BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Beleid mbt Informatie op netwerkschijven
Bij Brabantse Delta buigen we (ICT en DIV) ons momenteel over storage en netwerkschijven. Er zijn twee problemen.
Jaarlijks kopen we vele duizenden euro's aan opslag (storage) om de groeiende hoeveelheid data op te slaan.
Een groot deel van deze data staat op netwerkschijven en wordt niet beheerd.
Voor beleid (en uitvoering hiervan) ben ik benieuwd naar jullie ervaringen.
Netwerkschijven: zijn er regels voor gebruik of mag alles? Is de schijfruimte beperkt per medewerker? Vinden er opschoonacties plaats? (80% van de bestanden op netwerkschijven is de laatste twee jaar niet meer gebruikt!). Laat dit zich wel regelen of vinden medewerkers dan escapes (bijvoorbeeld in de cloud)?
Ontdubbelen van informatie: op netwerkschijven staan dubbele bestanden (en soms staat het bestand ook nog in het DMS of zaaksysteem). Hebben jullie ervaring met opruimen/ondubbelen? Zijn er technische hulpmiddelen voor?
Op technisch gebied heb je goedkope en dure storage. Goede storage presteert trager, dat is wellicht prima voor informatie die nauwelijks wordt gebruikt, maar die je wel wil of moet bewaren. Hebben jullie hier ervaring mee en zetten jullie dit in?
Wij zoeken naar een manier om behalve Clean Desk (fysieke kantoor) ook Clean Disk te hebben (digitale kantoor). Hebben jullie tips, trucs, beleidstukken?
Alvast bedankt voor jullie reactie!
Groet
Martijn Smits
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Beste Martijn,
Als werknemer van de gemeente Tilburg krijg ik met enige regelmaat de opdracht de netwerkschijf op te schonen. Aan e-mails is een limiet verbonden. Kijk ook eens naar een protocol bij vertrekkende werknemers, vroeger werd het bureau opgeruimd nu de netwerkschijf.
Wat zoeken en vinden betreft hoor ik positieve geluiden over My-Lex.
Wellicht is dat een begin ?
Yvonne Welings
-
Permalink Antwoord van Martijn Smits op
-
Hallo Yvonne,
Dank voor je reactie. Ik ben wel benieuwd hoe Tilburg hier vervolg aan geeft. Medewerkers krijgen de opdracht de netwerkschijf op te schonen. Krijgen ze hulp/ondersteuning/richtlijnen? En wat als men het niet doet?
Groet
Martijn
-
-
Beste Martijn,
We krijgen hierover een mail. De ruimte voor de mailbox is sowieso beperkt. Als je de ruimte van de mailbox overschrijdt, kan je niet meer mailen. En de documenten voor registratie worden in de filenet DIS gearchiveerd.
Groet
Yvonne
-
Permalink Antwoord van Jolanda de Jong op
-
Martijn, ontdubbelen kan onder meer met de free software tools DROID en GNU Diffutils. Specifiek voor afbeeldingen is er Matchbox. Ik weet verder niets van deze 3 programma's.
-
-
Dank je wel Jolanda, ik ga de tools bekijken!
-
Permalink Antwoord van Jeroen Olthof op
-
Hoi Martijn
Bij de gemeente WIerden speelt op dit moment dezelfde discussie. Zijn jullie hier inmiddels verder mee? Ben benieuwd naar de ervaringen.
Groet
Jeroen Olthof
-
Permalink Antwoord van Frans Smit op
-
Gemeente Almere heeft voorschriften vastgesteld over gebruik netwerkschijven en (ook interessant misschien) voor het bewaren van de content van e-mailomgevingen. Die laatste mede gebaseerd op de capstone methodiek uit de VS (zie verhalen van Jason Baron). De bedoeling is om goed informatiebeheer hand in hand te laten gaan met kostenbesparing.
Qua tooling weet ik dat VHIC een product aanbiedt, maar er zijn vast meer marktpartijen.
Mbt e-mailomgevingen: voorschriften + inzet van bijv e-discoverytechonologie wil de VNG samen met rijksoverheid een pilot starten.
-
-
Bert Steinebach https://www.linkedin.com/in/bert-steinebach-13972a62/ van http://ctm-service.nl/ heeft ook een tool om onder meer te ontdubbelen.
En Xillio geeft 5 juli 2017 een gratis workshop 'Praktische tips voor het doeltreffend uitfaseren van netwerkschijven' https://www.xillio.com/nl/workshop-uitfaseren-netwerkschijven-5-juli
-
-
Hallo Frans
Bedankt voor je reactie. Wil je de voorschriften die jullie opgesteld hebben delen? Lijkt me erg interessant!
@Jolanda: heb het voorbij zien komen. Ook interessant en ga kijken of ik er naar toe ga.
Groet Jeroen
-
Permalink Antwoord van 1gp3qga99rfbs op
-
Inderdaad Jolanda, Xillio geeft 5 juli een gratis workshop over het doeltreffend uitfaseren van netwerkschijven. Onderwerpen die aan bod komen:
- Hoe u een analyse op uw fileshare kunt uitvoeren
- Welke inzichten deze analyses bieden
- Hoe u inzicht krijgt in welke content binnen uw netwerk redudant, overbodig en triviaal is
- Hoe u kunt achterhalen welke content op uw fileshares bevindt.
- Hoe u eindelijk eens van die fileshare afkomt.
- Hoe de aanpak van een migratie en uitfasering eruit ziet
- Best practices en praktijkvoorbeelden van migratie en uitfasering
Het is een vrijblijvende en informele workshop. Wees welkom!
https://www.xillio.com/nl/workshop-uitfaseren-netwerkschijven-5-juli
Groet,
Purdey
-
-
Ha Jeroen,
Nee helaas is dit traject niet doorgegaan.
Er is meer/andere opslag en storage gekomen en daarmee is de aanleiding voor het vraagstuk (voorlopig) opgelost.
Jeroen Olthof zei:Hoi Martijn
Bij de gemeente WIerden speelt op dit moment dezelfde discussie. Zijn jullie hier inmiddels verder mee? Ben benieuwd naar de ervaringen.
Groet
Jeroen Olthof
-
Permalink Antwoord van jack karelse op
-
Mocht het weer actueel worden, of voor anderen, neem gerust eens een kijkje op https://vhic.nl/publicaties-en-producten/applicaties/recordsmanagem...
En denk niet alleen aan het uitfaseren van netwerkschijven (of mailboxen), maar aan het beheren er van. Ook aan het tussen de oortjes krijgen van het idee dat beheer van informatie zinvol is :-) Waar die informatie zich ook bevindt.
- ‹ Vorige
- 1
- 2
- Volgende ›
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
