BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Ar2009 Art 4 nog van toepassing bij vervanging?
Dag collega's,
Werkzaam bij de gemeente Haarlem en druk bezig met het vervangingsbesluit. Als de laatste stappen van het bestuurlijk proces goed verlopen, wordt het vervangingsbesluit per 1 januari 2018 van kracht voor de gehele organisatie.
Nu krijg ik de vraag of het papier waarop de organisatie print, dan nog steeds moet voldoen aan de Nen-norm 2728. In de Archiefregeling 2009, hoofdstuk 2 duurzaamheid van archiefbescheiden, artikel 4 staat: Papier voldoet aan NEN 2728:2006. Meer staat er niet.
Nu zal de organisatie alle inkomende, uitgaande en interne bescheiden (op enkele uitzonderingen na) scannen en het vervangingsproces laten doorlopen. Gesteld kan worden dat het voor de organisatie zelf niet meer interessant is of er op hoogwaardig papier wordt geprint.
Maar voor onze uitgaande stukken voor burgers en bedrijven, kunnen documenten natuurlijk wel archiefwaarde hebben en zou het uitgangspunt kunnen zijn dat de NEN 2728 nog steeds van belang is. Wie heeft hier ervaring mee? Kunnen we de nen 2728 loslaten en wellicht overstappen naar duurzamer, doch hoogwaardig kwalitatief papier?
Ben benieuwd naar reacties. Alvast hartelijk dank!
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Het lijkt me ingewikkeld om dit werkproces zo in te richten dat je het onderscheid tussen papiersoort kunt maken, zeker nu in organisaties de ambtenaar zelf de zaakbehandelaar is zonder tussenkomst van DIV.
Misschien een idee om een berekening te laten maken tussen het verschil?
-
-
Permalink Antwoord van Josine van Yperen op
-
Dag Yvonne,
Een onderscheid maken, willen we inderdaad niet. Het liefst gebruiken we één papier soort, die voor alle soorten printers, in alle lades en dus ook voor verschillende printopdrachten gelijk kan zijn. De ambtenaar de keuze laten maken is vanzelfsprekend fout gevoelig.
Een berekening is al wel eens gemaakt voor de kosten, dat valt allemaal wel mee. Wel schijnt het NEN papier qua duurzaamheid eigenlijk niet aan onze eisen te voldoen, en dan bedoel ik niet qua duurzaamheid voor lang te bewaren maar meer qua natuur/milieu aspecten.
Nog steeds zoekende naar een antwoord of de NEN norm nou echt verplicht is voor uitgaande berichten vanuit de organisatie.
Groet, Josine
-
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
De Archiefregeling lijkt in artikel 3.a. en 4 én de toelichting daarop wel ruimte te bieden wat betreft het voldoen aan in de Archiefregeling genoemde normen. Is het niet zo dat papier dat voldoet aan eisen gelijkwaardig aan NEN 2728:2006 ook voldoet? De toelichting noemt bijvoorbeeld ISO 11108.
Lopai geeft alle links naar de wet- en regelgeving en de toelichtingen erop.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
