BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Zaakgericht werken en de status niet archiveren

Elke medewerker die wat langer bij de overheid werkt, kent vaak nog de oude analoge situatie. Documenten werden, niet altijd, in de archiefruimte geplaatst. De dossiervorming hoefde niet direct plaats te vinden, papier is geduldig en het archiveren kon altijd op een later tijdstip plaatsvinden.

Bij welke gemeente wordt nu nog niet zaakgericht en digitaal gewerkt? Hier is al zoveel over geschreven, de impact op een organisatie, de mensen, de processen en de veranderende rol van DIV. De zaakbehandelaar zorgt feitelijk dat de informatie van de zaak in de juiste context wordt vastgelegd in systemen zodat op een later tijdstip deze kennis weer beschikbaar is. Die kennis is een directe bijdrage aan het expliciete kennisniveau van de organisatie. Om dit te realiseren is de vorming van het digitale dossier nodig en de verbetering van de bijbehorende digitale duurzame toegankelijkheid van het archief (vindbaarheid, ontsluiting en verantwoording). De scope van zaakgericht werken wordt vaak beperkt tot dienstverleningsprocessen.

Maar hoe goed je systemen en werkprocessen ook inricht, alles blijft altijd mensenwerk. Om maar direct een knuppel in het hoenderhokvraag te stellen worden die dossiers nu echt gevormd? Zijn de medewerkers niet documentgericht blijven werken ? Iets anders dat opvalt is dat na afhandeling van het werkproces de status archiveren niet altijd wordt toegekend en zaken blijven openstaan. Ook komt het voor documenten niet aan zaken worden gekoppeld.

Wat voor rol heeft dan de medewerker DIV (of andere benaming)? Gaat die medewerker samen met de behandelaar wel zorgen dat zaken in context worden gearchiveerd?

Graag ervaringen delen (zonder te gaan zwartepieten op 5 december).

Vind ik leuk

1 lid vind dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 5 December 2017 op 15.00

Vanuit DIV samen met de behandelaar de zaken goed afwikkelen doe je in de eerste periode na de invoering van ZGW.

Uiteindelijk moet de organisatie zelf de discipline opbrengen om de taakstelling waarvoor behandelaars verantwoordelijk zijn ook zelf uit te voeren.

Mijn insteek zou dan ook zijn om ná de gewenningsperiode van het omgaan met ZGW maandelijks een overzicht te genereren per afdeling van te lang openstaande processen en afgehandelde processen met ontbrekende documenttypen. Eventueel te verfijnen naar de verantwoordelijke afdelingsmanagers met een overzicht per behandelaar. Laat het niet de taak worden van DIV medewerkers om als een soort politieagent te moeten functioneren. Het is en blijft de verantwoordelijkheid van de behandelende afdelingen zelf.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Ruud van Willigen op 5 December 2017 op 15.10

Ook in een analoge situatie was (is) het afwachten of alles ter archivering werd (wordt) aangeboden. Het gebeurde dat andere documenten ter archivering werden aangeboden dan waarop een besluit is genomen. Context? Regelmatig moest de DIV-medewerker naar de behandelaars om te benadrukken dat ontvangen en opgemaakte brieven e.d. ter archivering aangeboden dienden te worden.

In een digitale omgeving is het niet anders. Wanneer een behandelend ambtenaar zijn dossier niet op orde heeft maakt hij het zich zelf moeilijk om een zaak af te handelen of voor zijn collega die om een advies wordt gevraagd. Bij een onvolledig dossier blijft dat lastig.

De DIV'er heeft de rol om te benadrukken dat alleen bij een volledig (digitaal) dossier een zaak op de juiste wijze kan worden afgehandeld. Maak het leuk (interessant) voor de behandelend ambtenaar door te benadrukken dat in een digitaal dossier o.a. de filmpjes van een rioolinspectie toegevoegd kunnen worden of foto's om een verkeerssituatie in beeld te krijgen bij een wegreconstructie. Er zijn nog veel meer voorbeelden te verzinnen.

Mijn ervaring is dat de behandelend ambtenaar dan veel eerder geneigd is om te zorgen dat het digitaal dossier compleet wordt en toegankelijk/vindbaar is.

Goed recordmanagement zorgt er voor dat de zaken worden afgehandeld en worden gearchiveerd. De DIV'er zal de organisatie in moeten om uit te leggen, wijzen op, verbeteringen voor te dragen en uit te werken en afspraken maken met de behandelaars. Niet alleen voor DIV is het een grote verandering echter ook voor de behandelend ambtenaren. DIV gaat samen met hen er voor zorgen dat de zaken in context worden gearchiveerd.

In de wandelgangen hoor je dat de digitale duurzame toegankelijkheid in de toekomst als grootste dreigement wordt gezien. Gaan en/of kunnen wij dit als DIV'er oplossen. Nee, ik denk het niet. Wel kunnen er bij de ontwikkeling van nieuwe systemen eisen worden gesteld aan de ontwikkelaars. Ik ben bang dat er wel een prijskaartje aan vast zit.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 8 December 2017 op 12.44

Bedankt voor jullie reacties. Inderdaad boeken organisaties met en een top-down èn een bottom-up benadering meer resultaten bij de invoering van het zaakgericht werken.

Misschien moet ik mijn verwachtingen inzake het zgw bijstellen. Het lijkt een methode om echt meer grip te krijgen op de informatiehuishouding. Dat zie je ook terug bij organisaties, waar het aantal registraties over het algemeen zeer sterk is toegenomen. Maar als je dan die informatie vervolgens niet archiveert, mis je m.i. een van de belangrijkste verbeterpunten van het zgw.

Rondvragend bij collega's lijkt het niet archiveren bij zgw een herkenbaar gegeven te zijn.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Adrie Spruit op 9 December 2017 op 13.56

Ik zie een directe relatie met de inhoud op Gemmaonline over het vullen en archiveren van een zaakdossier: http://www.gemmaonline.nl/index.php/Vullen_en_archiveren_van_een_za.... De kern van dat verhaal bestaat uit zes regels. Plus een opmerking over het werken met een virtueel zaakdossier tijdens de behandeling van een zaak (de inhoud van het dossier kan/mag verdeeld zijn over meerdere fysieke informatiesystemen) en de wenselijkheid om na het afsluiten van een zaak alle inhoud van het zaakdossier wel te bundelen in één fysiek informatiesysteem.

Zijn die regels als richtlijn voldoende om het in principe goed te doen?
Zo niet, dan krijg ik graag suggesties om het verhaal aan te vullen/te verbeteren (niet te lang mee wachten, want ik ga vertrekken bij KING).

Natuurlijk blijft het in de meeste gevallen nog een combinatie van mensenwerk (primair door de behandelend ambtenaar, met DIV-ers en archiefspecialisten als adviseurs en bewakers) en geautomatiseerde systeemfuncties. Wel is het inzicht groeiende dat voor duidelijke stappen voorwaarts de verhouding tussen mensenwerk en geautomatiseerde systeemfuncties meer moet verschuiven richting die systeemfuncties. Die moeten de behandelend ambtenaar gaan ontzorgen. Dat is ook een van de thema's van de nieuwe Archivering by design-benadering, met daarover een recente publicatie in Od: http://www.od-online.nl/artikel/od-oktober-november-2017/ontzorgen-....