwerkingsgrondslag en doelbinding incorporeren. Daaruit volgend zijn dan de bewaartermijnen vast te stellen. Of men kiest voor de waardering B indien er (toch) sprake is van een cultuurhistorisch belang. Die keuze vergt m.i.dan wel grondige motivatie (en de nodige beschermende maatregelen natuurlijk). Het is voor mij dan de vraag of personeelsdossiers van burgemeesters (of dijkgraven, of andere bestuurders of 'beeldbepalende' ambtenaren dan wel bewaard zouden moeten worden, zeker als de inhoud zeer summier is.

De afdeling Rechtspraak van de Raad van State heeft al uitgesproken dat archivering geen verwerkingsgrondslag-op-zich is. Archivering volgt altijd op eerdere verwerkingen (met grondslag). Voor mij is duidelijk dat deze redenering moet worden doorgetrokken: vernietigen volgt uit het vervallen van de verwerkingsgrondslagen.

Alleen zou je het op B. waarderen van documenten/dossiers/ processen/zaaktypen etc. kunnen zien als het aanbrengen van een nieuwe verwerkingsgrondslag. Dit vind (in mijn interpretatie) steun in art. 89 Avg. Eigenlijk vreemd dat daarin niet expliciet wordt gemaakt dat tussen de creatie/ behandeling en de opname in een archiefbewaarplaats een waarderings-beslismoment zit, nl. de vaststelling van selectielijsten. Daar heb ik helaas ook geen bepaling over gezien in de Uitvoeringswet Avg. Misschien goed om daar de Tweede Kamer nog op te wijzen? Daar kan nog reparatie plaatsvinden....