BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Bewaartermijn inschrijving en wijziging registratie kinderopvang & gastouderschap

Binnen mijn organisatie is het bewaren van gegevens en documenten met betrekking tot inschrijving van kinderopvangorganisaties en gastouders actueel geworden.

Bij het bekijken en verbeteren van de situatie is de bewaartermijn ter discussie komen te staan.

Vanuit de selectielijst komen wij tot de volgende bewaartermijnen:

Inschrijving kinderopvang	Ingeschreven	V-10	Na afhandeling zaak	Wet kinderopvang, selectielijst categorie 11.1.7
	Niet ingeschreven	V-5	Na afhandeling zaak	Wet kinderopvang, selectielijst categorie 11.2
Wijziging	Afgebroken	V-1	Na afhandeling zaak	Selectielijst 11.4
	Verwerkt	V-10	Na afhandeling zaak	Wet kinderopvang, selectielijst categorie 11.1.7

Mijn collega die zich inhoudelijk bezighoudt met de inschrijving maakte mij attent op de volgende bewaartermijnen die voortvloeien uit het Besluit Kinderopvang:

Artikel 10 Bewaartermijn gegevens in het register kinderopvang

De gegevens van een kinderopvangvoorziening in het register kinderopvang worden door Onze Minister bewaard tot zeven jaren nadat zij zijn gewijzigd of nadat de kinderopvangvoorziening uit het register kinderopvang is verwijderd.

Artikel 16. Bewaartermijn gegevens in het register peuterspeelzaalwerk

De gegevens in het register peuterspeelzaalwerk worden door Onze Minister bewaard tot zeven jaar nadat zij zijn gewijzigd of nadat de peuterspeelzaal uit het register peuterspeelzaalwerk is verwijderd.

Wat mij betreft verandert dit niets aan de bewaartermijn wanneer een aanvraag wordt afgewezen of een wijziging wordt afgebroken, maar wel de bewaartermijn voor de toegewezen aanvragen of verwerkte wijzigingen.

Is dit een lancune in de selectielijst en moet deze op dit punt aangepast worden?

Hoe wordt er in andere organisaties met deze vraag omgegaan?

Alvast bedankt.

Alvast dank!

Vind ik leuk

2 leden vinden dit leuk

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 26 September 2017 op 7.30

Wij houden ons dan aan de termijn van 10 jaar, daar zit (simpel) gezegd de termijn van 7 jaar in. Momenteel schatten wij in dat 3 jaar 'extra' bewaren geen schade oplevert.

Wat ik mij afvraag is hoe de AVG hier invloed op gaat hebben. Dit zou wel eens kunnen veroorzaken dat termijnen aangepast moeten gaan worden. Aanstaande donderdag volgen wij een cursus nieuwe selectielijst, ik zal daar dit punt inbrengen.

Heb je dit ook al aan de opstellers van de selectielijst gevraagd?

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 18 Oktober 2017 op 13.29

Dag Erik,

Ik heb de vraag gesteld aan het VHIC. Zij hebben de bewaartermijn op 10 jaar gezet, omdat de gemeente wel verantwoordelijk is voor de handhaving. Daarmee is de discussie nog niet ten einde, omdat de volgende vragen nog spelen:

- Als de minister verantwoordelijk is, doen wij dan niet aan oneigenlijke dossiervorming?

-Hoe verhoudt de AVG zich tot de Archiefwet? Ofwel: als de AVG boven de archiefwet gaat, dan kunnen we verplicht worden deze dossiers inderdaad te vernietigen na 7 jaar of zelfs als gemeente de dossiers niet te bewaren na afgifte van de vergunning, de verwerking van de wijziging of de handhaving. 26 oktober is er in Bernheze een bijeenkomst van Doxis over de AVG en informatiebeheer. Ik wil dit als casus inbrengen.

Heb jij antwoord gekregen op jouw cursus?

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 19 Oktober 2017 op 8.12

De invloed van de AVG was ook tijdens de cursus nog niet geheel duidelijk. Wel de invloed van de waarderingen binnen de selectielijst. Een dossier waar diverse waarderingen in zitten (stel 1 jaar en 10 jaar) werden voorheen op de langste waardering afgesteld. Dat is nu niet meer de bedoeling (even relativeren: laten we ons niet zot maken, er is geen sanctie als je het wel doet).

Voor persoonsdossier/cliëntendossiers, en ik verwacht gastouderdossiers etc ook, betekent dit nogal wat. Zeker als de AVG daar ook nog invloed op heeft.

Ook wij volgen binnenkort een bijeenkomst van DOXIS hier in Zeeland over de AVG. Mijn collega gaat daar heen, ik zal hem vragen om dit punt in te brengen.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 Oktober 2017 op 9.15

Zie ook http://dirkzwagerieit.nl/2017/09/20/raad-van-state-archiefwet-geen-...

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 19 Oktober 2017 op 14.20

Dank je wel. Die blog had ik gelezen en gedeeld met onze privacy officer.

Binnen onze organisatie gaan de privacy officer en ik samen in kaart brengen wat de verhouding tussen de Archiefwet en de AVG (volgens ons) is en wat dit betekent op diverse vlakken: waardering en selectie, overbrenging, uitzonderingen ivm onderzoeksbelang.

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 19 Oktober 2017 op 14.21

Hoi Marieke,

Wil je dan aub de uitkomsten daarvan delen?

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 19 Oktober 2017 op 14.22

De AP wordt versterkt en heeft aangegeven te gaan insteken op handhaving. In de nieuwe wetgeving staan stevige sancties vermeld. Ik houd rekening mee dat er in de toekomst wel sancties gaan volgen als we het wel doen.

Erik van Hengel zei:

De invloed van de AVG was ook tijdens de cursus nog niet geheel duidelijk. Wel de invloed van de waarderingen binnen de selectielijst. Een dossier waar diverse waarderingen in zitten (stel 1 jaar en 10 jaar) werden voorheen op de langste waardering afgesteld. Dat is nu niet meer de bedoeling (even relativeren: laten we ons niet zot maken, er is geen sanctie als je het wel doet).

Voor persoonsdossier/cliëntendossiers, en ik verwacht gastouderdossiers etc ook, betekent dit nogal wat. Zeker als de AVG daar ook nog invloed op heeft.

Ook wij volgen binnenkort een bijeenkomst van DOXIS hier in Zeeland over de AVG. Mijn collega gaat daar heen, ik zal hem vragen om dit punt in te brengen.

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 19 Oktober 2017 op 14.24

Wat is de AP?

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 19 Oktober 2017 op 14.26

Autoriteit Persoonsgegevens

Permalink Antwoord van Erik van Hengel op 19 Oktober 2017 op 14.27

Heb je een link of artikel waarin de AP dit zegt?

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 19 Oktober 2017 op 14.45

http://www.breednetwerk.nl/m/blogpost?id=2537796%3ABlogPost%3A119621 We hebben ook een nieuwe groep privacy en beveiliging.

Permalink Antwoord van Wouter Verdaas op 16 Juli 2018 op 13.23

Bij mijn vorige werkgever hielden we 10 jaar na vervallen van belang aan, m.a.w. 10 jaar na uitschrijving uit het LRKP. De reden was dat in de toestemming er geen termijn van 'geldigheid' werd gegeven oftewel de toestemming had geen einddatum.

Pas bij de bevestiging van uitschrijving uit het LRKP door de gemeente sloten we alle bijbehorende zaken af.