BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Nieuw bewaarbeleid e-mails bij gemeenten?
Op 24 maart 2017 is er door minister Bussemaker een Kamerbrief gestuurd met de volgende hoofdpunten:
a. Het, in navolging van het Rijk, verkennen van de mogelijkheden van een nieuw bewaarbeleid voor e-mail bij gemeenten en andere innovaties op gebied van informatiebeheer te stimuleren.
b. Het hoger op de lokale (bestuurlijke) agenda krijgen van informatiebeheer door versterking van ‘awareness’, kennisdeling en promotie van goede voorbeelden.
c. De verbetering van de implementatie van de eigen kaders voor informatiebeheer en archivering. Ondersteuning in de vorm van een (tijdelijke) Taskforce, gericht op aanjagen van implementatie door gedoseerd ondersteuning te bieden en mogelijkheden te verkennen om gemeenten te ontzorgen door samen te organiseren.
d. Trainingen voor bestuurders en professionals van alle overheidslagen.
e. Monitoring van de voortgang van de implementatie bij decentrale overheden.
Hoe hier invulling aan wordt gegeven is op dit moment niet bekend.
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van MGroels op
-
Ik vind het altijd zo apart als e-mail als een aparte informatiestroom wordt behandeld. Je kunt toch geen bewaarbeleid specifiek voor e-mail gaan ontwikkelen. Een e-mail is ergens onderdeel van, daar moet 'ie naartoe.
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Geheel mee eens, dit is volgens mij een idee dat vanuit het Nationaal Archief voor gemeenten is ingegeven. Wellicht dat het begrip kanaalsturing niet bij het Rijk bekend is?
Laten we hopen dat bij deze kabinetsformatie Bzk verantwoordelijk wordt voor dit soort zaken in plaats van een minister van cultuur.
-
Permalink Antwoord van Robbert Jan Hageman op
-
Collega's, de Kamerbrief is primair van BZK, eerste ondertekenaar is Plasterk. OCW is alleen mede-ondertekenaar. Het Nationaal Archief wordt verschillende keren in de brief genoemd, omdat het in de ogen van BZK en OCW op verschillende manieren meewerkt aan verbetering van de informatiehuishouding bij het rijk. Wat betreft e-mail: natuurlijk hoort dit in de regel bij een bepaalde zaak of proces. Maar het is een feit dat e-mail in de praktijk althans bij het rijk heel vaak niet wordt gearchiveerd in een DMS omgeving. Om dit specifieke probleem te verhelpen is dus ook een specifiek bewaarbeleid nodig. Uitgangspunt is om dit vorm te geven met behoud van de doelen van de Archiefwet. Blijkens de Kamerbrief vinden de decentrale koepels dit ook een interessante benadering.
-
-
Robbert-Jan dank voor je reactie. Het viel me eerder op bij de impactanalyse van de WOO dat het Nationaal Archief erg hecht aan het niet in beeld hebben van alle e-mails. Het geheel op orde brengen van de informatiehuishouding is m.i. veel breder dan het e-mailverkeer alleen, denk aan netwerkschijven in dit verband en de vele bedrijfsapplicaties. Het rapport van de commissie Elias brengt dat ook goed in beeld.
Ook bij het stellen van het op orde brengen van de informatiehuishouding wordt gesuggereerd dat die helemaal niet op orde is, dat is natuurlijk niet zo. De laatste jaren zijn bij gemeenten althans vele verbeterslagen geïntroduceerd vooral door het in beeld brengen en standaardiseren van de werkprocessen. Is websitearchivering bijvoorbeeld op rijksniveau nog een groot aandachtspunt, bij gemeenten is dat niet zo. Er zijn dus best wat verschillen in ontwikkeling.
-
-
Als je dan een generiek e-mailarchiveringsbeleid voor *alle* e-mails gaat opstellen omdat je ze niet per zaak/dossier/proces opslaat, bewaar je dan niet sommige e-mails veel te lang, of een klein aantal héél belangrijke e-mails veel te kort? Het verhelpt dus het probleem nog steeds niet. Dit heeft m.i. niet zo veel te maken met het zijn van een ministerie of een gemeente.
-
-
Nee, het gaat niet om een gemeente of ministerie, het speelt over de hele wereld. Dit is hoe NARA er tegenaan kijkt en wat hun selectie aanpak is voor blijvende bewaring (Capstone).
http://community.aiim.org/blogs/james-lappin/2013/08/30/why-nara-ha...
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
