BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Nieuw: website over zaaksystemen

Gemeentelijk Nederland is een waarstaatjegemeente rijker, nu op het gebied van zaaksystemen. De website heet zaaksystemeninbeeld. Ik maak niet voor niets de vergelijking met de KING website waarstaatjegemeente, er is een benchmark gepubliceerd. Het is (nog) geen echte benchmark in die zin dat de kwaliteit en kosten van de systemen met elkaar vergeleken worden.

KBenPZaakgerichtwerken heeft het initiatief genomen om in beeld te brengen welke zaaksystemen bij gemeenten in gebruik zijn. Dat is zeer leerzaam, zeker als je als gemeente in je oriëntatiefase bent om een zaaksysteem aan te schaffen om de digitale dienstverlening te verbeteren of dat je je dms meer zaakgericht wil inrichten.

Door verschillende gemeenten zijn al wat keuzes in deze gemaakt. Dimpact gemeenten hebben gekozen voor Atos E-suite. Dit zaaksysteem wordt niet in de benchmark genoemd, evenmin als Green Valley, een zaaksysteem dat de Equalit gemeenten Oisterwijk en Oosterhout nog niet zo lang geleden hebben gekocht. Opvallend vaak wordt in de benchmark Exxellence genoemd, ook Nijmegen heeft laatst voor Exxellence gekozen.

Mijn advies is ga eerst bij een gemeente langs om echt ervaringen te horen over systemen. Die ervaringen worden niet open en bloot, om de jaren zeventig term maar te gebruiken, gepubliceerd. En ook al hoor je negatieve ervaringen, waarvan ik laatst getuige van was (link), hoeft dat niet te leiden tot een andere keuze. Je bent in ieder geval een gewaarschuwd mens/gemeente. Als een systeem relatief veel wordt gekocht, wil dat niet zeggen dat het een goed functionerend systeem is. Er zijn veel vragen: hoe is het DMS/RMA gepositioneerd, wat is de rol van de cloud ? En als je eenmaal een systeem hebt gekocht, levert de leverancier de beloofde producten en met de bijbehorende snelheid/afspraken ? En heb je wel een keuze als gemeente, nu er zoveel samenwerkingen/fusies gaande zijn ?

De website zaaksystemeninbeeld geeft je de mogelijkheid om te kijken wat voor systemen er gebruikt worden en draagt bij aan de transparantie op het gebied van ICT architectuur. Mooi initiatief en misschien moet deze website groeien tot een echte benchmark, waar veel gemeenten (groot en klein) behoefte aan hebben. En... aanbestedingsdocumenten zijn natuurlijk ook zeer welkom.

Zijn gemeenten overigens de enige overheidsinstelling, die zaakgericht (gaan) werken Misschien dat gemeenten voorlopen op het gebied van zgw omdat zij feitelijk de meeste (alle ?) directe contacten onderhouden met burgers en ondernemers, maar ook provincies en waterschappen hebben belangstelling voor zgw en schaffen zaaksystemen aan.

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 31 Maart 2014 op 7.58

Green Valley wordt niet genoemd in de benchmark.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Mark Hoogland op 31 Maart 2014 op 8.36

De huidige versie van de website is wat ons betreft pas het begin. Gezien de reacties die wij op de website krijgen is er blijkbaar een behoefte aan het inzicht wat het oplevert. Insteek blijft om de website vanuit het klantperspectief te vullen met waardevolle informatie en dat gemeenten op basis van de website zelf onderling contact gaan opnemen. We hopen op termijn de site uit te breiden met andere systemen en andere organisaties.

Wat zouden jullie, naast de door Jean-Luc genoemde DMS-ZS koppeling, de komende tijd graag toegevoegd zien aan deze website?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 31 Maart 2014 op 8.53

Dag Yvonne,

Greenvalley staat hier wel gewoon tussen de leveranciers. Gaat er iets mis bij jou? Zou je eventueel een screenshot kunnen sturen en kunnen aangeven welke browser je gebruikt?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 31 Maart 2014 op 9.14

@Sven, blijkbaar is mijn tekst niet duidelijk genoeg, ik sta open voor tekstsuggesties. In de benchmark wordt Green Valley niet genoemd, uiteraard wel op de kaart.
Goed initiatief deze website, ik zie je wsl binnenkort in Goirle ?

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Sven Blom | KBenP op 31 Maart 2014 op 9.28

Ah, dan had ik je verkeerd begrepen! Nu wel duidelijk. Dank voor je reactie en zeker tot ziens in Goirle!

Yvonne Welings zei:

@Sven, blijkbaar is mijn tekst niet duidelijk genoeg, ik sta open voor tekstsuggesties. In de benchmark wordt Green Valley niet genoemd, uiteraard wel op de kaart.
Goed initiatief deze website, ik zie je wsl binnenkort in Goirle ?