BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Sociaal domein; werkafspraken betreffende archivering met zorgaanbieders
Dit zijn slechts twee van de bepalingen, waarvan ik denk dat dit lastig wordt om te communiceren, laat staan uit te laten voeren door particuliere bedrijven.
Onze gemeentearchivaris is verheugd dat onze sectie Informatievoorziening om de tafel zit met de collega's binnen het sociaal domein maar kan behalve instemmen met het de constatering dat het een lastig verhaal is, ook nog geen concrete oplossingen bieden. Wij hebben nu 22 zorgaanbieders die allemaal gegevens uitwisselen via de Vecozo en het GGK, maar ook zelf dossiers aanmaken.
Heeft iemand al een stuk opgesteld waarmee je - zo generiek mogelijk - de werkafspraken omtrent tijdige vernietiging / overdracht van dossiers kunt verwoorden? Het type zorgaanbieder is heel verschillend en varieert van eenmanbureau's voor bijvoorbeeld coaching bij werktrajecten tot grote thuiszorginstellingen.
De uitvoerbaarheid van de materie vind ik lastig. Sommige dossiers hebben bijvoorbeeld een bewaartermijn van 15 jaar maar de contracten met een zorgaanbieder lopen soms maar 4 jaar. Hoe kunnen wij de eisen zoals verwoord in de Archiefwet monitoren in een zo wisselend speelveld van partners? En ook op een manier die werkbaar is voor zowel het toezicht door de archivaris als de zorgaanbieders zelf? (Die ook weer te maken hebben met diverse opdrachtgevers)
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op
-
Belangrijk aandachtspunt inderdaad, er zijn en worden belangrijke afspraken gemaakt over privacy maar niet over de informatie zelf met die privacygegevens.
Je hebt sinds 8 december de beschikking over de publicatie van GIBIT, die je aanknopingspunten kan bieden. Zonder je te willen ontmoedigen, de bijbehorende systemen/ applicaties kunnen veelal niet voldoen aan deze archiveringseisen. Dat is ook jouw ervaring lees ik.
Maar naast deze eisen aan de applicaties zelf zijn er afspraken nodig over wie is verantwoordelijk over die informatie. Krijgt een zorgaanbieder mandaat om bijvoorbeeld namens een gemeente informatie te vernietigen ? Wie beheert de informatie en wie is verantwoordelijk voor datalekken?
Feitelijk zouden dit soort afspraken vooraf gemaakt moeten worden en als vast aandachtspunt in procedures terug moeten komen. Er is nog een weg te gaan en wij horen graag best practises op dit gebied.
-
-
Permalink Antwoord van Conny van der Laan op
-
Yvonne, bedankt voor je input dusver. Ik ga e.e.a nog eens doorlezen.
-
Permalink Antwoord van Wilma Koolen op
-
Beste Conny,
De door jou genoemde notitie van KING is enigszins gedateerd. Op dat moment (2014) leek het er op dat de jeugdzorgdossiers onder de archiefverantwoordelijkheid van gemeenten kwamen. In de Veegwet Jeugdzorg (2015) is de wettelijk voorgeschreven overdracht van jeugdzorgdossiers teruggedraaid, zijnde praktisch onuitvoerbaar en vanwege de privacy niet wenselijk.
Als tweede opmerking. Gemeenten besteden de inhoudelijke zorg uit aan zorgaanbieders. Daarbij stellen ze eisen aan de doelmatigheid, effectiviteit en kwaliteit van de zorg. Dat regel je (borg je) in de zorgcontracten. Vervolgens monitoren gemeenten of zorgaanbieders de bepalingen in de contracten nakomen, maar die monitoring richt zich dan vooral op het primaire proces, op wachtlijsten en financiering. De zorg voor dossiers is daarbij een kwaliteitsaspect. De zorgaanbieders hebben via eigen wetgeving (WMO, Wet op de Jeugdzorg, WGBO) een dossierplicht waaraan ze moeten voldoen. Deze wetgeving voorziet ook in een bewaarplicht en privacy-rechten van cliënten.
De echte taak van de gemeente is de toeleiding naar, advisering over, bepaling van en het inzetten van een voorziening in natura ( en vaker de bekostiging daarvan) op het gebied van jeugdhulp of WMO-zorg. Alleen waar gemeenten (en bijvoorbeeld ook GGD) zelf zorg in natura bieden (dus niet inkopen) is er sprake van een zorgdossier waar de Archiefwet voor geldt.
Gemeenten vormen vooral een “financieel dossier” en er is mogelijk een kleine overlap tussen zorgaanbieder en gemeente van informatie die beiden nodig hebben en bewaren. Deze informatie komt mee met de aanvraag om een voorziening of wordt op verzoek alsnog toegevoegd. Er is in de meeste gevallen slechts beperkt inhoudelijke informatie nodig om de rechtmatigheid van een aanvraag om een voorziening te kunnen toetsen. Overigens is er wel een spanningsveld tussen wat de gemeente nodig denkt te hebben en wat de zorgaanbieder of client vindt dat een gemeente mag weten.
Zorginhoudelijke dossiers van private aanbieders vallen mijns inziens niet onder de Archiefwet, komen niet voor overbrenging naar de archiefbewaarplaats in aanmerking, en zijn eigendom van de zorgaanbieder (van grote instelling tot zzp-er). Als een contract met een gemeente is verlopen, blijft die zorgplicht van de zorgaanbieder voor de dossiers bestaan.
Archieftoezicht richt zich op de gegevensuitwisseling (de documentstromen met metadata) en het gemeentelijke dossier.
Hier dus minder van toepassing, maar ik wil je toch wijzen op een artikel uit OD (juni-juli 2014) van Minze de Boer en Mark Hoogland waarin ze een handreiking geven voor het beheer van overheidsarchieven door private partijen (bijgevoegd). Want gemeenten werken steeds meer samen en besteden taken uit. En er zijn zeker situaties waarin je wel degelijk vooraf afspraken moet maken over het archiefbeheer.
- Bijlagen:
-
-
Beste Wilma, bedankt voor het artikel uit de OD.
Jij stelt dat de zorginhoudelijke dossiers van de zorgaanbieders niet onder de Archiefwet vallen. Ik ga dit nog eens uitvragen bij onze jurist, want zowel onze gemeentearchivaris als de provinciale archiefinspecteur gaan hier wel van uit. Net zoals het (volgens jou gedateerde) KING stuk. Dat er daarnaast allerlei andere maatregelen getroffen moeten worden qua privacy e.d is wel duidelijk,maar dit is ook wel al vastgelegd in de diverse soorten overeenkomsten met de zorgaanbieders.
-
-
Zie ook dit overzicht bij de Erfgoedinspectie:
https://www.erfgoedinspectie.nl/toezichtvelden/archieven/inhoud/gei...
De BJZ's gelden als ZBO's en vallen wel onder de Archiefwet. Wanneer de BJZ's zouden worden opgeheven, keert het zorgdragerschap terug naar de provincies.
-
-
Laatste update: zowel gemeentelijke jurist als VNG (daar heb ik de vraag ook gesteld) stellen dat interne klantendossiers van de zorgaanbieders ook onder de Archiefwet 1995 vallen, als ze onder mandaat worden uitgevoerd.
Betekent dat we er toch mee aan de slag moeten.
-
-
Bij gemeenten is ontzettend veel behoefte aan kennis over mandaten op dit gebied. Er is vorig jaar een goede handreiking verschenen op het gebied van mandaten, maar Archiefwet komt op de een of andere manier zeker bij ketensamenwerking maar niet tussen de oren. Dat blijft vreemd.
Een publicatie als Puberbrein werkt goed om dit soort zaken onder de aandacht te brengen. Toch zou dit zou gewoon standard procedure moeten zijn.
Is het een idee om dit onderwerp ook eens onder de aandacht te brengen op het vng forum juridische zaken ?
Met wie heb je contact gehad Daan Corver ?
Dit onderwerp heb ik in zijn algemeenheid al een keer ter sprake gebracht binnen de VNG archiefcommissie, maar ga het zeker nog een keer doen.
-
-
Ik heb de vraag uitgezet op het forum Informatiebeleid maar geen antwoord. Wel antwoord gehad van een meneer J. Jawad van het informatiecentrum VNG.
-
-
Wat is het antwoord van de VNG?
-
-
@Wilma : dat de gemeente verantwoordelijk is omdat de zorgaanbieders publieke taken in mandaat uitvoeren.
-
Partner(s)
Sponsor(s)
Direct naar...
© 2024 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
