BREED - over de grenzen van informatie

NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER

Ambtelijke fusie en afsluiten archieven

In de regio de Liemers gaan de gemeenten Zevenaar en Rijnwaarden per 01/01/2018 samen verder als 1 gemeente, dit is dus een herindeling waarbij bij beide gemeenten de archieven per 31/12/2017 moeten worden afgesloten en ook alle applicaties over gaan naar 1 omgeving.

De andere 2 gemeenten Duiven en Westervoort hebben er voor gekozen om per 01/01/2018 ambtelijk te gaan samenwerken, dit is dus geen herindeling en mijn vraag is nu: moet je in dit geval ook de archieven per 31/12/2017 afsluiten en op 01/01/2018 overgaan naar 1 nieuw archief en gaan alle applicaties dan ook over naar 1 nieuwe omgeving of moet je dit toch gescheiden houden?

Ik neem aan dat er landelijk meer gemeenten zijn die hier mee te maken hebben?

Vind ik leuk

0 leden vinden dit leuk

▶ Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 16 Februari 2017 op 8.59

Dat speelt in mijn werkgebied bij de GR Bedrijfsvoeringsorganisatie Alphen-Chaam, Baarle-Nassau en Gilze en Rijen (GR ABG), al sinds 1 januari 2016 gestart. Inderdaad afgesloten, wel inmiddels één DMS met vier entiteiten AC, BN, GR en de GR ABG zelf.

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Henry van der Zwan op 16 Februari 2017 op 21.51

Hoi Bert, bij een ambtelijke fusie blijven de afzonderlijke gemeenten zorgdrager en verantwoordelijk voor het beheer van hun digitale en analoge archiefbescheiden die ontstaan vanuit de taakuitvoering. De archieven hoeven dus niet afgesloten als de fusie ingaat.

Als het niet goed duidelijk is hoe het nieuwe ICT landschap er bij aanvang van de ambtelijke fusie er uit gaat zien en of dit ook niet op tijd klaar is, kun je het beste de zaken gescheiden houden, maar dan is het ook meer uit het oogpunt van bedrijfsvoering :). Als er voor de gemeenten in dezelfde applicatie gewerkt gaat worden moet te alle tijden kunnen worden herleid wie de zorgdrager is zodat bij een exitscenario de juiste gegevens weer in een andere applicatie kunnen worden teruggeplaatst. Het kan ook nodig zijn een dienstverleningsovereenkomst of terbeschikkingstelling op te stellen wanneer bijvoorbeeld gemeente Duiven gebruik maakt van een applicatie van Westervoort of andersom of bij de ene gemeente fysieke dossiers geplaatst gaan worden van de andere gemeente. In alle gevallen moet de gemeentelijke eindverantwoordelijkheid duidelijk te zijn (wie is eigenaar van de informatie?).

▶ Beantwoorden

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 17 Februari 2017 op 9.08

Wat vooraf nodig is dat je een informatiebeleidsplan opstelt of laat opstellen. Dat begint met een inventarisatie van alle aspecten en daarop kan je plannen maken hoe het gaat in de nieuwe organisatie. ICT is cruciaal voor samenwerking, Gilze en Rijen is daarom vooraf al aangesloten bij Equalit. Sommige applicaties kunnen niet samen worden gevoegd in tegenstelling zoals bij een echte 'fusie' zoals de basisregistraties BRP. Een goede mandaat en delegatieregeling is ook van belang met alle privacyaspecten.

Wat je vooraf niet goed kunt regelen is hoe de oude gemeenten zijn ingebed in allerlei samenwerkingsverbanden.

Waarom ga je niet eens op bezoek bij een dergelijke organisatie ? Je kunt daar veel van leren.