Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 15 September 2017 op 12.55

Zou je het stadium ruw niet kunnen beschouwen als niet doorgegaan ?

Tegelijkertijd kan ik me voorstellen dat je vanwege eventuele hotspots (inzakken pand van Pearl op de Markt) dergelijk materiaal wel bewaart.

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 17 September 2017 op 21.38

Dag Yvonne,

Bedankt voor de originele invalshoek. Ik had er nog niet aan gedacht om het als niet doorgegaan te beschouwen. Wat betreft de hotspots. Daar kan ik me iets bij voorstellen. Ik zal het doorgeven.

Groeten,
Marieke


Yvonne Welings zei:

Zou je het stadium ruw niet kunnen beschouwen als niet doorgegaan ?

Tegelijkertijd kan ik me voorstellen dat je vanwege eventuele hotspots (inzakken pand van Pearl op de Markt) dergelijk materiaal wel bewaart.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 September 2017 op 8.41

Eerlijk gezegd ervaar ik de selectie en waardering van beeldmateriaal als een van de moeilijkste aspecten van het vak daar echt heldere criteria ontbreken.

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 18 September 2017 op 9.51

Ik ben het helemaal met je eens Yvonne. Ik ga het onderwerp voorstellen bij het VHIC, voor de update van de selectielijst. Deze is nu natuurlijk helemaal ge-ent op procesgebonden informatie en zaakgericht werken en ik vind de nieuwe systematiek heel innovatief en prettig, maar er zullen meer onderwerpen zijn die minder strak aan een proces gerelateerd kunnen worden. 
Yvonne Welings zei:

Eerlijk gezegd ervaar ik de selectie en waardering van beeldmateriaal als een van de moeilijkste aspecten van het vak daar echt heldere criteria ontbreken.

Permalink Antwoord van MGroels op 18 September 2017 op 9.55

Volgens mij zijn de documenten niet te classificeren als "Niet doorgegaan" als je de selectielijst nauwgezet volgt. De "zaak" is namelijk wél doorgegaan, want er is een eindproduct als resultaat gekomen. De selectielijst vermeldt bij mijn weten echter niet onder welke categorie je het volgende zou moeten vermelden:

Het apart benoemen van documentcategorieën die een onderdeel vormen van een breder procestype, zoals de voorbereiding bij beleidsopstelling, is op basis van deze selectielijst niet meer mogelijk. Bij een zaakdossier dat als ‘blijvend te bewaren’ is gewaardeerd, kan desgewenst een onderscheid gemaakt worden tussen de archiefbescheiden die alleen tijdens een kortere periode van belang zijn en de archiefbescheiden die blijvend bewaard moeten worden. De archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn voor reconstructie van de zaak mogen worden ‘opgeschoond’. Bijvoorbeeld bij een zaakdossier over de ontwikkeling van een beleidsplan, waarbij archiefbescheiden van de voorafgaande inventarisatiefase en/of consultatiefase op basis van een analyse (deels) verwijderd worden. Maar verplicht is dit opschonen niet.

Dus, je mag weggooien wat je wilt, als je er maar bij zegt dat ze niet van "wezenlijk belang" zijn. Wanneer je dit doet en onder welke noemer ... dat is een goeie vraag.

Permalink Antwoord van MGroels op 18 September 2017 op 10.01

Je kunt de eindresultaten (filmpjes) veelal onder 20.1.1 plaatsen toch?

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 18 September 2017 op 11.40

Klopt! Die vallen daaronder. Het gaat om het materiaal dat wel geschoten is, maar uiteindelijk niet is verwerkt in het eindresultaat.
 
MGroels zei:

Je kunt de eindresultaten (filmpjes) veelal onder 20.1.1 plaatsen toch?

Permalink Antwoord van Marieke Klomp op 18 Oktober 2017 op 13.23

Mike en Yvonne,

Bedankt voor het meedenken. We gaan het ruwe materiaal beschouwen als ‘niet doorgegaan’ of ‘afgebroken’.

Binnen de selectielijst zou het materiaal vallen onder procestype 20: Informeren. Het op initiatief van de organisatie samenstellen en verspreiden van informatie over zaken van de organisatie die interne of externe derden aangaan.

Voor het eindresultaat kunnen we de volgende categorien toepassen:

20.1.1. Uitgevoerd. Publicatie met historisch belang. B.

20.2: Afgebroken. V1.

We hebben dit ook met de gemeentearchivaris afgestemd en hij is akkoord.

 

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 18 Oktober 2017 op 13.41

Dank voor de terugkoppeling. Komt overeen met mijn eerdere suggestie.