Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 1 Maart 2017 op 19.04

Ha Bianca, wat de Archiefwet betreft leveren wij bij het tweejaarlijkse KPI verslag de waarden aan. Wanneer je me je mailadres stuurt, kan ik je met de betrokken medewerkers in contact brengen. Bij de invoering van de wet RGT hebben veel gemeenten direct besloten deze benchmark te gebruiken. En dat worden er steeds meer.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Bianca Hornstra op 7 Maart 2017 op 8.49

Hoi Yvonne, bedankt voor je reactie! Toen het originele KPI-document uitkwam hebben we de (hoofd)vragen in een eigen document gezet en dit is steeds de basis geweest voor ons verslag. Ik zag dat er een versie is die wat gedetailleerder is en waarbij allerlei berekeningen al gedaan worden, waaronder die percentages. Ik ga daar eerst eens naar kijken.

• ▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Marius Jansen op 7 Maart 2017 op 22.34

Dag Bianca,

Het blijft altijd een indicatie. Belangrijke voorwaarde is dat de organisatie een goed beeld moet hebben van alle archiefwaardige ingekomen, uitgaande en interne documenten, ongeacht de drager. Het is bekend dat in een analoge werkelijkheid slechts een beperkt % werd geregistreerd, de overige archiefwaardige documenten werden ongeregistreerd in de organisatie gezet in afwachting van behandeling en retournering door de gebruiker. In de praktijk werden vaak alleen de registreerde documenten/dossiers gezien als "het archief”. In dit soort kengetallen (inzicht) is zelden geïnvesteerd waardoor gemeenten nauwelijks een reëel beeld hebben van hun werkelijke archiefomvang waarmee zij hun handelen moeten verantwoorden.

 

Analoog archief

Om indicatief te bepalen in welke mate (%) de archiefbescheiden zijn beschreven kan je analoog redelijk beoordelen. Wanneer alle analoge bestanden binnen de organisatie (ongeacht locatie) kan herleiden naar een registratie in een systeem, ongeacht het systeem betekent die 100%. Met ander woorden, via welke systemen zijn deze analoge bestanden toegankelijk geregistreerd zoals bedoeld in art 18 Archiefregeling (aantal overzichten). Hoe minder systemen des te overzichtelijk. Dat is het een kwestie van tellen hoeveel meters dan wel of niet geregistreerd toegankelijk zijn. Dat vertaal je dan naar %.

Wanneer je het % wilt vaststellen van wel of niet gewaardeerd met B of V-termijn, tellen alleen die meters/% mee waarin dit in het systeem is gemetadateerd. Om het zuiver te houden vallen archiefbescheiden waar dit alleen van aantekeningen op de dozen of mappen is af te leiden daarbuiten.

 

Digitaal/analoog (hybride)

Al jaren worden bijna alleen de analoog ingekomen documenten geregistreerd/gescand en als origineel gearchiveerd. De uitgaande en interne documenten worden al jaren digitaal geboren opgemaakt en niet meer geprint in het analoge dossier aangevuld. In sommige gevallen worden alleen de uitgaande documenten met een natte handtekening nog analoog gearchiveerd, al dan niet in combinatie met vervanging. Voor digitaal geboren archiefbescheiden is dat aanzienlijk lastiger. Je kan dan niet vaststellen welke documenten wel archiefwaardig zijn opgemaakt, maar niet geregistreerd. Die bevinden zich waarschijnlijk nog zonder metadatering opgeslagen in de persoonlijke of afdelingsmappen op de netwerkschijven. Daardoor is hier in de praktijk geen beheerstatus aan toegekend en is hier geen beheerregie op mogelijk zoals bijvoorbeeld structurele en tijdige vernietiging.

In dat geval is het een kwestie van professionele inschatting. Daarbij is het wel van belang om te definiëren in welke mate de betreffende gemeente zich in de digitaliseringsfase bevindt. Voor de analoge periode kan  je het analoge voorbeeld volgen. Voorde digitaal geboren documenten de omvang van de  geregistreerde versies. Daarvoor ben je ook afhankelijk van de mate van registratiediscipline van de gebruikers. Dat moet je dan weer bevestigd zien door een adequaat controlesysteem. 

 

Volledig digitaal

Voor het volledig digitaal werken en archiveren ben je volledig afhankelijk van de registratiediscipline van gebruikers, de interne kwaltietsprocedures en de uitvoering van de kwaliteitscontroles. In principe moet je kunnen vertrouwen op een registratiegraad van 100%.  Wanneer een organisatie zich dus ongemakkelijk voelt bij de vraag hoeveel % je geregistreerd en gewaardeerd in V of  B in beeld hebt, dan zegt dat op zichzelf al iets over het vertrouwen in het eigen systeem. Daarmee legt deze eenvoudige vraag de vinger op de zere plek. Om vast te stellen hoeveel % van de digitale registraties zijn voorzien van een V of een B is dit af te leiden van de omvang van de registraties waarin de deze metadata ontbreken te relateren aan die hier wel over beschikken.

 

Bij het aanleveren van de gegevens op waarstaatjegemeente kan vanaf 2017 in een toelichtingsveld aangegeven worden op basis van welke waarden het % is weergegeven (m1 analoog / registratieomvang digitaal). Zie ook de rekenhulp in sheet  “% opgenomen-NO” in bijgevoegd bestand.

Bijlagen:

• Archief_kpi_e_formulier_versie 2017.xlsx, 394 kB

• ▶ Beantwoorden

▶ Antwoorden op discussie