BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Constructieve reactie van de VNG: Verkorting overbrengingstermijn: duurzame toegankelijkheid
Een verkorting van de overbrengingstermijn van informatie naar de archiefbewaarplaats heeft een positief effect op de duurzaamheid en kwaliteit van het informatiebeheer. Het voorkomt onvindbaarheid van te bewaren informatie, maar het leidt niet tot een substantiële vergroting van de openbaarheid.
Daarvoor is een 'cultuuromslag' nodig. Dat staat in het rapport dat in opdracht van OCW is opgesteld in verband met de uitvoering van de motie Segers. De Tweede Kamer riep via de motie de regering op om de Archiefwet aan te passen aan de digitale ontwikkelingen en eisen van transparantie door de overbrengingstermijn sterk terug te brengen.
Van 20 naar 8 jaar
Archiefstukken die nu permanent bewaard moeten blijven, moeten na 20 jaar worden overgebracht naar de archiefbewaarplaats. Eventueel kan uitstel volgen van de overbrenging met 10 jaar. Volgens het onderzoek is er het meest draagvlak voor terugbrenging van de termijn naar 8 tot 10 jaar. De kans dat stukken die nog politiek relevant zijn te vroeg openbaar worden, is dan niet zo groot meer.
Beperkingen op openbaarheid
Overgebrachte informatie wordt openbaar, tenzij een beperking geldt op basis van privacybescherming of het staatsbelang. Met een verkorting is openbaarmaking volgens het rapport minder vanzelfsprekend. Overheden zullen vaker opteren om de openbaarheid beperken. Bovendien komen de meeste archiefbescheiden niet voor overbrenging in aanmerking. Het zijn documenten met een vernietigingstermijn, zoals personeelsdossiers, beschikkingen, en financiële administraties.
Kosten
Voor het rapport is onderzocht wat de invloed van de maatregel voor archiefvormers en archiefbewaarplaatsen betekent. Archiefvormers hebben meer capaciteit nodig voor de beoordeling voor de beperking van de openbaarheidt. Voor het Rijk wordt gesproken over een bedrag van € 26,5 miljoen. Het aantal Wob-verzoeken neemt waarschijnlijk beperkt af. Archiefinstellingen krijgen meer verzoeken tot inzage en moeten vaker adviseren over beperkingen op de openbaarheid. Het teruglenen van overgebrachte archieven neemt toe.
Randvoorwaardelijk zijn de aanwezigheid van een e-depot en daaraan gekoppelde informatiesystemen.
Alternatieven
In het rapport staan aanvullende beleidsopties om de informatiehuishouding te verbeteren. Onder meer certificering van e-depots en aanpassing van het begrip overbrengen in de Archiefwet aan de digitale praktijk. Het toezicht- en sanctiebeleid behoeft versterking. Verder moet er meer kennis binnen de overheid komen om de afhankelijkheid van leveranciers te verminderen.
Reactie
De VNG heeft een eerste reactie:
- Verkorting van de overbrengingstermijn kan, in combinatie met certificering van e-depotvoorzieningen, bijdragen aan het creëren van urgentie om duurzame toegankelijkheid van informatie te realiseren.
- Daarnaast zijn door het terugbrengen van de overbrengingstermijn naar 8 tot 10 jaar archiefstukken in principe 10 tot 20 jaar eerder openbaar. Dat geldt niet alleen voor als te bewaren aangemerkte archieven, maar ook voor informatie over 'hotspots': dossiers bijzondere gebeurtenissen en gevallen, die van vernietiging worden uitgezonderd. In combinatie met een gemoderniseerde Wob draagt deze maatregel bij aan het transparanter worden van de overheid. Wel is terecht gesteld dat een cultuuromslag nodig is om de maatregel te doen werken.
- De afweging is of de verwachte baten van verkorting opwegen tegen de kosten. Het rapport geeft slechts zeer globaal een indicatie van de kosten van de maatregel en dan vooral voor het Rijk. Een aanvullende informatiekundige uitvoeringstoets bij decentrale overheden is benodigd.
- Voor verbetering van de informatiehuishouding (zoals bepleit in de motie Veldman) is alleen deze maatregel niet voldoende. Investeringen zijn nodig in informatiebeheer, bij het inrichten van systemen en processen en in cultuurverandering. Consequente toepassing van de ontwikkelde archiefnormen helpt bij het op orde brengen van de informatiehuishouding van veel overheden. Er valt lokaal meer heil te verwachten van het horizontale toezicht, dan van sancties.
De minister van OCW heeft het innemen van een standpunt over de motie en het onderzoek verwezen naar het volgend kabinet.
Meer informatie
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Ook al ben ik van mening dat de termijn inderdaad verkort zou moeten worden (op termijn); laten we eerst eens een goedwerkend e-depot realiseren. Zoals we er nu voor staan, wordt de vindbaarheid en duurzaamheid nog niet direct vergroot door digitale informatie over te dragen.
P.S. "Teruglenen" wat betekent dat eigenlijk nog in een digitale wereld? Het benaderen van een e-depot door een ambtenaar?
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Met jouw beide punten ben ik het ook eens.
Teruglenen is inderdaad een achterhaald begrip. Dat heb ik ook ingebracht tijdens een consultatie bij het Ministerie bij O.C. en W. en verteld dat er sinds jaar en dag scanning on demand plaats vindt in plaats van teruglenen.
Dat blijkt geen praktijk bij elke overheidslaag te zijn.
-
Permalink Antwoord van Marieke Klomp op
-
Beste Mike en Yvonne,
Teruglenen lijkt mij inderdaad een achterhaald begrip. Ik zou ook denken dat het gaat om toegang tot de dossiers in het e-depot. Scanning-on-demand lijkt mij een prima oplossing voor papieren archief.
-
-
Beste Marieke, het ging echt om het fysiek uitlenen van dossiers door archiefinstellingen aan ambtenaren ten behoeve van de administratie. Het Tilburgse archief heeft sinds enige tijd een scanstraat. Daar is veel belangstelling voor bij andere archiefinstellingen, blijkbaar is het niet zo gebruikelijk om een dergelijke service aan te bieden.
De eerlijkheid gebiedt me te zeggen dat voor deze tijd de gemeente Tilburg een tijd heeft gescand en de dossiers hier ook fysiek moesten worden uitgeleend aan de gemeente Tilburg.
Wat e-depot betreft heb ik informeel vernomen dat er hard wordt gewerkt om gemeenten die aansluiten bij het e-depot van het Nationaal Archief via de RHC's toegang te verlenen tot de informatie. Op mijn vraag hoe staat het met de e-depots en of gemeenten tevreden zijn die aansluiten bij het NA/RHC's krijg ik overigens weinig respons.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/stand-van-zaken-e-depot-dtv
-
-
Dat het teruglenen -al dan niet gescand- nog gebeurt voor reeds overgebrachte analoge archieven is nog niet zo vreemd. We hebben het hier echter over nog over te brengen archieven die toch veelal digitaal zullen zijn.
Waar het mij hier om gaat is dat er een kostenberekening wordt gemaakt (voor het Rijk weliswaar), waarin twee facetten worden genoemd die in mijn ogen totaal niet significant zijn: WOB-verzoeken en teruglenen. Een veel belangrijker punt (dat ook wel wordt aangehaald) is het op orde brengen van de informatiehuishouding bij (lagere) overheden. Aangezien die nog *nooit* digitaal hebben overgedragen is het wat mij betreft wat vroeg om daar gelijk een verkorting van de overbrengingstermijn aan toe te voegen. Laten we eerst een zorgen dat het een en ander werkt.
-
-
Inderdaad het op orde brengen van de informatiehuishouding heb ik ook als belangrijkste punt benoemd. Analoge archieven kan je jarenlang laten verstoffen en dan lukt het nog om die toegankelijk te maken, digitale niet.
Daar zit ook de urgentie.
-
Permalink Antwoord van Henk Sligman op
-
@Yvonne, en dat is een waarheid als een koe.
Misschien is het iets om uit te werken de "digitale overbrenging" te formuleren als:
"overbrenging" aan de openbaarheid. (ipv "archiefbewaarplaats")??
-
-
Inderdaad Henk, overbrenging is een begrip uit de analoge wereld dat getransporteerd is naar de digitale, waar het anders werkt.
Ooit rond 2011 bedachten we een 20ste NUP bouwsteen voor de e-depotvoorziening, dat heeft het niet gehaald. Toch heb ik de overtuiging dat het e-depot eigenlijk thuis hoort bij het GDI.
-
-
Dag Mike,
Ik ben het met je eens dat we eerst moeten zorgen dat een en ander werkt. Het lijkt erop dat de verkorting van de overbrengingstermijn als argument wordt gebruikt om meer momentum en een soort hefboomwerking te krijgen.
Wat mij betreft zijn de WOB-verzoeken wel relevant, omdat er vaak vanuit gegaan wordt dat daar kosten worden bespaard. Het rapport stelt namelijk dat de discussie over het verkorten van de overbrengingstermijn geldt voor blijvend te bewaren archief. Archief dat op termijn in principe te vernietigen is, zal (tenzij het uitgezonderd wordt) niet overgebracht worden, en daarmee onder de WOB blijven vallen. Voor mij was het een eye-opener dat we het dus 'alleen' over blijvend te bewaren archief hebben.
MGroels zei:Dat het teruglenen -al dan niet gescand- nog gebeurt voor reeds overgebrachte analoge archieven is nog niet zo vreemd. We hebben het hier echter over nog over te brengen archieven die toch veelal digitaal zullen zijn.
Waar het mij hier om gaat is dat er een kostenberekening wordt gemaakt (voor het Rijk weliswaar), waarin twee facetten worden genoemd die in mijn ogen totaal niet significant zijn: WOB-verzoeken en teruglenen. Een veel belangrijker punt (dat ook wel wordt aangehaald) is het op orde brengen van de informatiehuishouding bij (lagere) overheden. Aangezien die nog *nooit* digitaal hebben overgedragen is het wat mij betreft wat vroeg om daar gelijk een verkorting van de overbrengingstermijn aan toe te voegen. Laten we eerst een zorgen dat het een en ander werkt.
-
-
Dag Yvonne,
Mooie service! Ik begrijp goed dat daar belangstelling voor bestaat.
Goede manier om zowel ambtenaren als bezoekers van het regionaal archief tegelijkertijd te kunnen bedienen.
Yvonne Welings zei:Beste Marieke, het ging echt om het fysiek uitlenen van dossiers door archiefinstellingen aan ambtenaren ten behoeve van de administratie. Het Tilburgse archief heeft sinds enige tijd een scanstraat. Daar is veel belangstelling voor bij andere archiefinstellingen, blijkbaar is het niet zo gebruikelijk om een dergelijke service aan te bieden.
De eerlijkheid gebiedt me te zeggen dat voor deze tijd de gemeente Tilburg een tijd heeft gescand en de dossiers hier ook fysiek moesten worden uitgeleend aan de gemeente Tilburg.
Wat e-depot betreft heb ik informeel vernomen dat er hard wordt gewerkt om gemeenten die aansluiten bij het e-depot van het Nationaal Archief via de RHC's toegang te verlenen tot de informatie. Op mijn vraag hoe staat het met de e-depots en of gemeenten tevreden zijn die aansluiten bij het NA/RHC's krijg ik overigens weinig respons.
http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/stand-van-zaken-e-depot-dtv
-
-
En goedkoper voor het publiek, 0,25 eurocent voor een scan en 0,50 eurocent voor een analoge fotokopie. Zie ook legesverordening gemeente Tilburg 2017.
http://decentrale.regelgeving.overheid.nl/cvdr/xhtmloutput/historie...
-
-
@Marieke: Veruit de meeste WOB-verzoeken gaan over te vernietigen archief, daarnaast is het meestal nog redelijk verse informatie die opgevraagd wordt, dus al zou het te bewaren zijn, dan is het alsnog niet overgedragen. (Of is dit een vrij plaatselijke constatering?)
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
